Gut zu wissen: Das verbirgt sich hinter der Wirtschafts-Identifikationsnummer

Gemäß den §§ 139a und 139c Abgabenordnung (AO) wird jedem wirtschaftlich Tätigen zu seiner eindeutigen Identifizierung in Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren durch das BZSt eine W-IdNr. zugeteilt. Als wirtschaftlich Tätige gelten nach § 139a Abs. 3 AO sowohl natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig sind, als auch juristische Personen und Personenvereinigungen. Die W-IdNr. dient nicht nur als einheitliches Identifikationsmerkmal, sondern auch als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer für das Unternehmensbasisdatenregister, wodurch elektronische Datenverarbeitungen registerübergreifend effizienter gestaltet werden können. Die W-IdNr. bleibt für die Dauer der gesamten wirtschaftlichen Tätigkeit unverändert bestehen, auch in Fällen von Namens- oder Adressänderungen.

Die W-IdNr. setzt sich aus den Buchstaben „DE“ und neun Ziffern zusammen. Zusätzlich wird jedem wirtschaftlich Tätigen stufenweise ein fortlaufendes Unterscheidungsmerkmal für jede einzelne wirtschaftliche Tätigkeit (z. B. für eine Hauptapotheke und jede Filialapotheke) zugeordnet, das mit 00001 beginnt. Eine W-IdNr. mit dem Unterscheidungsmerkmal 00001 könnte demnach z. B. DE123456789-00001 lauten. In der W-IdNr. sind weder Daten zu Person oder Betrieb noch Daten des zuständigen Finanzamts verschlüsselt.

Die Vergabe der W-IdNr. erfolgt seit diesem Monat stufenweise ohne Antragstellung. In der ersten Stufe werden zunächst W-IdNrn. mit dem Unterscheidungsmerkmal 00001 vergeben, wenn der wirtschaftlich Tätige zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet ist oder es sich um einen Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) handelt. Dies ist der Fall, wenn der Umsatz zzgl. der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird. Für wirtschaftlich Tätige, die keine dieser Voraussetzungen erfüllen, wird die W-IdNr. mit dem Unterscheidungsmerkmal 00001 voraussichtlich erst ab Juli 2025 vergeben. Die weiteren Unterscheidungsmerkmale bei Ausübung mehrerer wirtschaftlicher Tätigkeiten vergibt das BZSt ab 2026.

Wirtschaftlich Tätige, die bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) besitzen, werden über die Erteilung der W-IdNr. durch öffentliche Bekanntmachung informiert. Diese Mitteilung wird im Bundessteuerblatt veröffentlicht. Für wirtschaftlich Tätige ohne USt-IdNr. oder solche, die ihre wirtschaftliche Tätigkeit erst neu aufnehmen, erfolgt eine elektronische Benachrichtigung über ihr ELSTER-Benutzerkonto, sofern ein solches vorhanden ist. Im ELSTER-Benutzerkonto kann unter „Formulare und Leistungen“ und dort unter „Einwilligung zur elektronischen Bekanntgabe“ die Einwilligung erklärt werden, um diese Benachrichtigung schneller zu erhalten. Ohne diese Erklärung kann die Mitteilung der W-IdNr. mehrere Monate dauern. Eine Mitteilung der W-IdNr. per E-Mail oder Telefon ist aus datenschutzrechtlichen Gründen generell nicht gestattet.

Da die anderen IdNrn. mit der Einführung der W-IdNr. nicht entfallen, haben Steuerzahler bald bis zu vier steuerlich relevante Nrn.:

Die Steuer-IdNr. wird als eindeutiges Identifikationsmerkmal einer natürlichen Person nach § 139a AO im Verwaltungsverfahren auch nach Einführung der W-IdNr. parallel weiterverwendet, da die W-IdNr. nur im Fall einer wirtschaftlichen Tätigkeit vergeben wird, während jede natürliche Person in Deutschland eine Steuer-IdNr. zugeteilt bekommt.

Auch nach Einführung der W-IdNr. bleibt die Steuernummer in ihrer Funktion erhalten und ist auf den Steuererklärungsvordrucken der Landesfinanzbehörden zu verwenden. Die elektronischen Steuererklärungsvordrucke werden sukzessive um ein Feld zur Angabe der W-IdNr. ergänzt. Die Angabe der W-IdNr. einschließlich des Unterscheidungsmerkmals ist erst ab dem 01.01.2027 verpflichtend.

Die USt-IdNr. muss von Unternehmen, die grenzüberschreitend innerhalb der EU tätig sind, weiterhin verwendet werden. Ist die USt-IdNr. nicht mehr bekannt oder besteht Unsicherheit über deren Gültigkeit, kann ab Dezember 2024 eine erneute Mitteilung der W-IdNr. beantragt werden. Die Internetadresse hierfür wird rechtzeitig bekannt gegeben.