„Wer in ein neues PVS investiert, sollte auf die Erfahrungen von Kollegen vertrauen!“ (Langversion)

Antwort: Wenn man jeden Tag über seine Software flucht und nicht mehr gerne zur Arbeit geht. Instabilität und ständige Neustarts kosten Zeit und Nerven. Manche PVS haben nicht die notwendigen Funktionen, um den heutigen Ansprüchen gerecht zu werden. Es dauert z. B. ewig, das E-Rezept zu signieren. Einige Softwarehäuser sind mittlerweile ganz gut darin, die Software anderer Anbieter ist im Gegensatz dazu einfach ärgerlich. Auch das MFA-Team kann an einem PVS zerbrechen und die Lust an der Arbeit verlieren. Es gibt viele Gründe für bessere Arbeitsprozesse mit einer neuen Software.

Antwort: Ein neues PVS ist eine Investition, die auf mehrere Jahre oder Jahrzehnte ausgerichtet ist. Wie beim Bau eines Hauses sollte man sich Zeit nehmen und sich Mühe geben, denn man verbringt viele Stunden seines Lebens mit der Praxissoftware. In der Findungsphase empfehle ich, jeweils für einen halben Tag in die Praxen von Kollegen der eigenen Fachrichtung mit vergleichbaren Prozessen zu gehen. Dort lässt sich schauen, wie deren Arbeitsabläufe sind und wie gut deren PVS den Ansprüchen gerecht wird.

Antwort: Das Arbeiten kann schon in der ersten Woche reibungsloser sein. Doch insgesamt ist das erste Quartal haarig, weil die Abläufe für das gesamte Team neu sind. Ein PVS ist nunmal ein komplexes Steuerungssystem. Spätestens ab dem zweiten Quartal wird es aber deutlich besser.

Antwort: Die meisten Anbieter sind von der Besitzstruktur her gewinnorientiert, es gibt nur eine Genossenschaft. Einige PVS sind als eigenständiges System nur in der Praxis installiert, dort steht der Server. Andere sind Cloud-basiert, der Zugriff geschieht über einen Webbrowser. Bei den Grundfunktionalitäten stellt sich die Frage, was das PVS für die eigene Fachrichtung kann. Ein PVS für Hausärzte muss z. B. die hausarztzentrierte Versorgung (HZV) bedienen können. Das ist bei 17 KVen mit unterschiedlichen Kostenstrukturen und Abrechnungsziffern sowie jeweils 5 bis 10 unterschiedlichen Vertragspartnern bei den Krankenversicherungen komplexer als nur der EBM. Für den Facharzt der Orthopädie kann es einfacher sein, doch auch dort gibt es Selektivverträge, die integriert werden müssen.

Antwort: Jeder sollte sich fragen, was zu ihm und seinem Team passt. Denn Software ist Teamsache. Ausgangspunkt ist das alte PVS. Was habe ich bisher geschätzt, worauf möchte ich nicht verzichten? Wenn ich als Autofahrer eine Sitzheizung immer ganz toll fand und mein neues Auto keine hat, dann vermisse ich sie. Wichtig ist auch, den eigenen Typen zu kennen: Arbeite ich gerne visuell mit der Maus oder liegen mir Befehle über die Tastatur eher? Ich persönlich arbeite sehr schnell mit der Tastatur, Mauskilometer dauern mir viel zu lange. Ist mir Optik oder Funktion wichtig? Manche Cloudsysteme schauen sehr gut aus, doch wenn sie meine Ansprüche nicht erfüllen, sind sie eine Fehlinvestition. Bin ich ein Tuner oder nehme ich das Standardpaket? Passt es zu mir, einen Onlinekalender dazuzubuchen? Letztlich ist jede Software ein Kompromiss. Die eine kann etwas besser als die andere. Entscheidend ist, wie eine Software die Praxisabläufe umsetzt.

Antwort: Die Hersteller sagen, dass sie Updates sofort liefern. Doch als Inhaber einer Testpraxis weiß ich von den Programmierern, dass sie die Daten von der KBV oder der Hausärztlichen Vertragsgesellschaft oft nicht sofort bekommen und erst zum Ende eines Quartals ausspielen können. Dann muss man für ein ganzes Quartal Ziffern nachtragen oder selbst eine Ziffer anlegen, bis das Update da ist. Bei Impfziffern war es ätzend. Da hatten die Softwarehäuser schon Dummy-Ziffern angelegt und erst im Update mitgeteilt, um welchen Impfstoff es sich handelt. Doch insgesamt ist das kein relevantes Problem. Relevant ist, sich bei Kollegen zu erkundigen, ob ein Softwarehaus neue EBM-Ziffern zuverlässig einpflegt oder ob es sie weniger ernst nimmt.

Antwort: Das ist system- und einstellungsabhängig. Bequem ist, wenn das Update über Nacht kommt und beim nächsten Neustart automatisch im Hintergrund installiert wird. Bei anderen Softwarehäusern muss man dem Update an jedem PC einzeln zustimmen und die Installation starten. Das würde bei unserer Doppelpraxis mit zwölf Rechnern viel Zeit kosten. Ein Kollege hat ausgerechnet, dass er in seiner großen Praxis 30 bis 40 Stunden pro Quartal für Updates gebraucht hat.

Antwort: Idealerweise hat man vor dem Update ein Backup gemacht. Es dann vor der Abrechnung einzuspielen, kann kontraproduktiv sein. Denn sind Updates nicht gut getestet, können sie viele Fehler enthalten. Wenn dann eine Abgabefrist bevorsteht und Fehler korrigiert werden müssen, kann man ein Wochenende fluchend vor dem Rechner verbringen.

Antwort: Das ist ein sehr schwieriges Thema. Entweder ist nur der Server ausgelagert oder das komplette System wird in der Cloud angeboten. Die Daten liegen jedenfalls nicht auf dem Server in der eigenen Praxis. Das hat den Vorteil, dass man sich nicht um den Server kümmern muss. Doch wenn die Daten in der Cloud liegen, habe ich keinen unmittelbaren Zugriff. Funktioniert das Internet nicht, ist die Praxis handlungsunfähig. Außerdem gibt man wertvolle Daten in die Hände eines anderen und muss darauf vertrauen, dass sie sicher sind. Daten vom Server in der Praxis zu stehlen, ist schwieriger, denn den Server muss man erstmal raustragen. Auch werden die browserbasierten Systeme langsamer, wenn 20 Tabs offen sind. Die Ärzteschaft überträgt eine nicht unerhebliche Datenmenge, auf die der Netzausbau in Deutschland noch nicht überall vorbereitet ist.

Antwort: Das können wir nicht wissen. Stattdessen müssen wir uns auf Zertifikate, Nachweise und Verträge verlassen können. Leider bin ich als Arzt verpflichtet, die Datensicherheit selbst zu überprüfen. Die Haftung geht auf den Betreiber der Software über, das haben die Firmen gut für sich gelöst. Eine hundertprozentige Garantie gibt es nicht, aber das Restrisiko ist sehr gering.