Auswärtstätigkeiten: Wann die Lohnsteuer bei Mahlzeiten & Co. pauschaliert werden kann

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Mahlzeit eines Arbeitnehmers während einer Auswärtstätigkeit (z. B. einer auswärtigen Fortbildung), so liegt beim Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor. Gleiches gilt, wenn dem Arbeitnehmer im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird.

Wichtig | Für diesen Sachbezug lässt sich die 50-Euro-Freigrenze des § 8 Abs. 2 S. 11 EStG nicht nutzen. Denn der Sachbezug wird nicht nach § 8 Abs. 2 S. 1 EStG bewertet.

Eine Ausnahme gilt, wenn der Wert der Mahlzeit mehr als 60 Euro beträgt; in dem Fall lassen sich die günstigen Sachbezugswerte nicht nutzen – und die Erfassung als Arbeitslohn hat mit dem Wert der Mahlzeit zu erfolgen.

Leistet der Arbeitnehmer eine Zuzahlung für die gestellte Mahlzeit, mindert diese den geldwerten Vorteil (maximal auf null Euro).

Wichtig | Bei der Prüfung der 60-Euro-Grenze sind die Zuzahlungen des Arbeitnehmers jedoch nicht gegenzurechnen (BMF, Schreiben vom 25.11.2020, Az. IV C 5 – S 2353/19/10011 :006, Rz. 63, Abruf-Nr. 219235). Zuzahlungen lassen also die steuerliche Beurteilung der gestellten Mahlzeit unberücksichtigt und führen nicht zur Anwendbarkeit der amtlichen Sachbezugswerte. Bei der nachfolgenden Versteuerung der Mahlzeit wird die Zuzahlung hingegen mindernd berücksichtigt.

Die Erfassung der gestellten Mahlzeit als Arbeitslohn ist nicht unumstößlich. Denn § 8 Abs. 2 S. 9 EStG schreibt vor, dass der Ansatz einer nach § 8 Abs. 2 S. 8 EStG mit dem amtlichen Sachbezugswert bewerteten Mahlzeit (also Mahlzeiten im Wert von nicht mehr als 60 Euro) als Arbeitslohn immer dann unterbleibt, wenn beim Arbeitnehmer für ihm entstehende Mehraufwendungen für Verpflegung parallel ein Werbungskostenabzug nach § 9 Abs. 4a S. 1 bis 7 EStG in Betracht käme („Verpflegungsmehraufwand“).

Wichtig | Im Gegenzug für die entfallende Besteuerung des Sachbezugswerts wird die Verpflegungspauschale des Arbeitnehmers gekürzt. Maßgebend für die Kürzung ist jedoch nicht der amtliche Sachbezugswert für die Mahlzeit. Denn § 9 Abs. 4a S. 8 EStG bestimmt, dass die Kürzung bei einem dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellten Mittag- und Abendessen 40 Prozent bzw. bei einem Frühstück 20 Prozent der jeweiligen Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag beträgt. Maximal wird die Verpflegungspauschale jedoch auf null Euro gekürzt. Die Kürzung der Verpflegungspauschale beträgt deshalb 11,20 Euro (28 Euro x 40 Prozent).

Ohne Sonderregelung müssen die Sachbezüge in der Lohnabrechnung als steuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt berücksichtigt werden. Die Besteuerung erfolgt dann mit den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers, und auch Sozialabgaben fallen an.

Statt der individuellen Versteuerung und Verbeitragung gestattet § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1a EStG, dass der ermittelte Sachbezug auch mit einem Pauschalsteuersatz von 25 Prozent zzgl. Soli und gegebenenfalls Kirchensteuer versteuert werden kann. Der Vorteil: Die Besteuerung vereinfacht sich, und die Sozialabgaben entfallen (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Wichtig | Voraussetzung für die Pauschalierung ist, dass die Mahlzeit nach § 8 Abs. 2 S. 8 und 9 EStG bewertet wurde. Eine Pauschalierung für unübliche Mahlzeiten, also Mahlzeiten deren Wert die Grenze von 60 Euro übersteigen (wie im Beispiel 2), ist deshalb nicht möglich. Hier bleibt es bei der individuellen Versteuerung und Verbeitragung nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen.

