Zweitwohnung eines Arbeitnehmers - diese Aufwendungen können Arbeitgeber ersetzen

Müssen Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen neben ihrer (Familien-)Wohnung eine zweite Wohnung am Beschäftigungsort beziehen, können sie die damit zusammenhängenden Aufwendungen als Werbungskosten abziehen bzw. der Arbeitgeber kann sie steuerfrei erstatten.

Zuletzt hat der BFH mehrere strittige Fragen rund um die doppelte Haushaltsführung zugunsten der Arbeitnehmer entschieden. Der folgende Beitrag bringt Sie auf den Stand der Dinge.

Damit der doppelte Haushalt des Arbeitnehmers steuerlich anerkannt wird, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG):

Der Arbeitnehmer muss die Zweitwohnung am Beschäftigungsort aus beruflichen Gründen beziehen. Eine doppelte Haushaltsführung ist auch beruflich veranlasst, wenn der Arbeitnehmer seine Familienwohnung vom Beschäftigungsort wegverlegt und dann für die bisherige (oder auch eine neue kleinere) Wohnung am Beschäftigungsort eine doppelte Haushaltsführung geltend macht.

Es kommt also nicht mehr darauf an, warum der Arbeitnehmer umzieht. Entscheidend ist allein, dass er aus beruflichen Gründen eine zweite Wohnung unterhalten muss. Mit dieser Entscheidung hat der BFH seine bisherige Rechtsprechung zugunsten der Steuerzahler geändert (BFH, Urteile vom 5.3.2009, Az: VI R 58/06 und VI R 23/07; Abruf-Nr. 091788 und 091789091789).

Die Finanzverwaltung verlangt, dass am Wohnort des Arbeitnehmers der Mittelpunkt seiner Lebensinteressen liegt und er dort einen eigenen Hausstand unterhält. Bei Ehepaaren ist der Lebensmittelpunkt dort, wo die Familie lebt.

Unterhalten Ehepartner zwei Wohnungen, weil sie an verschiedenen Orten arbeiten, können sie eine Wohnung zur Familienwohnung bestimmen. Der andere Ehepartner kann dann eine doppelte Haushaltsführung geltend machen. Verlagert sich später der Lebensmittelpunkt hin zur anderen Wohnung, kann die Zuordnung auch geändert werden, und der andere Ehepartner macht die doppelte Haushaltsführung geltend (BFH, Urteil vom 30.10.2008, Az: VI R 10/07; Abruf-Nr. 090368090368).

Beachten Sie: Allerdings will das Finanzamt, dass der Arbeitnehmer mindestens sechsmal im Jahr nach Hause fährt. Ist die Entfernung sehr groß (Ausland) kann auch eine Heimfahrt im Jahr oder bei Ländern in Übersee alle zwei Jahre genügen (R 9.11 Abs. 3 Satz 5 und 6 LStR).

Auch Alleinstehende können eine doppelte Haushaltsführung geltend machen. Denn in der Wohnung am Wohnort muss während ihrer Abwesenheit kein „hauswirtschaftliches Leben“ stattfinden. Sie müssen dem Finanzamt aber nachweisen, dass ihr Lebensmittelpunkt am Wohnort liegt.

Beachten Sie: Je länger die doppelte Haushaltsführung dauert, desto genauer schaut der Finanzbeamte beim Lebensmittelpunkt hin. Und das fordert auch der BFH (Urteil vom 9.8.2007, Az: VI R 10/06; Abruf-Nr. 072794072794). Folgende Kriterien sollen dabei nach Ansicht des BFH eine Rolle spielen:

Beachten Sie: Zahlenmäßige Vorgaben machte der BFH nicht. Punkten können Arbeitnehmer vor allem mit engen Beziehungen zum Wohnort (Verwandte, Freunde oder Verlobte vor Ort; aktive Vereinszugehörigkeit).

Wie der Begriff „doppelte Haushaltsführung“ schon vermuten lässt, benötigt der Arbeitnehmer an seinem bisherigen Wohnort weiterhin eine eigene Wohnung, in der er den Haushalt aktiv mitgestalten kann. Das bloße Mitwohnen in einem fremden Haushalt (zum Beispiel bei den Eltern) reicht nicht. Das „Unterhalten“ eines eigenen Hausstands setzt eine persönliche und finanzielle Mitwirkung an der Haushaltsführung auf eigene Kosten voraus.

