Aufbewahrungsfristen von Unterlagen: Muss das bleiben oder kann das weg?

Die Aufbewahrungspflicht von Verträgen, Rechnungen und Schriftverkehr ist Teil der steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht gegenüber dem Finanzamt, die in der Abgabenordnung (AO) geregelt wird. Für Aufbewahrungsfristen sind § 147 AO und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) maßgebend. Diese Vorschriften betreffen die Aufbewahrung von folgenden Dokumenten:

Handelsbücher und Buchungsbelege für den Zeitraum vor dem 01.01.2025 müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Ab dem 01.01.2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für (neue) Handelsbücher und Buchungsbelege nur noch acht Jahre. Bei Handels- und Geschäftsbriefen beträgt die Aufbewahrungsfrist jedoch nur sechs Jahre.

Auch als Freiberufler müssen Sie kaufmännische, handelsrechtliche und steuerrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten beachten, einschl. der Aufbewahrung von Unterlagen. Für Architekten und Ingenieure ergibt sich vor diesem Hintergrund folgende Empfehlung für die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Unterlagen:

Es gibt noch weitere Unterlagen, deren Aufbewahrung für Architekten und Ingenieure zumindest sinnvoll sein kann. Dazu gehören z. B. Planungsunterlagen, Vergabeunterlagen bei Vergaben nach VOB/A und VgV oder Unterlagen für die Beantragung von Fördermitteln.

Für Architekten und Ingenieure ist die Aufbewahrung von Planungsunterlagen im Hinblick auf etwaige Mängelvorwürfe durch den Auftraggeber relevant. Wenn Auftraggeber den Architekten oder Ingenieuren Planungs- oder Beratungsfehler vorwerfen, können diese ggf. die Vorwürfe durch die Vorlage von Planungsunterlagen entkräften.

Die Frage, wie lange Planungsunterlagen aufbewahrt werden müssen, hängt insofern von dem Ablauf der Verjährungsfrist ab. Diese ist für Planungs- und Beratungsmängel in § 634a BGB geregelt. Gemäß § 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB beträgt die Verjährungsfrist für solche Mängel fünf Jahre. Sie beginnt zum Zeitpunkt der Abnahme (§ 634a Abs. 2 BGB).

Verschweigt der Planer jedoch den Planungs- oder Beratungsfehler arglistig, gilt die in § 634a Abs. 3 BGB geregelte dreijährige Verjährungsfrist. Entscheidend ist, dass diese Verjährungsfrist erst dann zu laufen beginnt, wenn der Auftraggeber von dem Mangel Kenntnis erlangt. Das kann u. U. auch erst Jahre nach der Abnahme der vertraglich vereinbarten Leistungen sein.

Vor diesem Hintergrund sollten Architekten und Ingenieure die Planungsunterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahren. Könnte der Vorwurf eines arglistigen Verschweigens im Raum stehen, ist allerdings eine Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren zu empfehlen. Spätestens nach zehn Jahren sind jedoch auch diese Ansprüche endgültig verjährt.

Um Gewährleistungsansprüche erfolgreich abwehren zu können, wird empfohlen, alle Unterlagen aufzubewahren, die geeignet sind, eine ordnungsgemäße Vertragsausführung nachzuweisen. Dazu zählen folgende Unterlagen:

Aufbewahrungsfristen für Vergabeunterlagen sind in der VOB/A nicht enthalten. Aus § 73 der Bundeshaushaltsordnung und den zugehörigen Verwaltungsvorschriften ergibt sich allerdings, dass öffentliche Auftraggeber die Vergabeunterlagen mindestens sechs Jahre aufbewahren müssen.

Im Rahmen der VgV müssen die Vergabeunterlagen drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags aufbewahrt werden. Dies ergibt sich aus § 8 Abs. 4 VgV.

Auch wenn sich aus der VOB/A und der VgV keine Aufbewahrungsfristen für Sie ergeben, sollten Sie sich die von Ihnen vorbereiteten Vergabeunterlagen dennoch aufbewahren. Schließlich könnte seitens des Auftraggebers der Vorwurf einer mangelhaften Beratung oder mangelhaften Erstellung von Unterlagen erhoben werden. In diesem Fall benötigen Sie die Vergabeunterlagen, um die Vorwürfe ausräumen zu können.

