Wann ein Arbeitszimmer und wann Betriebsräume vorliegen – und was das für den Abzug heißt

Die Problematik beim Betriebsausgabenabzug betrieblich genutzter Räumlichkeiten ist deren örtliche Belegenheit. Wären diese außerhalb der privaten Wohnung – also z. B. in einem externe Büro – untergebracht, könnten Vermittler die Kosten problemlos als Betriebsausgaben abziehen. Nutzen Sie als Vermittler jedoch Räumlichkeiten innerhalb ihrer privaten Wohnung, hängt der Betriebsausgabenabzug von der Art der Nutzung der Räume ab. Drei „Nutzungsmodelle“ sind zu unterscheiden:

Nutzen Sie einen Raum sowohl betrieblich als auch privat, versagt das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug in Gänze. Die Aufwendungen für den Raum stehen dann nämlich mit den Kosten der privaten Lebensführung in Zusammenhang. Somit ist eine klare Trennung der Aufwendungen zwischen betrieblich und privat nicht möglich. Sprich: Das Arbeiten am Esstisch berechtigt nicht zum Abzug der anteilig auf das Esszimmer entfallenden Aufwendungen.

Der Abzug anteiliger Aufwendungen ist ebenso ausgeschlossen, wenn Sie in einem Raum lediglich eine „Arbeitsecke“, wie z. B. einen Schreibtisch, nahezu ausschließlich für Ihre Tätigkeit als Versicherungsvermittler nutzen (BFH, Beschluss vom 27.07.2015, Az. GrS 1/14, Abruf-Nr. 183407).

Wichtig | Leer gehen Sie in solchen Fällen dennoch nicht aus. Über drei Hintertüren können Sie zumindest eingeschränkt Betriebsausgaben absetzen:

Nutzen Sie einen Raum nahezu ausschließlich – d. h. zu mindestens 90 Prozent – für Ihre Tätigkeit als Vermittler, geht das Finanzamt davon aus, dass es sich um ein betrieblich genutztes häusliches Arbeitszimmer handelt.

Hintergrund | Ein Arbeitszimmer ist nach der BFH-Rechtsprechung ein Raum, der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre eingebunden ist. Er dient vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder -organisatorischer Arbeiten – und der Schreibtisch bildet regelmäßig das zentrale Möbelstück (BMF, Schreiben vom 15.08.2023, Az. IV C 6 – S 2145/19/10006 :027, Abruf-Nr. 236925, Rz. 3).

Bis 2022 konnten Vermittler die Aufwendungen für solche Arbeitszimmer entweder vollständig oder zumindest gedeckelt auf maximal 1.250 Euro absetzen. Das hat sich seit 2023 grundlegend geändert. Seither kommt es für den Abzug eines häuslichen Arbeitszimmers darauf an, ob sich im Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung befindet (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG):

Bleibt die Frage, wann sich denn im Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Betätigung befindet. Das Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt Ihrer Vermittlertätigkeit, wenn Sie darin – nach Würdigung des Gesamtbilds der Verhältnisse und der Tätigkeitsmerkmale – die Handlungen vornehmen und Leistungen erbringen, die für Ihre konkret ausgeübte betriebliche oder berufliche Tätigkeit wesentlich und prägend sind (z. B. Kundengespräche, -beratungen). Es kommt also auf den qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit an, nicht auf den zeitlichen (quantitativen) Umfang der Nutzung des Arbeitszimmers.

Üben Vermittler mehrere betriebliche und berufliche Tätigkeiten nebeneinander aus, ist keine Einzelbetrachtung der jeweiligen Tätigkeiten vorzunehmen. Vielmehr sind alle Tätigkeiten in ihrer Gesamtheit zu erfassen und zu beurteilen (BMF, Schreiben vom 15.08.2023, Rz. 12 ff).

Wichtig | Versorgungsbezüge bleiben bei dieser Betrachtung außen vor, da diese kein Tätigwerden erfordern (BFH, Urteil vom 11.11.2014, Az. VIII R 3/12, Abruf-Nr. 175134).

Beispiel und Abwandlung zeigen den Haken bereits: Weil Vermittler oft schwerpunktmäßig im Außendienst die ihr Berufsbild prägenden Tätigkeiten erbringen, können Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer ab 2023 nur noch im Ausnahmefall geltend gemacht werden. Die gute Nachricht: Es gibt einen Weg, um den vollständigen Abzug der auf den betrieblich genutzten Raum entfallenden Aufwendungen zu erreichen: Der „Weg“ heißt Betriebsräume.

Handelt es sich bei dem betrieblich genutzten Raum nicht um ein Arbeitszimmer, gelten die mit § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG für Arbeitszimmer eingeführten Abzugsbeschränkungen auch nicht. Ergo: Die Aufwendungen sind voll abziehbar.

Nicht als Arbeitszimmer einzustufende Betriebsräume liegen immer dann vor, wenn die Räume ihrer Ausstattung und Funktion nach nicht einem Büro entsprechen; auch dann, wenn sie ihrer Lage nach mit der Wohnung oder dem Haus des Vermittlers verbunden und somit in die häusliche Sphäre eingebunden sind.

Wichtig | Die private Mitbenutzung darf für den Abzug als Betriebsraum nur weniger als zehn Prozent betragen (BMF, Schreiben vom 15.08.2023, Rz. 6).

Wichtig | Dass Kunden oder angestellte Arbeitnehmer die in die private Wohnung integrierten und betrieblich genutzten Räume mangels einer separaten Eingangstür nur über den dem privaten Bereich zuzuordnenden Flur erreichen können, begründet keine Abzugsbeschränkung oder Einordnung der Räume als häusliches Arbeitszimmer (BFH, Urteil vom 29.01.2020, Az. VIII R 11/17, Abruf-Nr. 216749 sowie BMF, Schreiben vom 15.08.2023, Rz. 6).