Erholungsbeihilfe statt Urlaubsgeld – eine lohnsteuerlich günstige Alternative

Zahlen Sie als Arbeitgeber Urlaubsgeld, fallen hohe Steuern und Sozialabgaben an. Oft kommt weniger als die Hälfte bei Ihrem Mitarbeiter an.

Eine attraktive Alternative zum Urlaubsgeld ist da die pauschal versteuerte Erholungsbeihilfe. Über § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 EStG können Sie Ihren Mitarbeitern eine pauschal mit 25 Prozent zulasten des Arbeitgebers besteuerte Erholungsbeihilfe zahlen. Diese Pauschalversteuerung führt zur Sozialversicherungsfreiheit, weil diese Lohnbestandteile nicht als sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt angesetzt werden (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Folgende Höchstbeträge sind dabei zu beachten:

Arbeitnehmer kann dabei auch derjenige sein, der geringfügig oder kurzfristig beschäftigt ist. Kinder sind diejenigen, die steuerlich als Kinder angesehen werden (§ 32 EStG). Das sind Kinder bis zum 18. Lebensjahr bzw. ab dem 18. Lebensjahr bis maximal zum 25. Lebensjahr in der Berufsausbildung.

Die Höchstbeträge beziehen sich dabei auf das Kalenderjahr und Arbeitsverhältnis. Es steht Ihnen frei, mehrere Erholungsbeihilfen jährlich zu gewähren, bspw. für den Sommer- und Winterurlaub.

Bei den Höchstbeträgen handelt sich um Freigrenzen. Die Summe der Erholungsbeihilfen darf im Kalenderjahr den Höchstbetrag nicht überschreiten, auch nicht um nur einen Cent. Denn dann handelt es sich um einen sonstigen Bezug, der regulär zu versteuern und zu verbeitragen ist (§ 39b Abs. 3 EStG).

Eine Erholungsbeihilfe setzt eine Erholungsmaßnahme voraus. Sie als Arbeitgeber müssen daher sicherstellen, dass die Beihilfe tatsächlich für Erholungszwecke verwendet wird. Der Begriff der „Erholungszwecke“ ist dabei allgemein gefasst und wird nicht näher definiert. Entsprechend handelt es sich bei Erholungszwecken nicht nur um eine längere Urlaubsreise, sondern Erholungszwecke sind auch (Tages-)Ausflüge, Wellnessbehandlungen, Freizeitpark- und Schwimmbadbesuche, Besuche von Touristeneinrichtungen, Ausflüge mit der Bahn und Ähnliches.

Unerheblich ist, ob die Erholungszwecke zu Hause erreicht oder dazu ein entfernter Ort aufgesucht wird. Die Zahlung der Erholungsbeihilfe muss lediglich in Zusammenhang mit der jeweiligen Maßnahme stehen.

Wird die Lohnsteuerpauschalierung angewandt, gehen damit zwei Vorteile einher: Einerseits wird die Erhebung der Lohnsteuer erheblich vereinfacht, und andererseits entfallen die Sozialabgaben (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV). Diese Vorteile haben aber einen Preis: Sie als Arbeitgeber tragen nun die pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent zzgl. Soli und gegebenenfalls Kirchensteuer.

Sie müssen die Zweckverwendung sicherstellen. Das müssen Sie dokumentieren. Sie haben also Nachweise über die Durchführung der Erholungsmaßnahme aufzubewahren und zum Lohnkonto zu nehmen, damit die Pauschalbesteuerung angewendet werden kann. Für die Nachweiserbringung existieren für die Praxis zwei durchaus einfache Varianten:

Bei Minijobbern hat Urlaubsgeld eine besondere Relevanz. Denn wurde die Minijobgrenze bereits ausgeschöpft, würde ein zusätzlich gezahltes Urlaubsgeld dazu führen, dass die Minijobgrenze überschritten wird und Steuern und Sozialabgaben anfallen. Anders sieht das bei der pauschal versteuerten Erholungsbeihilfe aus. Weil diese kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt darstellt, wird sie nicht auf die Minijobgrenze angerechnet. Durch die Erholungsbeihilfe haben Sie damit die Möglichkeit, auch an der Höchstgrenze arbeitenden Minijobbern ein kleines Urlaubsgeld zuzuwenden.

Die Anwendung der Lohnsteuerpauschalierung bei Erholungsbeihilfen nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 EStG setzt nicht voraus, dass die Beihilfe zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird (§ 8 Abs. 4 EStG). Das bedeutet: Ihre Mitarbeiter können eine pauschal besteuerte Erholungsbeihilfe auch im Wege einer Gehaltsumwandlung oder eines Gehaltsverzichts erhalten.

Die Erholungsbeihilfe bietet in der Praxis sowohl für Mitarbeiter als auch für Arbeitgeber Vorteile. Ein Problem für die Praxis könnte nun sicherlich der Umstand sein, dass die Höchstbeträge für eine Erholungsbeihilfe wahrlich nicht hoch sind und oft ein deutlich höheres Urlaubsgeld gezahlt werden soll.