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Wichtiges auf den Punkt gebracht
23.02.2022
2262 Min. Lesedauer
März 2022
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einkommensteuerSteuergünstige Mitarbeiterbindung: Handykosten erstatten und Smartphone überlassen
Abo-Inhalt23.02.20221483 Min. LesedauerVon Dipl.-Finanzwirt Rudolf Krümpel, Kassel-Calden
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Hinweis an Redaktion
| Im allgegenwärtigen Fachkräftemangel wird das Thema Mitarbeiterbindung immer wichtiger. Hier bieten sich rund um das private Smartphone von Mitarbeitern viele Möglichkeiten, steuersparende Modelle umzusetzen. Das fängt bei der Kostenerstattung an, wenn ein Mitarbeiter sein Smartphone (auch) für betriebliche Zwecke nutzt und hört bei der Überlassung eines rein privat genutzten Smartphones auf. SSP zeigt, welche Gestaltungen der Steuergesetzgeber fördert. |
Die steuer- und beitragsfreie Kostenerstattung
Steuerfreier Auslagenersatz führt auch zur Beitragsfreiheit
Erstattet der Arbeitgeber einem angestellten Mitarbeiter die Aufwendungen für sein Smartphone, kann er die Kosten als Betriebsausgaben abziehen. Beim Mitarbeiter handelt es sich prinzipiell um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Die Besteuerung kann aber vermieden werden, wenn es sich um steuerfreien Auslagenersatz handelt (§ 3 Nr. 50 EStG). Positiver Nebeneffekt: Es besteht dann auch Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 SvEV). Im Einzelnen gilt für eine begünstigte Kostenerstattung folgendes (R 3.50 Abs. 2 LStR):
Smartphone wird ausschließlich beruflich genutzt
Nutzt der Mitarbeiter das Smartphone ausschließlich beruflich, kann der Arbeitgeber sämtliche Kosten steuer- und beitragsfrei erstatten. Dies wäre der Fall, wenn der Mitarbeiter für die Arbeit aus Sicherheitsgründen einen extra Handyvertrag abgeschlossen hat und diesen nur beruflich verwendet.
Smartphone wird beruflich und privat genutzt
Beruflichen Anteil der Kosten über drei Monate ermitteln ...
Nutzt der Mitarbeiter sein Smartphone hingegen beruflich und privat, können nur die beruflich veranlassten Kosten steuer- und beitragsfrei erstattet werden. Der Mitarbeiter muss Einzelaufzeichnungen führen (z. B. Einzelverbindungsnachweis). Zur Vereinfachung gestattet das Finanzamt aber, dass der Anteil einmal für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ermittelt wird. Dieser Anteil kann dann so lange begünstigt erstattet werden, wie sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern.
Beispiel |
... und diesen Prozentsatz dann dauerhaft erstatten Der angestellte Architekt Andreas hat den beruflichen Anteil seiner Smartphone-Nutzung in den Monaten Januar bis März mit 40 Prozent ermittelt. Seine monatlichen Kosten für das Smartphone belaufen sich auf 39,99 Euro. Lösung: Der Arbeitgeber kann Andreas ab Januar monatlich einen Betrag von 15,99 Euro (40 Prozent) steuer- und beitragsfrei erstatten. Darüber hinausgehende Erstattungen unterliegen den Steuern und Sozialabgaben. |
Ohne Einzelnachweis sind 20 Prozent ...
Da der tatsächliche berufliche Anteil in der Praxis nur schwer zu ermitteln ist, gestattet die Finanzverwaltung eine praxistaugliche Vereinfachung: Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telefonkosten an, können ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro monatlich, steuer- und beitragsfrei erstattet werden.
Dabei darf ebenfalls für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ein durchschnittlicher Rechnungsbetrag ermittelt werden. Ausgehend von diesem sind die begünstigten 20 Prozent (max. 20 Euro/Monat) zu berechnen. Dieser Erstattungsbetrag kann so lange geleistet werden, wie sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern (z. B. Wechsel von Voll- auf Teilzeit).
