Geschenke an Mitarbeiter: Wie Sie lohnsteuerlich im Autohaus alles richtig machen

Übergeben Sie Sachgeschenke, die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung führen, gehören diese als bloße Aufmerksamkeiten nicht zum Arbeitslohn; sie sind nicht steuerbar (R 19.6 Abs. 1 LStR). Aufmerksamkeiten sind Sachzuwendungen (z. B. Blumen, Genussmittel, Buch, Tonträger) bis zu einem Wert von 60 Euro inkl. Umsatzsteuer, die dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden (z. B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes). Geldzuwendungen gehören hingegen stets zum Arbeitslohn.

Wichtig | Der Wert von 60 Euro inkl. Umsatzsteuer ist eine Freigrenze. D. h.: Übersteigt der Wert des Geschenks diese Grenze, ist der Gesamtbetrag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Wichtig | Weihnachten und Neujahr sind keine persönlichen Anlässe, sodass die 60-Euro-Freigrenze hier nicht gilt.

Übergeben Sie an einen Mitarbeiter ein Geschenk, ist es beim Mitarbeiter nach Maßgabe des § 8 Abs. 2 bzw. 3 EStG in der Lohn- oder Gehaltsabrechnung als Sachbezug zu versteuern und unterliegt den Sozialabgaben. Geschenke sind als Sachzuwendung regelmäßig mit den um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreisen am Abgabeort zu bewerten (§ 8 Abs. 2 S. 1 EStG).

Wichtig | Sie können aber die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro nutzen, die für alle Sachzuwendungen aus dem Arbeitsverhältnis gilt. Sprich: Beläuft sich der Wert aller Sachbezüge eines Monats auf nicht mehr als 50 Euro, so bleiben diese nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG lohnsteuer- und beitragsfrei in der Sozialversicherung. Voraussetzung ist, dass sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Statt Sachgeschenken können Sie einem Mitarbeiter auch einen Gutschein oder eine Geldkarte schenken – und dafür die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro nutzen. Voraussetzung ist, dass die Karten dazu berechtigen, beim Arbeitgeber (was in Ihrem Fall eher unwahrscheinlich ist) oder bei einem Dritten eine konkrete Ware oder Dienstleistung zu beziehen.

Wichtig | Das BMF verlangt seit dem 01.01.2022, dass sich die Einlösungsmöglichkeit entweder räumlich auf den Aussteller des Gutscheins oder einen begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland bezieht oder ausschließlich auf eine sehr begrenzte Waren- oder Dienstleistungspalette beschränkt. Eine Barauszahlung darf nicht möglich sein (BMF, Schreiben vom 15.03.2022, Az. IV C 5 – S 2334/19/10007 :007, Abruf-Nr. 228328).

Geldleistungen sind ab dem ersten Euro steuerpflichtig, eine Anwendung u. a. der 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze scheidet aus. Schädlich sind auch sog. Prepaid-Geldkarten.

Aufwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen gehören dann nicht zum Arbeitslohn der Arbeitnehmer, soweit diese pro Teilnehmer 110 Euro brutto nicht übersteigen. Begünstigt sind zwei Veranstaltungen jährlich. Eingerechnet in den Freibetrag werden neben den Kosten für den äußeren Rahmen (wie z. B. Saalmiete, Musik, Dekoration) auch Geschenke im Wert bis zu 60 Euro brutto. Betragen die so ermittelten Kosten je Teilnehmer mehr als 110 Euro, ist nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig.

Geschenke im Wert von mehr als 60 Euro brutto, die anlässlich (und nicht „bei Gelegenheit“) der Feier übergeben werden, bleiben für die Prüfung, ob die 110 Euro überschritten sind, außen vor. Sie werden aber ebenfalls mit 25 Prozent zzgl. Soli und Kirchensteuer versteuert.

Verschenken Sie an Ihre Mitarbeiter Datenverarbeitungsgeräte wie PC, Laptops, Notebooks, Netbooks, Tablets, internetfähige Smartphones und Zubehör wie Laptoptasche oder Kopfhörer, unterliegen diese dem individuellen Lohnsteuerabzug und den Sozialabgaben. Sie können den Vorteil aber auch nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 EStG zu Ihren Lasten mit 25 Prozent zzgl. Soli und Kirchensteuer pauschalieren. Weiterer Vorteil: Der Vorteil ist beitragsfrei in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Ein Geschenk erfüllt seinen Zweck nicht, wenn es der Empfänger versteuern muss. Daher gestattet es § 37b EStG, dass Sie als zuwendender Arbeitgeber die Einkommensteuer auf Sachzuwendungen an Ihre Mitarbeiter mit einem Steuersatz von 30 Prozent pauschal übernehmen und abführen können (§ 37b Abs. 2 EStG). Hinzu kommen Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag; dabei können Sie die Kirchensteuer entweder nach dem sog. vereinfachten Verfahren oder dem Nachweisverfahren ermitteln (Oberste Finanzbehörden der Länder, gleichlautende Erlasse vom 08.08.2016, Abruf-Nr. 226995).

