Hardware, Handy, Homepage & Co. – Wann Sie welche Ausgaben von der Steuer absetzen können

Die Homepage soll Ihrem Geschäftsbetrieb dauerhaft dienen. Schaffen Sie sich eine von einem Dritten erstellte Homepage an, stellt diese deshalb ein immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens dar (§ 247 Abs. 2 HGB). Sie ist nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 EStG mit den Anschaffungskosten (§ 253 Abs. 1 S. 1 HGB) zu aktivieren und nach § 7 Abs. 1 EStG linear über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer – im Jahr der Anschaffung lediglich zeitanteilig – abzuschreiben.

Bei der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer einer Homepage ist das Finanzamt bisher regelmäßig von einem Zeitraum von fünf bis acht Jahren ausgegangen. In einer aktuellen Verfügung der OFD Frankfurt am Main (vom 22.03.2023, Az. S 2190 A - 031 - St 214) stellt die OFD jedoch abweichend fest, dass die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer einer Homepage lediglich drei Jahre beträgt. Zudem wird in dieser Verfügung ausgeführt, dass das im BMF-Schreiben vom 22.02.2022 (Az. IV C 3 – S 2190/21/10002 :025, Abruf-Nr. 227695) enthaltene Wahlrecht für eine nur einjährige Nutzungsdauer bei Hard- und Software nicht für eine Homepage gilt. Ergo: Die Anschaffungskosten für eine erworbene Homepage sind linear über drei Jahre abzuschreiben.

Wichtig | Die degressive Abschreibung (§ 7 Abs. 2 EStG) ist nicht zulässig, weil es sich um ein immaterielles Wirtschaftsgut handelt.

Erstellen Sie die Homepage selbst und bedienen sich dabei lediglich einzelner externer Dienstleister oder eigener Mitarbeiter, sind die entstandenen Aufwendungen Herstellungskosten. Die sind sofort und in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Und zwar deshalb, weil immaterielle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens nur dann zu aktivieren sind, wenn sie entgeltlich erworben wurden. Für selbst geschaffene immaterielle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens besteht aber ein Aktivierungsverbot.

Von den Kosten für die Erstellung der Homepage müssen Sie die Kosten für die Domain abgrenzen. Die Domain ist der Name, unter dem eine Website weltweit eindeutig im Internet zu finden bzw. zu identifizieren ist. Bei der Domain handelt es sich also um die Internetadresse der Homepage.

Homepage und Domain unterscheiden sich in Sachen Abschreibung: Während die Homepage der Abnutzung unterliegt, weil sie mit der Zeit veraltet, ist die Domain unbegrenzt und dauerhaft ohne Wertverzehr nutzbar.

Haben Sie für den Domain-Namen ein Entgelt entrichtet, z. B. weil ein Dritter den Namen erworben hatte, liegen darin deshalb Anschaffungskosten für ein nicht abnutzbares immaterielles Wirtschaftsgut (BFH, Urteil vom 19.10.2006, Az. III R 6/05, Abruf-Nr. 070569). Folglich sind die Aufwendungen zu aktivieren und berechtigen erst dann zum Betriebsausgabenabzug, wenn Sie die Domain wieder veräußern oder den Vermittlerbetrieb einstellen.

Hard- und Software – also z. B. ein Computersystem oder ein Notebook – sind über mehrere Jahre nutzbar und sollen Ihrem Vermittlerbetrieb – wie schon die Homepage – dauerhaft dienen. Deshalb handelt es sich um Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (§ 247 Abs. 2 HGB). Als solche sind sie nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 EStG mit den Anschaffungskosten (§ 253 Abs. 1 S. 1 HGB) zu aktivieren. Die Abschreibung erfolgt nach § 7 Abs. 1 EStG linear über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer; im Jahr der Anschaffung zeitanteilig.

Wichtig | Bei Anschaffung in den Jahren 2020 bis 2022 sowie nach dem 31.03.2024 und vor dem 01.01.2025 ist auch die degressive Abschreibung nach § 7 Abs. 2 EStG möglich. Zusätzlich können Sie nach § 7g Abs. 5 EStG Sonderabschreibungen von bis zu 20 Prozent der Anschaffungskosten geltend machen. Dieser Satz erhöht sich auf 40 Prozent, wenn die Anschaffung nach dem 31.12.2023 erfolgt ist.

Sowohl für lineare als auch degressive AfA ist als Abschreibungszeitraum die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zugrunde zu legen. Sie richtet sich nach den amtlichen AfA-Tabellen; für Computer beträgt Sie z. B. drei Jahre (BMF, Schreiben vom 15.12.2000; Tz. 6.14.3.2).

