Kantinenmahlzeiten und Essensmarken: Wann die Lohnsteuer pauschaliert werden kann

Viele Arbeitgeber haben entweder eine firmeneigene Kantine eingerichtet oder geben Essensmarken für eine andere in der Region belegene Kantine aus. Das Problem stellt die Besteuerung dar. Denn diese ist äußerst kompliziert gestaltet. In R 8.1 Abs. 7 LStR hat die Finanzverwaltung die Grundsätze zur Besteuerung verankert, die je nach Art und Umfang der Mahlzeitengestellung erheblich voneinander abweichen.

Bei einer Vollverpflegung sind somit arbeitstäglich 11,10 Euro anzusetzen. Bei diesem Wert bleibt es aber nicht immer. Denn hat der Arbeitnehmer für eine Mahlzeit eine Eigenbeteiligung zu zahlen, ist nur insoweit ein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu erfassen, wie der vom Arbeitnehmer für eine Mahlzeit gezahlte Preis einschl. Umsatzsteuer den Sachbezugswert unterschreitet. Zahlt der Arbeitnehmer für die Mahlzeit mindestens einen Betrag in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts, ergibt sich kein Vorteil.

Wichtig | Manchmal wird die Kantine bzw. Gaststätte nicht überwiegend für die eigenen Arbeitnehmer betrieben, z. B. weil sie für die Öffentlichkeit zugänglich ist und auch Arbeitnehmer der umliegenden Betriebe versorgt. In dem Fall kann die Mahlzeitengestellung alternativ nach § 8 Abs. 3 EStG mit dem um vier Prozent geminderten üblichen Endpreis am Abgabeort bewertet werden. Vorteil: Es gilt ein jährlicher Steuerfreibetrag von 1.080 Euro.

In Betrieben mit nur wenigen Arbeitnehmern versorgt der Arbeitgeber regelmäßig die Arbeitnehmer in einer externen Kantine oder Gaststätte. Das kann auf zwei Arten geschehen – entweder sorgt der Arbeitgeber für verbilligte Mahlzeiten oder er vergibt Essensmarken & Co..

Im ersten Fall trägt der Arbeitgeber aufgrund vertraglicher Vereinbarung durch Zuschüsse oder andere Leistungen an den Betreiber der Kantine oder Gaststätte dazu bei, dass dieser Mahlzeiten verbilligt überlässt. Das geschieht dadurch, dass der Arbeitgeber dem Betreiber z. B. einen Zuschuss zahlt oder die für den Betrieb benötigten Räume bzw. Einrichtungsgegenstände, z. B. eine Industrieküche und Sitzgelegenheiten, verbilligt überlässt. Nicht erforderlich ist, dass die Mahlzeiten im Rahmen eines Reihengeschäfts zunächst an den Arbeitgeber und danach von diesem an die Arbeitnehmer abgegeben werden (R 8.1 Abs. 7 Nr. 2 LStR).

Auch hier werden die vom Arbeitnehmer empfangenen Mahlzeiten mit dem amtlichen Sachbezugswert abzüglich des vom Arbeitnehmer für eine Mahlzeit gezahlten Preises bewertet.

Im zweiten Fall vergibt der Arbeitgeber arbeitstäglich direkt an seine Arbeitnehmer Zuschüsse zu Mahlzeiten in Form von Papier-Essensmarken (z. B. Essensgutscheine, Restaurantschecks) oder digitalen Essensmarken (z. B. aufladbare Geldkarten, Apps). Diese kann der Arbeitnehmer dann im Lebensmitteleinzelhandel, einem Restaurant oder einer Kantine beim Erwerb einer Mahlzeit in Zahlung geben, sodass sich die Mahlzeit für den Arbeitnehmer verbilligt (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR). Die Bewertung dieses Sachbezugs erfolgt grundsätzlich mit dem Wert der Essensmarke.

Weitere Details hierzu regelt das BMF-Schreiben vom 18.01.2019 (Az. IV C 5 – S 2334/08/10006-01, Abruf-Nr. 206696).

Diese Sonderregelung für die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert – abzüglich etwaiger Eigenbeteiligungen – gilt nur dann nicht, wenn der Arbeitgeber ausschließlich Essensmarken gewährt und der Verrechnungswert der Essensmarke den Betrag nicht übersteigt, der sich nach Abzug der Eigenbeteiligung vom Sachbezugswert ergibt (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. b LStR).

Die sich nach obigen Erläuterungen ergebenden Sachbezüge müssen in der Lohnabrechnung der jeweiligen Arbeitnehmer als steuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt berücksichtigt werden. Die Besteuerung erfolgt dann mit den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers. Die in § 8 Abs. 2 S. 11 EStG verankerte Freigrenze für Sachbezüge von monatlich 50 Euro ist nicht zu berücksichtigen (keine Bewertung nach § 8 Abs. 2 S. 1 EStG).

Statt der individuellen Versteuerung kann der nach obigen Grundsätzen ermittelte steuerpflichtige Vorteil auch mit einem Pauschalsteuersatz von 25 Prozent versteuert werden (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG). Die Vorteile: Die Besteuerung vereinfacht sich, die Sozialabgaben entfallen (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Wichtig | Nicht anwendbar ist diese Pauschalierung auf die Fälle, in denen die unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten als Lohnbestandteil gewährt werden, z. B. im Hotel- und Gaststättengewerbe.

Mahlzeit muss mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen sein

Wichtig | Die Pauschalierung ist auch dann zulässig, wenn nur wenige Arbeitnehmer betroffen sind. Und sie ist auch dann möglich, wenn mehr als eine Mahlzeit arbeitstäglich gewährt wird.

Eine Sonderregelung gilt für die Ausgabe von Essensmarken.