Ab August: Novelle des Nachweisgesetzes erfordert Anpassung von Arbeitsverträgen

Aufgrund der Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen muss der deutsche Gesetzgeber insbesondere das Nachweisgesetz ändern. In diesem ist verankert, welchen Informations- und Dokumentationspflichten der Arbeitgeber nachkommen muss.

So verpflichtet das Nachweisgesetz Sie als Arbeitgeber, die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses dem Mitarbeiter schriftlich mitzuteilen. Während Sie dazu bisher aber einen Monat Zeit hatten (§ 2 Abs. 1 S. 1 NachweisG), müssen Sie diese Niederschrift nun bereits am ersten Arbeitstag dem Mitarbeiter vorlegen.

Es gilt weiterhin die strenge Schriftform. Die elektronische Form reicht – trotz voranschreitender Digitalisierung und harter Kritik aus der Wirtschaft – auch nach der Novellierung des Gesetzes nicht.

Vom Gesetzgeber neu geschaffen wurden Sanktionsmöglichkeiten. So wurde in das Nachweisgesetz eine Bußgeldvorschrift aufgenommen. Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das: Händigen Sie die erforderlichen Angaben nicht, nicht vollständig oder nicht in der vorgeschriebenen Weise aus, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 Euro pro Mitarbeiter geahndet werden kann.

Die neuen Pflichten gelten ab August 2022 und entfalten für Arbeitsverhältnisse Wirkung, die ab dem 01.08.2022 beginnen.

Bereits laufende Verträge, also Verträge von Mitarbeitern, die vor dem 01.08.2022 eingestellt wurden, müssen Sie nicht anpassen – es sei denn, Ihr Mitarbeiter fordert Sie auf, wesentliche Vertragsbedingungen mitzuteilen. Dann gilt eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung und das Kündigungsverfahren müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.

Nachfolgend erfahren Sie, um welche Punkte der Katalog an Nachweispflichten erweitert wurde. Prüfen Sie, ob die in Ihrem Vermittlerbetrieb verwendeten Musterarbeitsverträge die im Nachweisgesetz geforderten Informationen enthalten und passen Sie die Arbeitsverträge gegebenenfalls entsprechend an. Dazu können Sie die aufgeführten Musterklauseln verwenden. Diese helfen Ihnen, die Vorgaben des neuen Nachweisgesetzes umzusetzen.

Schließen Sie einen befristeten Arbeitsvertrag, ist die Angabe des Enddatums oder der vorhersehbaren Dauer des Arbeitsverhältnisses erforderlich. Das kann in Form einer konkreten Zeitbestimmung („für die Dauer von ...“) bzw. eines konkreten Enddatums erfolgen.

Handelt es sich um einen zweckbefristeten Arbeitsvertrag handelt, ist der Zweck anzugeben.

Sollte einer Ihrer Mitarbeiter – was der Ausnahmefall sein dürfte – nicht zwingend vor Ort im Vermittlerbetrieb arbeiten müssen, sondern seinen Arbeitsort frei wählen können, müssen Sie dies schriftlich fixieren, etwa wie folgt:

Anzugeben ist die Probezeit, die nach § 622 Abs. 2 BGB maximal sechs Monate betragen kann.

Sie müssen Ihren Mitarbeiter darüber informieren, wie sich dessen Gehalt zusammensetzt. Das muss auch die Vergütung von Überstunden, Zuschlägen, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen umfassen.

Umfasst das Gehalt auch andere Bestandteile, z. B. vermögenswirksame Leistungen, müssen Sie diese jeweils getrennt angeben. Wann und auf welche Weise (bar/unbar) das Gehalt ausgezahlt wird, findet sich üblicherweise schon jetzt in den Arbeitsverträgen, ist aber zwingend zu nennen.

Sie müssen Regelungen zur Arbeitszeit, zu Ruhepausen sowie zur Möglichkeit der Anordnung von Überstunden treffen und deren Voraussetzungen im Arbeitsvertrag schriftlich benennen.

Wenn Sie den Arbeitnehmern Fortbildungen anbieten, müssen Sie im Arbeitsvertrag darauf hinweisen. Diese Ergänzung steht im Kontext mit einer Änderung der Gewerbeordnung (§ 111 GewO). Danach sind Sie bei Pflichtfortbildungen Ihrer Mitarbeiter verpflichtet, die Kosten zu tragen. Diese dürfen Sie nicht den Mitarbeitern auferlegen. Diese Fortbildungen müssen auch während der regulären Arbeitszeit durchgeführt werden; ist dies nicht möglich, gilt diese Zeit als Arbeitszeit.

Die Regelung, die diese Besonderheiten bei der Fortbildung berücksichtigt, können Sie wie folgt formulieren.

Sagen Sie über einen Versorgungsträger eine betriebliche Altersversorgung zu, müssen Sie den Namen und die Anschrift dieses Versorgungsträgers im Arbeitsvertrag angeben.

Die Regelungen zur betrieblichen Altersversorgung werden üblicherweise in einer gesonderten Vereinbarung geregelt, die als Anlage zum Arbeitsvertrag aufgenommen wird.

Die Kündigungsfrist ist im Arbeitsvertrag anzugeben. Sie müssen darüber hinaus darauf hinweisen, dass die Kündigung schriftlich zu erfolgen hat, was sich aus § 623 BGB ergibt. Außerdem müssen Sie auf die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage (drei Wochen nach § 4 Kündigungsschutzgesetz) hinweisen.

Wichtig | Wenn Sie diese Hinweise versäumen, wird die Kündigung dadurch nicht unwirksam. Denn der Gesetzgeber weist ausdrücklich darauf hin, dass § 7 Kündigungsschutzgesetz weiter gilt. Danach wird auch eine rechtsunwirksame Kündigung wirksam, wenn die Klagefrist nicht eingehalten wird.