Mitarbeiter im Vermittlerbetrieb richtig bewirten: Das gilt für die Lohnversteuerung

In vielen Betrieben dürfen sich die Mitarbeiter frei an Getränken wie Kaffee, Tee und Wasser bedienen und auch kleinere Leckereien wie Kekse oder ein Obstteller stehen den Arbeitnehmern zur freien (kostenlosen) Verfügung.

Bei diesen „Kleinigkeiten“ handelt es sich um reine Aufmerksamkeiten des Arbeitgebers. Diese dienen lediglich der Ausgestaltung des Arbeitsplatzes sowie der Schaffung günstiger betrieblicher Arbeitsbedingungen; sie haben keinen Entlohnungscharakter. Die Zuwendung ist deshalb gemäß R 19.6 Abs. 2 S. 1 LStR nicht als Arbeitslohn zu erfassen und nach § 1 Abs. 1 SvEV beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Begünstigt sind Aufmerksamkeiten nur beim Verzehr im Betrieb. Darf Ihr Mitarbeiter die Genussmittel oder Getränke mit nach Hause nehmen, liegen keine steuerbegünstigten Aufmerksamkeiten mehr vor.

Arbeitslohn ergibt sich hingegen grundsätzlich, wenn Sie als Arbeitgeber den Mitarbeitern eine komplette Mahlzeit wie Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung stellen. Über die Regelung für Aufmerksamkeiten ist es aber zulässig, dass Sie Ihren Mitarbeitern – theoretisch täglich – ein „kleines“ Frühstück reichen. Dazu dürfen Sie Ihren Mitarbeitern lediglich unbelegte Brötchen und Heißgetränke zur Verfügung stellen. Belag oder Aufstrich müssen die Mitarbeiter selbst mitbringen.

Der Vorteil: Nach Auffassung der Richter des BFH umfasst ein „richtiges“ Frühstück auch den Belag der Brötchen (BFH, Urteil vom 03.07.2019, Az. VI R 36/17, Abruf-Nr. 211195). Wird den Arbeitnehmern der Belag nicht gestellt, liegen folglich (gerade noch so) steuerbegünstigte Aufmerksamkeiten vor. Wird hingegen auch der Belag gestellt, ergeben sich bei den Mitarbeitern steuerpflichtige Sachzuwendungen. Diese sind mit den amtlichen Sachbezugswerten anzusetzen (Wert eines Frühstücks 2024: 2,17 Euro je Mitarbeiter).

Wichtig | Die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro gemäß § 8 Abs. 2 S. 11 EStG ist nicht anwendbar. Denn die Sachbezüge werden nicht nach § 8 Abs. 2 S. 1 EStG bewertet.

Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes im ganz überwiegend betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs unentgeltlich oder teilentgeltlich Speisen und Getränke, ergibt sich bei den Mitarbeitern ebenfalls kein steuerpflichtiger Arbeitslohn (R 19.6 Abs. 2 S. 2 LStR). Daher ist es möglich, etwa während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung den Mitarbeitern eine vollständige Mahlzeit zur Verfügung zu stellen. Einzige Einschränkung: Der Wert der Mahlzeit darf 60 Euro pro Person nicht überschreiten.

Diese Regelungen gelten nur bei Mahlzeitengestellungen anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes.

Der Arbeitseinsatz muss außergewöhnlich sein. Bei regelmäßigen Besprechungen wie z. B. einem Wochen- oder Monatsrückblick ist dies nicht der Fall. Folglich ergibt sich in den Fällen steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn für die Mitarbeiter (BFH, Urteil vom 04.08.1994, Az. VI R 61/92).

Oft nehmen Mitarbeiter auch an geschäftlich veranlassten Bewirtungen, wie z. B. an der Bewirtung eines Geschäftskunden teil. Diese Aufwendungen sind bei Ihnen als Arbeitgeber nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG zwar lediglich zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abzugsfähig. Bei den bewirteten Mitarbeitern bleibt das aber lohnsteuerfrei (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR). Denn die Mahlzeit haben Sie im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse abgegeben.

Werden Arbeitnehmer im Rahmen einer Betriebsveranstaltung des Arbeitgebers (z. B. Sommerfest, Weihnachtsfeier) verpflegt, führt der Vorteil bei den Arbeitnehmern für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich nach § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Vorausgesetzt, die Kosten je Mitarbeiter und Betriebsveranstaltung betragen nicht mehr als 110 Euro brutto (Freibetrag, keine Freigrenze). Übersteigt der auf den einzelnen Mitarbeiter entfallende Anteil den Freibetrag, ist der übersteigende Betrag steuerpflichtig. Es kann nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG pauschal mit einem Steuersatz von 25 Prozent besteuert werden.

In die Ermittlung der auf den einzelnen Mitarbeiter entfallenden Kosten sind neben den direkt zuzurechnenden Kosten für die Bewirtung auch diejenigen Kosten einzubeziehen, die sich nicht direkt zurechnen lassen (z. B. anteilige Raummiete für einen Saal, Tischdekoration, Musik/DJ, Geschenke anlässlich der Feier usw.). Auch die auf eine etwaige Begleitperson entfallenden Kosten (z. B. Ehegatte) sind in die Berechnung einzubeziehen. Maßgebend für die Verteilung der Kosten sind nur die tatsächlich anwesenden Personen (BFH, Urteil vom 29.04.2021, Az. VI R 31/18, Abruf-Nr. 223501).

Erhalten Ihre Mitarbeiter eine kostenlose Mahlzeit, führt diese beim Mitarbeiter regelmäßig zu steuer- und beitragspflichtigem Arbeitslohn. Maßgebend sind gemäß § 8 Abs. 2 S. 6 EStG die jeweiligen Sachbezugswerte des § 17 SGB IV (2024: für Mittag- oder Abendessen: 4,13 Euro, für Frühstück: 2,17 Euro). Die Sachbezugsfreigrenze kann hier nicht genutzt werden.