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WerbungskostenReisekosten als Werbungskosten absetzen (Teil 5): Die Reisenebenkosten nicht vergessen

Abo-Inhalt27.05.20255 Min. LesedauerVon Dipl.-Finanzwirt Marvin Gummels, Hage

| Reisekosten stellen oft die höchsten steuerlich abzugsfähigen Werbungskosten von Arbeitnehmern dar. Doch wann genau liegen Reisekosten vor und wie ermitteln sich die Abzugs- und Erstattungsbestandteile konkret? Diesen Fragen geht SSP in einer Beitragsserie auf den Grund. Im abschließenden Teil 5 erfahren Sie, was alles als Reisenebenkosten abzugsfähig ist bzw. steuerfrei erstattet werden kann. |

Der Abzug von Reisenebenkosten

Der Abzug von Reisenebenkosten bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit ist in § 9 Abs. 1 S. 1 EStG und R 9.8 LStR geregelt. Reisenebenkosten sind dabei Aufwendungen, die mit der Auswärtstätigkeit in Zusammenhang stehen und nicht bereits im Rahmen der Fahrtkosten (Teil 2 der Serie), Verpflegungsmehraufwendungen (Teil 3 der Serie) oder Übernachtungskosten (Teil 4 der Serie) berücksichtigt wurden.

Die klassischen Reisenebenkosten

Klassische Reisenebenkosten sind insbesondere folgende Aufwendungen:

Zusammenfassendes Beispiel

Ein Arbeitnehmer hat für die Beförderung seines Reisegepäcks zu einer Auswärtstätigkeit 50 Euro bezahlt. Zudem hat er eine Reisegepäckversicherung abgeschlossen. Die Prämie beträgt jährlich 100 Euro und nach Auskunft des Versicherers entfallen davon 35 Prozent auf berufliche Reisen. Daneben sind an Parkgebühren 30 Euro angefallen. Eine gemischte Unfallversicherung kostet den Arbeitnehmer jährlich 300 Euro.
Lösung: Von der Unfallversicherung können pauschal 50 Prozent (150 Euro) abgesetzt werden. Davon lassen sich 40 Prozent (60 Euro) den Reisenebenkosten zuordnen. Ferner sind die Parkgebühren (30 Euro) und die Kosten für die Beförderung des Reisegepäcks (50 Euro) als Reisenebenkosten zu berücksichtigen. Von der Reisegepäckversicherung lassen sich 35 Euro (35 Prozent) absetzen.
  • Beförderung und Aufbewahrung von Reisegepäck.
  • Kosten einer Reisegepäckversicherung, soweit sich der Versicherungsschutz auf eine Auswärtstätigkeit erstreckt. Aufwendungen für eine sowohl privat als auch beruflich genutzte Reisegepäckversicherung sind aufzuteilen (BFH, Urteil vom 19.02.1993, Az. VI R 42/92). Maßgebend für die Aufteilung ist die Auskunft des Versicherers, welcher Anteil der Gesamtprämie nach seiner Kalkulation auf den Versicherungsschutz entfällt, der die berufliche Sphäre betrifft.
  • Telekommunikation und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern während der Auswärtstätigkeit (BFH, Urteil vom 05.07.2012, Az. VI R 50/10, Abruf-Nr. 123803).
  • Straßen- und Parkplatzbenutzungsgebühren, Maut- und Fährkosten sowie die Schadensbeseitigung infolge von Verkehrsunfällen. Voraussetzung ist, dass die jeweilige Fahrt, für die die Aufwendungen angefallen sind, bereits im Rahmen der Reisekosten abzugsfähig ist.
  • Verlust von auf der Reise abhanden gekommener oder beschädigter Gegenstände, die Sie auf der Reise verwenden mussten, wenn der Verlust aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist. Der Verlust ist jedoch nur bis zu der Höhe des Wertes abzugsfähig, den der Gegenstand zum Zeitpunkt des Verlustes hatte. Maßgebend sind also nicht die ursprünglichen Anschaffungskosten und auch nicht der Neuwert, sondern der aktuelle Gebrauchtpreis („Restwert“).
  • Private Telefongespräche, soweit sie der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können. Anerkannt bei einer Auswärtstätigkeit von mindestens einer Woche werden Kosten für ein wöchentliches Telefonat mit der Familie (BFH, 05.07.2012, Az. VI R 50/10, Abruf-Nr. 123803 – Marinesoldat auf einer Fregatte).
  • Kosten einer Unfallversicherung, soweit sie Berufsunfälle im Rahmen einer Auswärtstätigkeit abdeckt. Deckt die Versicherung sowohl berufliche als auch private Risiken ab, muss der Gesamtbeitrag aufgeteilt werden (BFH, Urteil vom 22.06.1990, Az. VI R 2/87). Als Grundlage kann eine Bescheinigung des Versicherungsunternehmens über die jeweiligen Beitragsanteile dienen. Zur Vereinfachung gestattet das BMF, den Gesamtbeitrag mittels Schätzung aufzuteilen. Bei dieser bestehen keine Bedenken, pauschal 50 Prozent des Gesamtbeitrags den Werbungskosten und davon 40 Prozent den Reisenebenkosten zuzuordnen (BMF, Schreiben vom 28.10.2009, Rz. 1.3 und 1.4).
  • Geldwechselgebühren (z. B. Gebühren für den Wechsel von Euro in Dollar).
  • Kosten einer Kreditkarte, wenn diese ausschließlich für berufliche Reisen verwendet wird. Bei gemischt genutzten Kreditkarten ist nur der Kostenanteil abzugsfähig, der sich auf beruflich veranlasste Umsätze bezieht.

