Recruiting mit Erfolg: So können Planungsbüros zeitnah und effizient offene Stellen besetzen

Der Fachkräftemangel ist für Sie kein neues Thema. Die Situation verschärft sich aber immer mehr. Die Statistik der Bundesagentur für Arbeit ist dafür nur ein Beleg. Im dritten Quartal 2022 verzeichnete die Berufsgruppe „Bau, Vermessung und Gebäudetechnik, Architekten“ rund 45.860 offene Stellen.

Mittelbar merken Sie das daran, dass klassisches Recruiting über Stellenanzeigen kaum noch Erfolg hat. In Folge bleiben die Bewerbungen aus und die Vakanzzeiten steigen. Was ist passiert?

Da sich das Verhältnis von offenen Stellen zu aktiv suchenden Kandidaten nahezu umgekehrt hat, können die Kandidaten sich ihre Wunschstelle aussuchen. Immer häufiger werden Mitarbeiter aktiv abgeworben, sodass sie sich gar nicht erst auf Jobsuche begeben müssen.

Wenn Sie Kandidaten erreichen und gewinnen möchten, müssen Sie daher beginnen, sich neue Fragen zu stellen, diese wären:

Diese Fragen zeigen, wie sehr sich der Arbeitsmarkt zu einem Arbeitnehmermarkt entwickelt hat. Heute bewirbt sich das Unternehmen bei den Kandidaten statt andersrum. In Konsequenz mussten neue Tools fürs Recruiting entwickelt werden, die sich stark an Marketingprozessen orientieren: Kandidaten werden dabei Kunden gleichgesetzt.

Wichtig ist, dass Sie zwischen aktiv suchenden und passiven Kandidaten differenzieren. Das ist deshalb erforderlich, weil sich Ansprache und Kommunikationswege stark unterscheiden.

Da sich die Anforderungen an Personalabteilungen stark verändert haben, stellt sich die Frage, wer diese neuen Recruiting-Methoden umsetzen kann. Dienstleister im HR-Bereich sind zahlreich vorhanden:

Unternehmen können intern eine HR-Abteilung aufbauen oder die vorhandenen Mitarbeiter fortbilden. Wichtig ist, dass Budgets eingeplant werden, interne Abläufe hinterfragt und das Thema priorisiert wird, d. h. möglichst nahe an der Geschäftsführung angesiedelt wird.

Headhunter werden meist nur engagiert, wenn hohe Führungspositionen besetzt werden müssen. Der Vorteil eines Headhunters ist, dass nur Kosten anfallen, wenn die Stelle auch besetzt werden kann. Nachteile sind die hohen Kosten (in der Regel 20 bis 30 Prozent des Jahresbruttogehalts des Mitarbeiters). Auch legen Headhunter das Unternehmen nicht offen, für das sie auf der Suche sind – so bleibt eine Vermarktung Ihrer Arbeitgebermarke aus.

Social-Media-Agenturen konzentrieren sich auf die Suche über Business Netzwerke und Soziale Medien. Sie generieren große Reichweite, die Maßnahmen zahlen damit aufs Employer Branding ein. Dieser Weg kann einen hohen Output an Kandidaten generieren – in der Regel qualifizieren diese Agenturen die Leads allerdings nicht vor. Dadurch bleibt ein Großteil des Aufwands in Ihrem Büro. Sie erhalten zwar eine Vielzahl an Bewerbungen, deren Qualität entspricht aber oft nicht unbedingt Ihrem Stellenprofil.

HR-Agenturen wie z. B. HRtbeat arbeiten mit einem alternativen Geschäftsmodell: Der Vertrag enthält eine klare Vereinbarung bezüglich Kosten, Leistung und Timeline. HR-Agenturen liefern in der Regel mehrere Kandidaten für eine offene Stelle, sodass Sie auswählen können. Die Suche bzw. die Kampagne wird in Ihrem Namen vermarktet, sodass eine positive Wirkung für Ihr Employer Branding erzielt wird. Auch legt eine HR-Agentur Kandidaten-Feedbacks und Markteinblicke offen, sodass Sie aus der Zusammenarbeit wichtige Verbesserungsimpulse mitnehmen können.

HR-Agenturen arbeiten je nach Auftrag sehr individuell und bedienen sich eines großen Werkzeugkastens. Damit Sie einen Eindruck über ein mögliches konkretes Vorgehen gewinnen, wird nachfolgend der Recruitingprozess bei der – lange Jahre als unbesetzbar erscheinenden – PBP-Redakteursstelle „nachgespielt“. HRtbeat wurde vom IWW beauftragt, passende Kandidaten aus der „Planerszene“ zu finden, und setzte einen Projektzeitraum von acht Wochen an. Die Kandidaten sollten aus der Praxis kommen, also Erfahrung in einem Planungsbüro haben.

Am Anfang eines jeden Auftrags steht die Zielgruppenrecherche und eine Persona-Definition. Fürs IWW haben sich die HR-Experten zunächst auf Fachplaner, Architekten, Mitarbeiter in Generalplanungsbüros und Projektmanager konzentriert.

Im nächsten Schritt wurden die passenden Kanäle zur Ansprache von Leads identifiziert und ein passendes Design sowie ein Kommunikationskonzept für die Ansprache entwickelt. So gewappnet wurden drei Recruiting-Strategien parallel gestartet:

Zum Ende der Vertragslaufzeit hatte HRtbeat mehrere gut qualifizierte und interessierte Leads ans IWW übergeben. Eine der Kandidatinnen wurde zeitnah eingestellt, andere sind für weitere Positionen im fortlaufenden Bewerbungsprozess. Durch die gewonnenen Erkenntnisse über die spezifische Zielgruppe an Mitarbeitern in Planungsbüros können Folgeaufträge aus der Branche von dieser Vorarbeit profitieren und HRtbeat kann z. B. den Zeitumfang der Suche reduzieren.

Jede unbesetzte Stelle verursacht Ihnen hohe Kosten in Form abgelehnter Aufträge oder entgangener Umsätze. Auch die Unzufriedenheit unter den bestehenden Mitarbeiter, die die Mehrarbeit zu kompensieren versuchen, ist als Langzeitschaden nicht zu unterschätzen. HRtbeat empfiehlt daher jeder Führungskraft, die folgenden Kosten durchzurechnen:

Auch wenn viele dieser Folgen monetär nicht leicht zu beziffern sind, wird die Tragweite einer Vakanz deutlich. So können Recruiting-Kosten schnell in ein sinnvolles Verhältnis gesetzt werden. Häufig merkt man dann, dass 5.000 bis 10.000 Euro Recruiting-Kosten sinnvoll eingesetzt sind, um eine Stelle nicht monatelang unbesetzt zu lassen.