Geschäftsbriefe und Rechnungen: Pflichtangaben kennen und in der Praxis richtig umsetzen

Gesetzliche Vorgaben bestehen nur für Vermittlerunternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind. Die Anforderungen an den Geschäftsbrief sind je nach Rechtsform des Unternehmens unterschiedlich. Sie richten sich nach folgenden Vorschriften und sind Punkt für Punkt verpflichtend einzuhalten.

Für ein nicht im Handelsregister eingetragenes Unternehmen, etwa ein Einzelunternehmer (Kleinunternehmer) oder eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), gibt es keine Vorschriften; bei der GbR ändert sich das aber ab 2024 (mehr dazu unten).

Der Begriff „Geschäftsbrief“ wird sehr umfassend verstanden. Er erfasst grundsätzlich alle schriftlichen Mitteilungen an außenstehende Geschäftspartner unabhängig von der Form.

Wichtig | Keine Geschäftsbriefe sind Mitteilungen, die sich nur an Adressaten innerhalb des Vermittlerunternehmens oder an einen unbestimmten Personenkreis außerhalb des Vermittlerunternehmens richten. Das sind z. B. interne Rundschreiben und Memos, Mitteilungen an die Gesellschafter, Werbeschriften und Postwurfsendungen.

Wichtig | Die Unternehmergesellschaft (UG) haftungsbeschränkt ist keine eigene Rechtsform. Für sie gilt das Gleiche wie für die GmbH.

Es ist Ihnen natürlich freigestellt, über die Pflichtangaben hinaus zusätzliche Angaben zu machen. Wir empfehlen Ihnen aus Sicht des Kundenservice auch Folgendes zu nennen:

Konkrete gesetzliche Vorgaben, wo die Angaben stehen müssen, gibt es nicht. Oft werden die Angaben in der Fußleiste aufgeführt. Aber genauso gut können sie im Briefkopf wiedergegeben werden. Sie sollten die genannten gesetzlichen Formvorschriften dringend einhalten. Denn Verstöße können teuer werden; Bußgelder drohen. Außerdem laufen Sie Gefahr, von Mitbewerbern kostenpflichtig abgemahnt zu werden, wenn die Pflichtangaben fehlen bzw. nicht korrekt sind.

Für einen Vermittler, der nicht im Handelsregister eingetragen ist (Kleingewerbe), bzw. für eine Vermittler-GbR, sind derzeit folgende Angaben empfehlenswert:

Wichtig | Um der GbR Publizität zu geben, die dem Rechtsverkehr Gewissheit über Haftung und Vertretungsverhältnisse verschafft, wird ab 2024 ein Gesellschaftsregister eingeführt, in das GbR eingetragen werden können; GbR mit Grundstückseigentum müssen bei der ersten Rechtsänderungen (Grundbuch) im Gesellschaftsregister eingetragen werden. Das sieht das Personengesellschaftsrechtsmodernisierungsgesetz vor.

Nach dem Wortlaut des Gesetzes müssen die Pflichtangaben stets „auf“ allen Geschäftsbriefen stehen. Dies hat für E-Mails zur Folge, dass die Angaben im Text der E-Mail selbst enthalten sein müssen; es genügt also nicht, diese in einem Dateianhang zu nennen. Nehmen Sie die Pflichtangaben in Ihre E-Mail-Signatur auf. So gehen Sie auf Nummer sicher.

Wer Honorarberatung betreibt, stellt dem Kunden die erbrachte Leistung in Rechnung. Bei diesen Rechnungen müssen Sie zusätzlich zu den obigen Angaben folgende Pflichtangaben machen.

Übrigens: Eine Rechnung muss nicht – auch nicht im Geschäftsverkehr – als solche bezeichnet sein. Es genügt, dass sich daraus ergibt, dass eine Leistung abgerechnet wird. Und die Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die erforderlichen Angaben dann insgesamt ergeben. Sie muss nicht unterschrieben werden, um gültig zu sein. Aus diesem Grund findet sich oft unter Rechnungen der Satz: Diese/Eine Rechnung ist auch ohne Unterschrift gültig.