Unser Tipp: Auch ohne eine Miete (zum Beispiel bei unentgeltlicher Überlassung), unterhält der Arbeitnehmer einen eigenen Hausstand, wenn er ansonsten die Haushaltsführung aus eigenen Mitteln bestreitet (BFH, Urteil vom 14.6.2007, Az: VI R 60/05; Abruf-Nr. 072911072911). Im Urteilsfall erkannte der BFH eine 34 qm große abgeschlossene Wohnung im Dachgeschoss des elterlichen Hauses als eigenen Hausstand des Sohnes an. Dieser zahlte zwar keine Miete an seine Eltern. Es gab aber keine Anhaltspunkte dafür, dass er seinen Haushalt nicht aus eigenen Mitteln unterhalten hat.

Bei Arbeitnehmern mit der Lohnsteuerklasse III, IV oder V kann der Arbeitgeber ohne weitere Prüfung davon ausgehen, dass sie einen eigenen Hausstand unterhalten. Bei allen anderen Arbeitnehmern muss er sich schriftlich bestätigen lassen, dass sie neben der Wohnung am Beschäftigungsort einen eigenen Hausstand unterhalten. Die Erklärung ist als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren (R 9.11 Abs. 10 Satz 5 LStR).

Bei der Zweitwohnung kann es sich um eine Eigentumswohnung, eine Mietwohnung, ein möbliertes Zimmer, ein Hotelzimmer oder eine Gemeinschaftsunterkunft handeln.

Unser Tipp: Die Zweitwohnung muss nicht direkt am Beschäftigungsort liegen, auch eine Wohnung im Einzugsbereich wird anerkannt.

Der Arbeitgeber darf maximal die Aufwendungen steuerfrei erstatten, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung geltend machen kann (§ 3 Nr. 16 EStG). In der Praxis wird der Arbeitgeber in erster Linie folgende Aufwendungen ersetzen:

Der Arbeitgeber kann die Kosten für den Umzug in die Zweitwohnung steuerfrei erstatten. Der Arbeitnehmer muss die Aufwendungen aber im Einzelnen nachweisen. Die Pauschalen nach dem Bundesumzugskostengesetz für die sonstigen Umzugskosten gibt es bei einem Umzug im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung nicht (R 9.11 Abs. 9 LStR).

Mietkosten kann der Arbeitgeber nur insoweit steuerfrei erstatten, wie sie die ortsübliche Miete einer 60 qm-Wohnung mit durchschnittlichem Wohnstandard am Beschäftigungsort nicht überschreiten. Das heißt: Will der Arbeitnehmer luxuriöser wohnen, kann er nur einen Teil seiner Mietaufwendungen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen (BFH, Urteil vom 9.8.2007, Az: VI R 10/06; Abruf-Nr. 072794072794). Dasselbe gilt, wenn der Arbeitnehmer sich eine Wohnung am Beschäftigungsort kauft. Die Finanzierungs- sowie die laufenden Grundstückskosten kann der Arbeitgeber nur bis zur Höhe der Miete für eine 60-qm-Wohnung steuerfrei erstatten.

Beachten Sie: Von der Wohnungsgröße unabhängige Nebenkosten wie zum Beispiel Strom, Wasser oder Müllabfuhr können in voller Höhe erstattet werden, von der Wohnungsgröße abhängige Nebenkosten (zum Beispiel Heizung) nur anteilig. Eine für die Wohnung am Beschäftigungsort zu entrichtende Zweitwohnungssteuer kann der Arbeitgeber ebenfalls (anteilig) steuerfrei erstatten (R 9.11 Absatz 8 Satz 2 LStR).

Unser Tipp: Anstelle der tatsächlichen (nachgewiesenen) Aufwendungen kann der Arbeitgeber auch Pauschalen für die Übernachtungskosten zahlen; in den ersten drei Monaten 20 Euro pro Übernachtung danach 5 Euro.

In den ersten drei Monaten der doppelten Haushaltsführung kann der Arbeitgeber die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand steuerfrei zahlen. Sie betragen bei einer Abwesenheit von 8/14/24 Stunden jeweils 6/12/24 Euro und werden für jeden Tag gewährt, an dem der Arbeitnehmer von seiner Hauptwohnung entfernt ist. Ab dem vierten Monat können keine steuerfreien Pauschalen mehr gezahlt werden.

Unser Tipp: Der BFH muss klären, ob die „Drei-Monats-Frist“ rechtens ist (Az: VI R 10/08). Das FG Baden Württemberg hat in der Vorinstanz entschieden, dass sie nicht zu beanstanden sei (Urteil vom 8.5.2007, Az: 4 K 230/06; Abruf-Nr. 082126082126). Innerhalb von drei Monaten sei es möglich, sich auf die Verpflegungssituation am Beschäftigungs­ort einzustellen.