Vor diesem Hintergrund ist zu empfehlen, die Vergabeunterlagen bis zum Ablauf der Verjährungsfrist – und somit fünf Jahre – aufzubewahren. Sollte der Vorwurf eines arglistigen Verschweigens im Raum stehen, sollten Sie die Vergabeunterlagen wie oben beschrieben mindestens zehn Jahre aufbewahren.

Bei öffentlichen Fördermitteln sind Aufbewahrungsfristen in aller Regel in den Förderrichtlinien festgelegt. Diese Fristen im Einzelnen darzustellen, würde im Hinblick auf die Vielzahl an Förderrichtlinien diesen Beitrag sprengen.

Pauschal kann man sagen, dass bei nationalen und europäischen öffentlichen Fördermitteln die Aufbewahrungsfristen fünf bis zehn Jahre ab Abschluss des Projekts betragen. Bei Förderungen durch private Stiftungen und Organisationen beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel weniger als zehn Jahre. Aber auch hier ist es wichtig, die Förderrichtlinien genau zu studieren.

Hier gilt jedoch: Die Aufbewahrungsfristen richten sich nicht an Sie, sondern an den, der die Förderung für sich beantragt. Im Hinblick auf mögliche Mängelvorwürfe durch den Auftraggeber sollten Sie die Förderunterlagen aber bis zum Ablauf der Verjährungsfrist – und somit fünf Jahre oder sogar zehn Jahre – aufbewahren.

Falls aus einem Auftrag ein Gebäude entstanden ist, das gemäß § 2 Abs. 1 Nr.  4 UrhG als Werk der Baukunst unter den Schutz des Urheberrechts fällt, ist es ratsam, entsprechende Unterlagen aufzubewahren, die später erforderlich sein könnten, um z. B. bei Veränderungen des Gebäudes urheberrechtliche Ansprüche geltend zu machen. Dazu gehören:

Ansprüche aus dem Urheberrechtsgesetz verjähren nach § 64 UrhG erst 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers und können ggf. auch von den Erben des Architekten geltend gemacht werden.

Herausgabeansprüche von Seiten Ihres Auftraggebers können sich entweder aus dem Gesetz (Eigentum des Auftraggebers) oder aus dem Vertragsverhältnis selbst ergeben.

Alle Unterlagen im Eigentum des Bauherrn, die Sie als Planer zur Ausführung des Auftrags erhalten haben, sind innerhalb der Verjährungsfrist von 30 Jahren gemäß § 197 BGB an diesen herauszugeben. Dazu zählen u. a.:

Es gibt aber auch Unterlagen, die Ihr Eigentum sind, es sei denn, Sie regeln vertraglich etwas anderes. Zu Ihren Unterlagen zählen z. B.

Bei diesen Unterlagen regelt der Vertrag die Aufbewahrungsfristen. Meist werden Sie Ihre Planungsergebnisse nach Fertigstellung ohnehin an Ihren Auftraggeber übergeben, um die vertraglichen Leistungspflichten zu erbringen sowie abzunehmen und das vereinbarte Honorar nach Rechnungsstellung fällig werden zu lassen. Die Herausgeberansprüche aus dem Vertragsverhältnis verjähren in drei Jahren ab Kenntnis oder grob fahrlässiger Unkenntnis des Anspruchs, spätestens jedoch nach zehn Jahren.

Evtl. kann Ihnen auch ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB zustehen. Das kann der Fall sein, wenn Honoraransprüche aus Abschlagsrechnungen für schon erbrachte Leistungen noch nicht beglichen sind. Bevor Sie dieses Recht ausüben, sollten Sie sich jedoch rechtlich beraten lassen.

Davon ausgenommen sind Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse. Diese können nicht in elektronischer Form aufbewahrt werden, die Papierform ist hier zwingend.

Wichtig | Die wohl wichtigste Anforderung an die Aufbewahrung elektronischer Unterlagen ist deren Unveränderbarkeit. Da die Originale in der Regel vernichtet werden, kann später die Übereinstimmung der elektronischen Unterlagen mit den Originalen nicht mehr nachgewiesen werden. Aus diesem Grund ist es so wichtig, dass die elektronischen Unterlagen entweder unveränderbar sind, oder etwaige Änderungen lückenlos dokumentiert werden. Es reicht daher nicht aus, wenn die Unterlagen einfach „nur“ eingescannt werden. Solche PDF-Dokumente können später verändert werden und sind daher nicht revisionssicher.