Bürokratieentlastungsgesetz: Gesetzgeber hat schriftliche Beschlussfassung vereinfacht

Die Beschlussfassung im Verein muss „in einer Versammlung der Mitglieder“ erfolgen. So steht es in § 32 Abs. 1 BGB. Es gibt davon nur eine Ausnahme – die schriftliche Beschlussfassung. Sie ist nach § 32 Abs. 3 BGB für alle Arten von Beschlüssen möglich. Anders als bei Beschlüssen einer Versammlung ist aber die Einstimmigkeit erforderlich.

Dabei ersetzt die schriftliche Abstimmung den Versammlungsbeschluss. Ohne spezielle Satzungsregelung ist deswegen eine Kombination von Versammlungsbeschluss und schriftlicher Beschlussfassung nicht möglich. So kann z.  B. eine ergänzende Briefwahl bei der Vorstandswahl nur durchgeführt werden, wenn die Satzung das ausdrücklich vorsieht.

Eine Ausnahme gibt es nach § 33 BGB nur für die Zweckänderung. Hier kann (bzw. muss) die Zustimmung der nicht erschienenen Mitglieder schriftlich eingeholt werden. Nach den bisherigen Regelungen der §§ 32 und 33 BGB war dafür ausdrücklich die Schriftform erforderlich. Das bedeutet nach § 126 BGB die persönliche Unterschrift auf Papier. Sie kann nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder notarielle Beglaubigung ersetzt werden.

Die Neuregelung im Vierten Bürokratieentlastungsgesetz ändert die Schriftformerfordernis der §§ 32 und 33 BGB ab in die Textform. Auch für die Textform gelten aber bestimmte Anforderungen.

Voraussetzungen für eine Beschlussfassung per elektronischer Kommunikation ist aber, dass die Mitglieder die entsprechenden Medien nutzen. Das setzt entweder eine entsprechende Satzungsregelungen voraus oder die Einzelzustimmung jedes Mitglieds. Grundsätzlich genügt es auch, dass die entsprechenden Kommunikationsformen im Verein gang und gäbe sind. Das muss der Verein aber nachweisen können, damit nicht einzelne Mitglieder die Abstimmung anfechten können.

Natürlich muss die Erklärung auch den Beschlusstext und das Votum des Mitglieds (Ja/Nein/Enthaltung) enthalten.

In Frage kommen für die Textform insbesondere E-Mail, SMS und Messengerdienste wie z. B. WhatsApp, bei denen eine direkte Übertragung an den Empfänger erfolgt. Auch ein Abstimmungsverfahren über einen Server (Website) ist denkbar; es muss aber entsprechende Voraussetzungen erfüllen.

Wenn die Abstimmung im weiteren Sinne auf elektronischem Weg (z. B. per E-Mail) erfolgen kann, stellt sich die Frage, ob gängige Abstimmungstools auf einer Website (oder per Smartphone-App) ebenfalls die Anforderung an die Textform erfüllen. Das würde Beschlussfassung und Stimmauszählung vereinfachen. Grundsätzlich können auch websitebasierte Abstimmungstools die Anforderungen des § 126b BGB erfüllen. Es müssen aber einige Voraussetzungen erfüllt sein, denen viele Tools nicht genügen werden:

Ist das Mitglied eine juristische Person (z. B. anderer Verein), muss sowohl ihr Name als auch der Namen der Person, die für sie abstimmt, enthalten sein.

Seit der Gesetzgeber die Voraussetzungen für eine virtuelle Mitgliederversammlung geschaffen hat, stellt sich die Frage, ob die Beschlussfassung in Text- oder Schriftform nicht ohnehin überflüssig ist. Insbesondere ist die Mehrheitsfindung bei einer (virtuellen) Versammlung deutlich einfacher, weil anders als bei der Beschlussfassung in Textform (außer bei Zweckänderungen) keine Einstimmigkeit gefordert ist. Auch bei einer virtuellen Versammlung bestehen aber bestimmte Anforderungen:

Trotzdem kann eine virtuelle Mitgliederversammlung deutlich einfacher sein als die Beschlussfassung in Textform. Im einfachsten Fall wird nur ein Beschlussgegenstand (Tagesordnungspunkt) verhandelt. Die Diskussion wird in der Regel nicht sehr lang sein.

In der Praxis erweist sich die Neuregelung als unzulänglich. Nicht geändert hat der Gesetzgeber nämlich das Einstimmigkeitserfordernis. Während § 33 BGB das für die Änderung des Satzungszweck ohnehin vorschreibt, ist die Abstimmung in Textform ohne zusätzliche Satzungsregelung für die meisten Vereine auch künftig nicht praktikabel.

Einstimmig bedeutet nämlich, dass nicht nur Nein-Stimmen, sondern auch Enthaltungen zur Ablehnung des Beschlusses führen. Ein einziges Mitglied, das auf die Aufforderung zu Stimmabgabe nicht reagiert, bringt die Abstimmung zum Scheitern. Praktisch von Bedeutung ist die Abstimmung in Textform also nur bei Vereinen mit recht kleinen Mitgliederzahlen und im Fall der Zweckänderung. Auch im letzten Fall aber nur, wenn die Satzung hier kein von § 33 BGB abweichendes Quorum vorsieht. Der Gesetzgeber hat also die Chance vertan, die Beschlussfassung in Vereinen tatsächlich zu erleichtern.

Um eine Abstimmung per elektronischer Kommunikation praktikabel durchführen zu können, sind also in den meisten Vereinen Satzungsregelungen erforderlich. Die konnten aber schon bisher die restriktiven Regelungen des BGB zur schriftlichen Beschlussfassung umgehen, weil sowohl § 32 als auch § 33 BGB nachgiebig sind, also per Satzung abgeändert werden können.