Umstritten ist, ob die „Drei-Monats-Frist“ erneut zu laufen beginnt, wenn nach einer längeren Unterbrechung in der selben Zweitwohnung erneut eine doppelte Haushaltsführung begründet wird. Im Urteilsfall vor dem FG Köln hatte der Arbeitnehmer seine doppelte Haushaltsführung für mehr als zehn Monate aufgegeben und wieder an seinem Wohnort bei seinem alten Arbeitgeber gearbeitet. Die ehemals als Zweitwohnung am Beschäftigungsort genutzte Eigentumswohnung verkaufte er aber nicht, sondern begründete dort später erneut eine doppelte Haushaltsführung.

Das FG entschied, dass der Arbeitnehmer erneut für drei Monate Anspruch auf die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand hat. Für den Neubeginn der „Drei-Monats-Frist“ sei nur erforderlich, dass die vorherige doppelte Haushaltsführung beendet wurde. Das heißt: Der Arbeitnehmer muss eine Mietwohnung gekündigt haben bzw. aus einer Eigentumswohnung ausgezogen sein. Es sei aber nicht erforderlich, dass er die Wohnung weitervermietet oder verkauft (Urteil vom 11.12.2008, Az: 15 K 3336/08; Abruf-Nr. 091503091503).

Beachten Sie: Das Verfahren ist beim BFH anhängig (Az: VI R 15/09).

Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber eine Unterkunft kostenlos zur Verfügung gestellt, bleibt dieser Sachbezug im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung für den Arbeitnehmer steuerfrei (R 9.11 Abs. 10 Nr. 3 LStR).

Für eine wöchentliche Heimfahrt zum Wohnort kann der Arbeitgeber die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro je Entfernungskilometer steuerfrei zahlen. Das gilt auch, wenn der Arbeitnehmer mit öffentlichen Verkehrsmitteln fährt.

Wichtig: Bei den Familienheimfahrten gilt - anders als bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte - der Höchstbetrag von 4.500 Euro nicht. Der Arbeitgeber kann die Aufwendungen daher in voller Höhe erstatten.

Unser Tipp: Mit einer Fahrgemeinschaft lässt sich richtig Geld sparen. Denn selbst wenn der Arbeitnehmer nur bei einem Kollegen mitfährt, kann der Arbeitgeber ihm die volle Entfernungspauschale zahlen.

Fliegt der Arbeitnehmer nach Hause, darf der Arbeitgeber nur die Flugkosten und nicht die Entfernungspauschale steuerfrei zahlen. Das hat der BFH bestätigt (Urteil vom 26.3.2009, Az: VI R 42/07; Abruf-Nr. 091926091926). Für den Weg zum und vom Flughafen kann er die Entfernungspauschale allerdings zahlen. Bei einer Sammelbeförderung durch den Arbeitgeber sind keine steuerfreien Zahlungen an den Arbeitnehmer möglich.

Unser Tipp: Die erste Fahrt zur Aufnahme und die letzte Fahrt zur Beendigung des doppelten Haushalts kann der Arbeitgeber nach den Reisekosten­grundsätzen mit 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer erstatten.

Hat der Arbeitnehmer einen Dienstwagen, den er auch privat nutzen darf, gilt für die Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung folgender Grundsatz: Kann der Arbeitnehmer für die Familienheimfahrt einen Werbungskostenabzug geltend machen, wenn er mit dem eigenen Pkw gefahren wäre, muss er keinen zusätzlichen geldwerten Vorteil versteuern. Das heißt im Einzelnen:

Fährt der Arbeitnehmer mehrmals pro Woche nach Hause, kann es sich für ihn lohnen, auf die doppelte Haushaltsführung zu verzichten und die Heimfahrten als Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu behandeln.

Beachten Sie: Für den steuerfreien Werbungskostenersatz des Arbeitgebers spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer das Wahlrecht ausgeübt hat. Der Arbeitgeber kann maximal die Aufwendungen für die doppelte Haushaltsführung (4.560 Euro) steuerfrei erstatten. Der Arbeitnehmer muss die steuerfreien Zahlungen des Arbeitgebers von seinen Werbungskosten abziehen und kann nur die Differenz steuermindernd geltend machen.

Keine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber vorübergehend an einen anderen Beschäftigungsort versetzt wird. Dann handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit und es gelten die Reisekostengrundsätze.

Beachten Sie: Geht der doppelten Haushaltsführung eine Auswärtstätigkeit voraus, ist deren Dauer auf die „Drei-Monats-Frist“ (Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungspauschalen) anzurechnen.