Umstrittenes ELENA-Verfahren wird nachgebessert - Grundproblem bleibt aber bestehen

Am 1. Januar 2010 fiel der Startschuss für den elektronischen Entgeltnachweis (ELENA; § 95 ff SGB IV). Dadurch soll vieles einfacher werden. Doch für die Arbeitgeber bedeutet es zunächst Mehraufwand und zusätzliche Kosten. Zwar hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) angekündigt, dass es noch Änderungen geben soll. Doch das Grundproblem - die Übermittlung umfangreicher und sensibler Daten - bleibt.

Seit dem 1. Januar 2010 müssen Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer monatlich einen Datensatz an die zentrale Datensammelstelle (ZSS) übermitteln. Die übertragenen Daten dienen zunächst nur dazu, einen Datenbestand aufzubauen. Deshalb müssen die Arbeitgeber auch bis zum 31. Dezember 2011 die Entgeltnachweise weiter in Papierform ausstellen.

Erst ab 2012 soll der Datenbestand so angewachsen sein, dass die für die Beantragung von Sozialleistungen (zunächst Eltern-, Wohn- und Arbeitslosengeld I) erforderlichen Daten ohne Zutun des Arbeitgebers von den Behörden aus der Datenbank abgerufen werden können. Zunächst werden folgende Bescheinigungen in das ELENA-Verfahren eingebunden:

Wichtig: Keine Meldepflicht besteht für Arbeitnehmer, die ausschließlich Entgelt im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in einem Privathaushalt nach § 8a SGB IV erzielen (§ 97 Abs. 1 Satz 6 SGB IV).

Gesammelt werden die Einzeldaten in einem so genannten multifunktionalen Verdienstdatensatz (MVDS), der alle für das ELENA-Verfahren benötigten Arbeitnehmerdaten in Form von Einzelbausteinen enthält. Der MVDS ist vom Arbeitgeber monatlich für jeden Arbeitnehmer gesondert zu melden. Die Übermittlung der Daten und die Korrektur bzw. Stornierung von Meldungen erfolgt mit Hilfe des bereits bestehenden DEÜV-Meldeverfahrens.

Die zu meldenden Daten sind sehr umfangreich. Sie reichen von der Anschrift des Beschäftigten, über das gezahlte Arbeitsentgelt bis hin zur Angabe von Kündigungsgründen. Und genau das ist einer der Kritikpunkte.

Es werden umfangreiche Daten erhoben und gespeichert, obwohl nur für einen kleinen Teil der Beschäftigen später einmal Daten aus der Datenbank abgerufen werden. Der zusätzliche Aufwand für die Arbeitgeber steht in keinem angemessenen Verhältnis zum angestrebten Nutzen.

Ein MVDS muss mindestens folgende Datenbausteine enthalten:

Beachten Sie: Neben diesen verpflichtenden Datenbausteinen sind weitere Datenbausteine erforderlich, wenn der Sachverhalt für den Arbeitnehmer zutrifft (zum Beispiel DBAB bei abweichendem Beschäftigungsort, DBFZ bei Fehlzeiten oder ab dem 1. Juli 2010 DBKE bei Kündigung).

Unser Tipp: Welche Daten die Datenbausteine im Einzelnen enthalten müssen, ergibt sich aus einer umfangreichen Übersicht. Diese finden Sie in „myIWW“ (www.iww.de) im „Online-Service“ unter „Arbeitshilfen und Checklisten“ - Stichwort: „Lohnabrechnung“.

Das heißt: Lohnabrechner müssen künftig viel mehr Informationen erhalten (zum Beispiel den Kündigungsgrund), um die geforderten Datenbausteinen entsprechend befüllen zu können. Da viele der Daten für die monatliche Gehaltsabrechnung nicht erforderlich sind, müssen sie nur für das ELENA-Verfahren erfasst und verwaltet werden.

Das BMAS hat auf die Kritik reagiert und Änderungen angekündigt. Der Datenbaustein zu den Fehlzeiten wird geändert. Die Fehlzeitengründe 12 (unrechtmäßiger Streik), 14 (rechtmäßiger Streik) und 15 (Aussperrung) werden herausgenommen. Diese drei speziellen Fehlzeitengründe sollen stattdessen mit dem allgemeinen Fehlzeitengrund 11 (sonstige unbezahlte Fehlzeit) vom Arbeitgeber gemeldet werden.

Darüber hinaus sollen alle zu erhebenden Daten noch einmal auf ihre zwingende Notwendigkeit hin überprüft werden. Das gilt insbesondere für die Daten, die bei einer Kündigung (ab 1. Juli 2010) übermittelt werden sollen. Außerdem soll Arbeitnehmervertretern noch in diesem Jahr ein im SGB IV gesetzlich verbrieftes Anhörungsrecht eingeräumt werden, wenn über den Inhalt der zu erhebenden Daten entschieden wird.

Fazit: Bei „ELENA“ ist derzeit vieles im Fluss. Die Anforderungen an die zu meldenden Daten werden immer wieder überarbeitet. Nicht auszuschließen ist, dass es Klagen gegen das Verfahren geben wird. Es bleibt also spannend ...