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HonorarsicherungDas kaufmännische Bestätigungsschreiben: So machen Sie es auch inhaltlich wasserdicht

Abo-Inhalt29.01.20252 Min. Lesedauer

| In der Praxis kommt es oft vor, dass Sie sich auf die Erbringung bestimmter Leistungen mündlich verständigen, eine schriftliche Vereinbarung oder Vergütungsvereinbarung nicht zustande kommt. Um dennoch Vertragssicherheit zu erlangen, bietet sich das kaufmännische Bestätigungsschreiben (KBS) an, mit dem Sie die Vereinbarungen dokumentieren und damit Leistungsklarheit und Honorarsicherheit erlangen. Ein aktuelles Urteil des OLG Köln enthält dazu hilfreiche Grundsätze. |

KBS: Schriftliche Bestätigung eines mündlichen Vertragsabschlusses

Das kaufmännische Bestätigungsschreiben heißt deshalb so, weil es ausschließlich das enthalten darf, was tatsächlich vereinbart wurde. Der Wortlaut des kaufmännischen Bestätigungsschreibens muss 100 Prozent korrekt sein und konkret erkennen lassen, was vereinbart wurde, nämlich den geschuldeten Leistungsumfang. Das hat das OLG Köln bestätigt (OLG Köln, Urteil vom 15.11.2024, Az. 6 U 60/24, Abruf-Nr. 245882).

Fallstrick: Unsachgemäße Inhalte unbedingt vermeiden

In dem verhandelten Fall verlor das kaufmännische Bestätigungsschreiben seine Wirkung, weil es folgende Formulierung enthielt:

Wortlaut des KBS im Urteilsfall

Soweit der Empfänger dem o. g. nicht innerhalb von zehn Tagen widerspricht, gelten die im kaufmännischen Bestätigungsschreiben geschriebenen Inhalte als Vertragsbestandteil.

Nach Meinung der Richter entkräftet der Verfasser des kaufmännischen Bestätigungsschreibens den Wahrheitsanspruch, den ein solches Schreiben erfüllen muss, aufgrund des formulierten Vorbehalts mit befristeter Einspruchsmöglichkeit. Kaufmännische Bestätigungsschreiben haben den ausschließlichen Zweck, eine mündlich getroffene Vereinbarung unmittelbar im Anschluss daran verbindlich zu fixieren.

Praxistipp | Um als kaufmännisches Bestätigungsschreiben gelten zu können, müssen nach dem Urteil des OLG Köln folgende Bedingungen erfüllt sein:
  • Es muss unmittelbar im Anschluss an die mündlichen Verhandlungsergebnisse erstellt und vorgelegt werden; eine Zeitspanne von vier Wochen dürfte eindeutig zu lang sein.
  • Es muss dem Zweck dienen, eine mündlich getroffene vertragsrelevante Vereinbarung zu dokumentieren.
  • Es darf nur die tatsächlich getroffenen Vereinbarungen enthalten.
  • Ist der Vertragsgegenstand nicht hinreichend definiert, hilft auch das kaufmännische Bestätigungsschreiben nicht.
  • Dem kaufmännischen Bestätigungsschreiben müssen die Verhandlungen, die zum mündlichen Ergebnis geführt haben, vorausgegangen sein.

AUSGABE: PBP 2/2025, S. 6 · ID: 50284006

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