Erstattung von Reisekosten: Probleme beseitigt

Der gesenkte Umsatzsteuersatz für Übernachtungsleistungen hat neben politischen Diskussionen auch für lohnsteuerliche Probleme bei der Erstattung von Reisekosten gesorgt. Das BMF hat jetzt mit einem steuerzahlerfreundlichen Schreiben die Wogen geglättet und zwei Wege für die Behandlung der Frühstückskosten aufgezeigt.

Der Umsatzsteuersatz für Übernachtungen wurde zum 1. Januar 2010 von 19 Prozent auf 7 Prozent gesenkt (Wachstumsbeschleunigungsgesetz; Abruf-Nr. 100054100054). Nebenleistungen, die nicht unmittelbar der Beherbergung dienen, sind von der Steuerermäßigung aber nicht erfasst. Das heißt: Der Steuersatz für Verpflegungsleistungen beträgt weiterhin 19 Prozent und die Kosten für diese Leistungen - insbesondere das Frühstück - müssen deshalb getrennt in der Rechnung ausgewiesen werden.

Weil keine Inklusivpreise für Übernachtung einschließlich Frühstück mehr möglich sind, konnten Arbeitgeber bei Reisekostenerstattungen für das Frühstück nicht mehr pauschal 4,80 Euro (= 20 % von 24 Euro) abziehen (Vereinfachungsregelung; R 9.7 Abs. 1 Satz 4 LStR).

Stattdessen mussten die tatsächlich ausgewiesenen Frühstückskosten abgezogen werden. Und weil diese in der Regel mehr als 4,80 Euro betragen, fielen die steuerfrei erstattbaren Reisekosten deutlich niedriger aus.

Das Frühstück darf jetzt auf der Hotelrechnung mit anderen Nebenleistungen in einem „Business-Package“ zusammengefasst werden, damit die Vereinfachungsregelung wieder angewendet werden kann (BMF, Schreiben vom 5.3.2010, Az: IV D 2 - S 7210/07/10003 und IV C 5 - S 2353/09/10008; Abruf-Nr. 100787100787).

Zu diesem Sammelposten, der dem allgemeinen Umsatzsteuersatz unterliegt, zählen zum Beispiel:

Weil der Frühstücksanteil nicht mehr einzeln aufgeführt wird, können für das Frühstück wieder 20 Prozent des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen (bei Inlandsreisen 4,80 Euro) abgezogen werden. Der verbleibende Teil des Sammelpostens kann als Reisenebenkosten lohnsteuerfrei erstattet werden. Der Arbeitnehmer ist damit wieder so gestellt wie vor der Senkung des Umsatzsteuersatzes.

Beachten Sie: Der Sammelposten kann auch nur mit „Internetzugang oder Zugang zu Kommunikationsnetzen“ bezeichnet werden. Ist er aber zu hoch, weil auch Nebenleistungen enthalten sind, die nicht als Reisenebenkosten anerkannt werden (zum Beispiel private Telefonate), wertet die Finanzverwaltung ihn im vollen Umfang als privat veranlasst.

Der Weg über das „Business-Package“ ist nicht nötig, wenn die Abgabe des Frühstücks durch den Arbeitgeber veranlasst wird. Dann ist nur der jeweilige amtliche Sachbezugswert (1,57 Euro im Jahr 2010) abzuziehen.

Für die Voraussetzung „durch den Arbeitgeber veranlasst“ galten bislang strenge Maßstäbe. Voraussetzung war eine unmittelbare Vertragsbeziehung zwischen dem Arbeitgeber und dem Beherbergungsbetrieb. Der Arbeitgeber musste deshalb nachweislich vor Antritt der beruflichen Auswärtstätigkeit für den Arbeitnehmer eine Unterkunft einschließlich Frühstück buchen (R 8.1 Abs. 8 LStR). Jetzt hat die Finanzverwaltung die Anforderungen konkretisiert und erleichtert. Ab sofort müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Unser Tipp: Auch eine Buchung durch den Arbeitnehmer wird jetzt anerkannt, wenn dienst- oder arbeitsrechtliche Regelungen dies vorsehen. Das gilt insbesondere in folgenden Fällen:

Unser Tipp: Wollen Arbeitgeber den Sachbezugswert anwenden, sollten sie schnell die arbeitsrechtlichen Voraussetzungen dafür schaffen, dass Arbeitnehmer beruflich bedingte Übernachtungen selbst buchen können. Dafür haben sie bis zum 5. Juni 2010 Zeit. Bis dahin gilt rückwirkend zum 1. Januar 2010 eine Übergangsregelung, die den Abzug des Sachbezugswerts auch dann erlaubt, wenn nicht alle Voraussetzungen erfüllt sind.

Wichtig: Ist der Ansatz des Sachbezugswerts möglich, spielt es keine Rolle, ob das Frühstück in der Hotelrechnung getrennt ausgewiesen ist.

Nicht alle Arbeitgeber werden sich auf den Abzug des Sachbezugswerts einlassen, auch wenn die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Zieht der Arbeitgeber in diesen Fällen die 4,80 Euro für das Frühstück ab, kann der Arbeitnehmer den Differenzbetrag als Werbungskosten geltend machen.

Nachfolgend haben wir die lohnsteuerlichen Regeln noch einmal übersichtlich zusammengefasst:

Vorsteuerabzugsberechtigte Arbeitgeber/Unternehmer haben durch den gesenkten Umsatzsteuersatz für Übernachtungsleistungen Nachteile.

Denn bis einschließlich 2009 konnten sie aus dem gesamten Rechnungsbetrag 19 Prozent Vorsteuer ziehen. Das gilt ab 2010 nur noch für das „Business-Package“ bzw. die getrennt ausgewiesenen Nebenleistungen.

Für den größeren Teil der Rechnung ist nur noch ein Vorsteuerabzug in Höhe von 7 Prozent möglich. Und da nur wenige Hotels die Umsatzsteuersenkung komplett an ihre Kunden weitergegeben haben, zahlen sie „drauf“.