Voraussetzung für die Pauschalierung der Steuer ist allerdings, dass die Zuwendung betrieblich veranlasst ist (BFH, Urteil vom 12.12.2013, Az. VI R 47/12, Abruf-Nr. 140475). Zudem muss diese beim Empfänger dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen (BFH, Urteil vom 16.10.2013, Az. VI R 57/11, Abruf-Nr. 140168). Auf den Betriebsausgabenabzug bei Ihnen (als Zuwendenden) kommt es nicht an.

§ 37b EStG schafft keine eigenständige Einkunftsart und erweitert nicht den Lohnbegriff, sondern stellt lediglich eine besondere pauschalierende Erhebungsform der Einkommensteuer zur Wahl. Sprich: Eine Pauschalierung der Steuer kommt somit nicht in Betracht bei Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer i. S. v. R 19.6 LStR. Ausgenommen sind ferner Geschenke im Wert von bis zu zehn Euro (Streuwerbeartikel), da diese beim Empfänger ebenfalls nicht der Besteuerung unterliegen (BMF, Schreiben vom 19.05.2015, Az. IV C 6 – S 2297-b/14/10001, Rz. 10, Abruf-Nr. 176974). Zudem ist die Pauschalierung nicht anzuwenden, soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr den Betrag von 10.000 Euro als absoluten Höchstbetrag übersteigen oder wenn die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung den Betrag von 10.000 Euro als Höchstgrenze übersteigen (§ 37b Abs. 1 S. 3 EStG).

Wenden Sie die Pauschalierung nach § 37b EStG an, sind Sie Schuldner der pauschalen Steuer. Bemessungsgrundlage für die Steuer sind Ihre Aufwendungen einschl. Umsatzsteuer. Ein Abschlag für übliche Preisnachlässe (wie bei § 8 Abs. 2 S. 1 EStG) ist ebenfalls nicht vorzunehmen. Erfolgt eine pauschale Besteuerung, bleibt die Sachzuwendung bei der Ermittlung der Einkünfte des Empfängers unberücksichtigt (§ 37b Abs. 3 S. 1 EStG). Der Empfänger kann die pauschale Einkommensteuer auch nicht auf seine eigene Steuerschuld anrechnen (§ 37b Abs. 3 S. 2 i. V. m. § 40 Abs. 3 EStG). Damit der Beschenkte weiß, dass es sich um ein „richtiges“ Geschenk handelt, müssen Sie ihn davon unterrichten, dass Sie die Steuer übernommen haben (§ 37b Abs. 3 S. 3 EStG).

Wichtig | Sie können nicht für jedes Geschenk wählen, ob Sie eine Pauschalierung nach § 37b EStG vornehmen oder diese unterlassen. Denn die Pauschalierung ist einheitlich für alle Geschenke anzuwenden, die Sie innerhalb eines Wirtschaftsjahrs gewähren. Sie haben jedoch ein Wahlrecht, ob Sie § 37b EStG für alle Zuwendungen oder nur für Zuwendungen an Dritte (§ 37b Abs. 1 EStG) bzw. Arbeitnehmer (§ 37b Abs. 2 EStG) anwenden.

Geschenke an Mitarbeiter sind bei Ihnen immer als Betriebsausgabe abzugsfähig – ungeachtet der Höhe. Das sieht bei Geschenken an Geschäftspartner anders aus. Hier gilt jetzt eine Grenze von netto 50 Euro (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG; bis zum 31.12.2023 waren es noch netto 35 Euro). Geschenke an Kunden und Geschäftspartner, deren Wert die Grenze übersteigen, sind nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig. Doch was gilt, wenn Sie die Steuer für den Empfänger pauschaliert haben?

Ist der Empfänger des Geschenks einer Ihrer Mitarbeiter, ist auch die pauschale Steuer bei Ihnen ungeachtet der Höhe als Betriebsausgabe abzugsfähig. Ist der Empfänger des Geschenks ein Kunde oder Geschäftspartner, kommt es drauf an. Waren die Aufwendungen für das Geschenk selbst (also ohne Pauschalsteuer) abzugsfähig, dann ist auch die Pauschalsteuer abzugsfähig. Andernfalls muss die Pauschalsteuer als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe dem Gewinn hinzugerechnet werden (BMF, Schreiben vom 19.05.2015, Rz. 26).

In der Praxis erhalten Mitarbeiter Sachgeschenke nicht nur von Ihnen, sondern oft auch von dritten Unternehmen (z. B. von Ihren Kunden oder Geschäftspartnern). Diese sind bei den Mitarbeitern steuerpflichtig. Sie können die Steuer aber übernehmen – oder der Dritte kann nach § 37b EStG pauschalieren.