Beispiel |
... bzw. maximal 20 Euro im Monat steuerfrei erstattbar Die angestellte Architektin Annika nutzt ihr Smartphone für private und berufliche Zwecke. Ihre Kosten beliefen sich im Juni auf 40 Euro, im Juli auf 60 Euro und im August auf 50 Euro. Den beruflichen Nutzungsanteil hat sie nicht ermittelt. Lösung: Die durchschnittlichen monatlichen Kosten belaufen sich auf 50 Euro. Hiervon kann der Arbeitgeber pauschal 20 Prozent (also zehn Euro) im Monat steuer- und beitragsfrei erstatten. Die Erstattung ist auch in allen kommenden Monaten möglich. Der Maximalbetrag von 20 Euro pro Monat wird nicht erreicht. |
Smartphone-Überlassung durch den Arbeitgeber
Auch die Über-
lassung zur rein privaten Nutzung
ist steuerbegünstigt
Noch viel lukrativer als eine Kostenerstattung ist es, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein Smartphone überlässt – auch zur privaten Nutzung. Denn der Vorteil aus der Smartphone-Überlassung ist nach § 3 Nr. 45 EStG steuerbefreit und auch beitragsfrei in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 SvEV). Begünstigt sind neben Smartphones auch normale Handys, Tablets und Notebooks. Zudem erstreckt sich die Begünstigung auch auf das mitüberlassene Zubehör (z. B. Schutzhülle, Ladekabel, Kopfhörer) sowie Verbindungsentgelte, Kosten des Datenvolumens, Grundgebühren, Roaminggebühren usw. (R 3.45 S. 5 LStR).
Praxistipp | Das „Steuersparmodell“ gilt für alle Arbeitnehmer. Egal ob in Voll- oder Teilzeit beschäftigt, ob vollwertige Arbeitskraft oder Auszubildender. Selbst Minijobber können bedacht werden – ohne Anrechnung auf die 450-Euro-Grenze. Einzig bei Gesellschafter-Geschäftsführern sollte berücksichtigt werden, dass die Überlassung einem Fremdvergleich standhalten muss. Andernfalls könnten sich unliebsame verdeckte Gewinnausschüttungen ergeben. |
Eigentum des Arbeitgebers erforderlich
Arbeitgeber muss Eigentümer des Smartphones bleiben
Einzige Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber einem seiner Arbeitnehmer ein entsprechendes Gerät überlässt. Das Eigentum am zu überlassenden Gegenstand muss also beim Arbeitgeber und darf nicht beim Arbeitnehmer liegen. Der Arbeitgeber muss zivilrechtlicher Eigentümer sein oder bei Leasingverträgen der Leasingnehmer. Daraus folgt auch, dass der Arbeitnehmer entsprechende Geräte bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses an den Arbeitgeber zurückgeben muss. Eine für den Arbeitgeber ungewollte Kündigung wird damit psychologisch etwas erschwert, da sich der Arbeitnehmer um einen neuen Vertrag (mit meist neuer Handynummer!) kümmern muss. „Überlässt“ bedeutet hingegen nicht die Überlassung zur beruflichen Nutzung. Selbst die Überlassung zur ausschließlich privaten Nutzung fällt unter die Begünstigung des § 3 Nr. 45 EStG und ist steuer- und beitragsfrei (R 3.45 S. 1 LStR).
Praxistipp | Der Arbeitnehmer kann sein privates Smartphone auch an seinen Arbeitgeber verkaufen. Der Arbeitgeber überlässt es im Anschluss wieder dem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung. Ob ein Kaufpreis von einem Euro ausreichend ist, muss allerdings der BFH entscheiden (Az. VI R 50/20). In der Praxis empfiehlt es sich, einen angemessenen Kaufpreis zu vereinbaren. |
Auch der Arbeitgeber profitiert von der Überlassung
Pfiffige Maßnahme der Mitarbeiter-bindung
Im Saldo führt die Smartphone-Überlassung zu einer echten „Win-win-Situation“. Während der Arbeitnehmer den Vorteil brutto wie netto erhält, spart der Arbeitgeber die Arbeitgeberanteile zu den Sozialabgaben. Zudem wird der Mitarbeiter so ans Unternehmen gebunden. Selbst eine Gehaltsumwandlung führt zum gewünschten Vorteil (R 3.45 S. 6 LStR):
Beispiel |
So rechnet sich
das Überlassungsmodell ... Die angestellte Architektin Annabell erhält ein monatliches Gehalt von 4.000 Euro brutto (Steuerklasse I, keine Kinderfreibeträge, keine Konfession). Zusammen mit ihrem Arbeitgeber überlegt Annabell, ob es sinnvoll wäre, dass monatliche Gehalt um 50 Euro zu reduzieren. Im Gegenzug soll sie dann von ihrem Arbeitgeber ein Smartphone mit Vertrag zur ausschließlich privaten Nutzung erhalten. Dieses kostet monatlich ebenfalls 50 Euro. Die Sozialabgaben betragen zur Vereinfachung 20 Prozent (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil). Lösung: Ergebnis: Der Arbeitgeber spart bei einer einfachen Gehaltsumwandlung durch Smartphone-Überlassung pro Monat zehn Euro, der Arbeitnehmer zusätzlich 23,92 Euro netto pro Monat. Innerhalb eines Jahres beträgt die Gesamtersparnis 407,04 Euro. Das ist zwar kein riesiger Betrag, aber über die Jahre dennoch ein beachtlicher Vorteil für beide Seiten. |
AUSGABE: SSP 3/2022, S. 17 · ID: 47905999
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