Zwei wichtige Abzugsvereinfachungen

Grundsätzlich sind Reisenebenkosten anhand der tatsächlichen Aufwendungen nachzuweisen. Es gibt aber zwei Vereinfachungen:

  • Regelmäßig wiederkehrende Reisenebenkosten können über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachgewiesen und in der Folgezeit mit dem täglichen Durchschnittswert angesetzt werden (BMF, Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 130).
  • Übernachten Sie während einer Auswärtstätigkeit in einem Kraftfahrzeug (z. B. Lkw-Fernfahrer), können Sie die damit im Zusammenhang stehenden Kosten absetzen (z. B. Gebühren für Toilettenbenutzung, Reinigung der Schlafkabine, Park und Abstellgebühren). Sie können jedoch alternativ eine Pauschale von täglich neun Euro (2020 bis 2023 = acht Euro) geltend machen (§ 9 Abs. 1 Nr. 5b EStG).

Diese Aufwendungen sind nicht abzugsfähig

Bei einer Auswärtstätigkeit können aber auch Kosten entstehen, die vom Abzug ausgeschlossen sind. Das sind zum einen Kosten der privaten Lebensführung (also vor allem die Aufwendungen für eine Tageszeitung, Massagen oder Pay-TV) sowie folgende Ausgaben:

  • Ordnungs-, Verwarnungs- oder Bußgelder, die auf einer Auswärtstätigkeit verhängt wurden (§ 9 Abs. 5 S. 1 i. V. m. § 4 Abs. 5 Nr. 8 EStG; R 4.13 EStR).
  • Der Verlust von Geld oder Schmuck (BFH, Urteile vom 04.07.1986, Az. VI R 227/83 und 26.01.1968, Az. VI R 131/66).
  • Die Kosten für Bekleidung, Koffer und Reiseausrüstungsgegenstände, weil sie nur mittelbar mit der Auswärtstätigkeit zusammenhängen (FG Hamburg, Urteil vom 24.09.1987, Az. II 278/84). Etwas anderes gilt nur, wenn regelmäßig viele Auswärtstätigkeiten unternommen werden und ausschließlich für diese zusätzliche Koffer angeschafft wurden.
  • Schutzimpfungen wie z. B. gegen Hepatitis (FG München, Urteil vom 15.04.2005, Az. 15 K 4973/04, Abruf-Nr. 122014).

Wichtig | Auch Aufwendungen für die Minibar oder Essensgutscheine (z. B. in Form von Raststätten- oder Autohof-Wertbons) lassen sich nicht absetzen. Grund dafür ist, dass es sich um Verpflegungskosten handelt und Sie für diese nur den pauschalen Verpflegungsmehraufwand absetzen können.

Steuerfreie Arbeitgebererstattungen einfordern

Die als Werbungskosten abzugsfähigen Reisenebenkosten kann Ihnen Ihr Arbeitgeber gemäß § 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG steuer- und beitragsfrei erstatten. Voraussetzung ist, dass Sie Ihrem Arbeitgeber die Reisenebenkosten anhand der zugrunde liegenden Unterlagen (z. B. Quittung oder Rechnung) nachweisen und er die Unterlagen zum Lohnkonto nimmt (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV). Erstattet Ihr Arbeitgeber die Ihnen entstandenen Aufwendungen, mindert sich in diesem Umfang Ihr Werbungskostenabzug (R 9.8 Abs. 2 LStR).

Weiterführende Hinweise
  • Beitrag „Reisekosten als Werbungskosten absetzen“: Teil 1 in SSP 2/2025, Seite 11 → Abruf-Nr. 50208380; Teil 2 in SSP 3/2025, Seite 9 → Abruf-Nr. 50314273; Teil 3 in SSP 4/2025 → Abruf-Nr. 50347751; Teil 4 in SSP 5/2025 → Abruf-Nr. 50380497

AUSGABE: SSP 6/2025, S. 11 · ID: 50408382

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