In der Praxis wird die Pauschalierung insbesondere in zwei Fällen genutzt.

Die Pauschalierung kommt infrage, wenn der Arbeitnehmer während einer auswärtigen Tätigkeit eine Mahlzeit eingenommen hat, aber infolge einer zu geringen Abwesenheit keine Verpflegungspauschale geltend machen kann.

Die Pauschalierung wird auch genutzt, wenn für den Arbeitnehmer die für den Verpflegungsmehraufwand maßgebende Dreimonatsfrist abgelaufen ist:

Arbeitnehmer können im Rahmen einer Auswärtstätigkeit eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten geltend machen. Der Einzelnachweis höherer tatsächlicher Kosten ist nicht möglich. Für Inlandsreisen beträgt die abzugsfähige Pauschale (§ 9 Abs. 4a EStG)

Für Auslandsreisen sind die vom BMF veröffentlichten länderweise unterschiedlichen Pauschbeträge anzusetzen (§ 9 Abs. 4a S. 5 EStG). Die seit 01.01.2025 geltenden Pauschalen können dem BMF-Schreiben vom 02.12.2025, (Az. IV C 5 – S 2353/19/10010 :006, Abruf-Nr. 245476) entnommen werden.

Der Abzug der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand ist bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate beschränkt (§ 9 Abs. 4a S. 6 EStG). Diese Frist beginnt jedoch nur dann zu laufen, wenn der Tätigkeitsort innerhalb einer Woche an mindestens drei Tagen aufgesucht wird.

Die Dreimonatsfrist gilt nicht bei Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen, wie z. B. Fahrzeugen, Flugzeugen oder Schiffen oder einer Tätigkeit in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet.

Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt nach § 9 Abs. 4a S. 7 EStG zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich und kann z. B. auf Urlaub, Krankheit oder einer Fortbildung beruhen.

Der Arbeitgeber kann die als Werbungskosten abzugsfähigen Verpflegungsmehraufwendungen nach § 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG steuerfrei erstatten. In diesem Fall mindern sich die abzugsfähigen Werbungskosten des Arbeitnehmers (§ 3c Abs. 1 EStG).

Zu beachten ist, dass nicht immer die volle Pauschale steuer- und beitragsfrei erstattet werden kann. Denn wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während der Auswärtstätigkeit von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, mindert diese die Verpflegungspauschale (§ 9 Abs. 4a S. 8 EStG) – und damit auch den steuer- und beitragsfrei erstattungsfähigen Betrag.

Die Praxis zeigt, dass sich mit einer Erstattung von 67,20 Euro die restliche Verpflegung (immerhin viermal Abendessen und viermal Frühstück, ggf. noch ein Mittagessen am Freitag) oft nicht bezahlen lässt. Natürlich kann der Arbeitgeber auch die weitere Verpflegung stellen. Das schränkt jedoch die Flexibilität des Arbeitnehmers ein. Aus diesem Grund gehen manche Arbeitgeber dazu über, eine oberhalb der steuer- und beitragsfreien Erstattung liegende Zahlung zu leisten. Das Problem: Diese übersteigende Zahlung unterliegt der Besteuerung und den Sozialabgaben. Jedoch nicht immer. Die Lösung steckt in § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG.

Über § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG ist eine pauschale Besteuerung zulasten des Arbeitgebers mit 25 Prozent (zzgl. Soli und ggf. KiSt) möglich, soweit die gezahlte Vergütung die nach § 9 Abs. 4a S. 3, 5 und 6 EStG zustehenden (ungekürzten!) Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand um nicht mehr als 100 Prozent übersteigt.

Der Vorteil: Der Arbeitnehmer erhält einen hohen Nettobetrag für die Verpflegung während der Auswärtstätigkeit, und zugleich tritt infolge der Pauschalversteuerung eine Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung ein (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Wichtig | Die Pauschalbesteuerung kann nur für Zahlungen infolge einer Auswärtstätigkeit in Anspruch genommen werden. Sie gilt nicht für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung (R 40.2 Abs. 1 Nr. 4 LStR).