Aufgrund des raschen technischen Fortschritts hat das BMF mit seinen Anwendungsschreiben vom 26.02.2021 (Az. IV C 3 – S 2190/21/10002 :013, Abruf-Nr. 220811) und 22.02.2022 (Az. IV C 3 – S 2190/21/10002 :025, Abruf-Nr. 227695) die Nutzungsdauer für Hard- und Software reduziert. Das ermöglicht es Ihnen, statt der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von drei Jahren lediglich eine Nutzungsdauer von einem Jahr für Computerhardware und Software zugrunde zu legen.

Hintergrund | Der Begriff „Computerhardware“ umfasst Computer, Desktop-Computer, Notebook-Computer, Desktop-Thin-Clients, Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server), externe Netzteile sowie Peripheriegeräte. Weitere Erläuterungen dieser begünstigten Hardware können Sie den Rz. 3 und 4 des BMF-Schreibens vom 22.02.2022 entnehmen. Der Begriff „Software“ erfasst hingegen die Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Dazu gehören auch die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung sowie neben Standardanwendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung.

Der Vorteil der verkürzten Nutzungsdauer: Sie können Anschaffungs- oder Herstellungskosten sofort und in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzen. Das gilt auch dann, wenn die Anschaffung oder Herstellung nicht im Januar, sondern erst im Laufe des Jahres erfolgt (BMF, Schreiben vom 22.02.2022, Rz. 1.4). Damit ähnelt die Abschreibung dem Sofortabzug von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG; § 6 Abs. 2 EStG). Anders als bei den GWG (bis 800 Euro) ist der Abzug aber nicht auf einen Maximalbetrag der Anschaffungskosten beschränkt.

Wichtig | Die sofort abgeschriebenen Wirtschaftsgüter müssen Sie trotz Sofortabzug in das Anlagenverzeichnis aufnehmen.

Auch bei Handy, Smartphone und Tablet handelt es sich um Anlagevermögen, das nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 EStG mit den Anschaffungskosten zu aktivieren und nach § 7 Abs. 1 EStG linear über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben ist. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer beträgt fünf Jahre (BMF, Schreiben vom 15.12.2000, Tz. 6.13.2.2).

Wichtig | Das Wahlrecht, die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von Computerhardware und Software auf ein Jahr zu reduzieren, gilt für Handys, Smartphones und Tablets ausdrücklich nicht.

Wichtig | Bei Anschaffung in den Jahren 2020 bis 2022 sowie nach dem 31.03.2024 und vor dem 01.01.2025 können Sie auch die degressive Abschreibung nach § 7 Abs. 2 EStG wählen. Zusätzlich können Sie nach § 7g Abs. 5 EStG Sonderabschreibungen von bis zu 20 Prozent der Anschaffungskosten geltend machen. Dieser Satz erhöht sich auf 40 Prozent, wenn die Anschaffung nach dem 31.12.2023 erfolgt ist. Betragen die Anschaffungskosten maximal 800 Euro, ist auch ein Sofortabzug als GWG (§ 6 Abs. 2 EStG) möglich.

In der Praxis kommt es häufig vor, dass sich Vermittler ein subventioniertes Smartphone kaufen. Das ist regelmäßig dann der Fall, wenn Sie parallel mit dem Erwerb des Smartphones mit einem Mobilfunkanbieter einen Mobilfunkvertrag abschließen. Dann entrichten Sie für das Smartphone nicht den üblichen Kaufpreis, sondern einen geringeren Betrag (z. B. nur einen obligatorischen Euro). Das Smartphone wird also durch den Mobilfunkvertrag subventioniert. Die bilanzielle Beurteilung dieser Erwerbe behandelt das BMF in seinem Schreiben vom 20.06.2005 (Az. IV B 2 – S 2134 – 17/05, Abruf-Nr. 052214). Danach gilt Folgendes:

Der gezahlte Barpreis für das Smartphone ist als Anschaffungskosten zu aktivieren und abzuschreiben. Durch den infolge der Subvention vorliegenden verbilligten Kaufpreis für das Smartphone liegt bei Ihnen parallel insoweit eine Betriebseinnahme vor, wie der tatsächliche Kaufpreis den üblichen Kaufpreis unterschreitet. Diese als Betriebseinnahme zu erfassende Differenz stellt Ertrag für eine bestimmte Zeit nach dem Bilanzstichtag dar, sodass der Ertrag bei bilanzierenden Vermittlern durch einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) abzugrenzen ist (§ 5 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG). Parallel erhöhen sich die Anschaffungskosten für das Smartphone um diesen Ertrag.

Handelt es sich bei dem Smartphone um ein GWG (Nettokosten maximal 800 Euro), können Sie auf die Bildung eines PRAP verzichten (bis 2021 gemäß BMF, Schreiben vom 20.06.2005, Rz. 11; ab 2022 gemäß § 5 Abs. 5 S. 2 EStG). In dem Fall ist nur der gezahlte Barpreis als Anschaffungskosten zu behandeln. Gleiches gilt, wenn Sie im Rahmen der Anschaffung eine einmalige Gutschrift erhalten.