Lohnsteuerliche Auswirkungen des abgesenkten Umsatzsteuersatzes für Übernachtungen

Kurz vor Jahresfrist hat der Bundesrat das Wachstumsbeschleunigungsgesetz (Abruf-Nr. 100054100054) durchgewunken. Die darin enthaltene Absenkung des Umsatzsteuersatzes für Übernachtungen führt in der Praxis zu Problemen bei der Reisekostenerstattung. Weil sich die Finanzverwaltung bislang dazu nicht geäußert hat, sind jetzt praxisgerechte Lösungen gefragt.

Der Umsatzsteuersatz für Übernachtungen in Hotels oder Pensionen wurde zum 1. Januar 2010 von 19 Prozent auf 7 Prozent gesenkt (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Der Steuersatz für Verpflegungsleistungen beträgt jedoch weiterhin 19 Prozent. Das führt dazu, dass die Kosten für Verpflegungsleistungen - insbesondere das Frühstück - getrennt in der Rechnung ausgewiesen werden müssen.

Ist auf der Rechnung nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ausgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung daher nicht feststellen, kann bislang aus Vereinfachungsgründen der Gesamtrechnungsbetrag um einen Pauschalbetrag gekürzt werden (R 9.7 Abs. 1 Satz 4 LStR).

Der pauschale Verpflegungsabzug beträgt für das Frühstück 20 Prozent und für Mittag- und Abendessen jeweils 40 Prozent. Für ein Frühstück können deshalb bei Inlandsreisen 4,80 Euro (20 Prozent von 24 Euro) von den erstattungsfähigen Übernachtungskosten abgezogen werden.

Weil aufgrund der unterschiedlichen Umsatzsteuersätze ab 2010 das Frühstück getrennt ausgewiesen wird, ist der pauschale Abzug von 4,80 Euro nicht mehr möglich. Der Rechnungsbetrag muss um die für das Frühstück ausgewiesenen tatsächlichen Kosten gekürzt werden. Da diese regelmäßig deutlich über den 4,80 Euro liegen, verringert sich der steuerfrei erstattbare Betrag.

Unser Tipp: Um die Nachteile für seine Arbeitnehmer auszugleichen, kann der Arbeitgeber entweder höhere Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand zahlen oder die Übernachtungen inklusive Verpflegung selbst buchen.

Die steuer- und sozialversicherungsfreien Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand kann der Arbeitgeber um bis zu 100 Prozent erhöhen, wenn er den zusätzlichen Betrag pauschal mit 25 Prozent lohnversteuert (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG). Durch die Pauschalierung sind die zusätzlichen Beträge auch nicht sozialversicherungspflichtig.

Durch die zusätzliche - pauschal versteuerte - Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand wird der Arbeitnehmer im Beispielsfall nicht schlechter gestellt als vor der Neureglung. Der Arbeitgeber muss statt 129,20 Euro jetzt 134 Euro zahlen (130 Euro + 25 % x 12 Euro).

Der Abzug der tatsächlichen Frühstückskosten wird auch vermieden, wenn der Arbeitgeber die Unterkunft einschließlich Verpflegung selbst bucht. Dadurch entsteht zwischen dem Arbeitgeber und dem Dritten eine unmittelbare Vertragsbeziehung. Die Verpflegung des Arbeitnehmers erfolgt dann auf Veranlassung des Arbeitgebers.

Folge: Die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand bzw. die Übernachtungskosten sind lediglich um den jeweiligen amtlichen Sachbezugswert zu kürzen unabhängig davon, ob der Preis für die Verpflegung in der Rechnung offen ausgewiesen ist. Auch auf den Zahlungsweg kommt es nicht an (R 8.1 Abs. 8 LStR).

Beachten Sie: Um den Sachbezugswert ansetzen zu können, muss der Arbeitgeber nachweisen, dass er die Übernachtung und Verpflegung gebucht hat. Entsprechende Unterlagen (zum Beispiel ein Ausdruck der Onlinebuchungsbestätigung) müssen daher aufbewahrt werden.

Ganz anders sieht der BFH die Angelegenheit. Er hat entschieden, dass Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit aus einmaligen Anlass (zum Beispiel Fortbildung) gewährt werden, mit den tatsächlichen Werten anzusetzen sind und nicht mit den Sachbezugswerten (Beschluss vom 19.11.2008, Az: VI R 80/06; Abruf-Nr. 090120090120). Die Anwendung dieser Rechtsprechung ist in der Praxis allerdings wenig praktikabel und auch nur selten vorteilhaft. Sehen Sie dazu unseren Beitrag in der Ausgabe 6/2009, Seite 96.

Beachten Sie: Das BMF will diese BFH-Rechtsprechung zwar grundsätzlich anwenden. Arbeitgeber können aber auch weiterhin entsprechend R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR verfahren und den Sachbezugswert ansetzen (Schreiben vom 13.7.2009, Az: IV C 5 - S 2334/08/10013; Abruf-Nr. 092363092363).

Im BMF - so ist zu hören - wird an der Lösung des Problems gebastelt. Die Neuregelung läuft möglicherweise darauf hinaus, den Preis für das Frühstück zusammen mit anderen Serviceleistungen in ein „Business-Package“ zu packen, sodass die Vereinfachungsregelung mit 4,80 Euro wieder angewendet werden könnte. Wir halten Sie auf dem Laufenden.