Satzungsgestaltung (Teil 4): So können Sie das Thema „Mitgliederversammlung“ gut regeln

Nach § 32 BGB ist die MV unabdingbares Hauptorgan des Vereins. Gesetzlich geregelt ist aber weder, wann die MV einberufen werden muss noch ein bestimmter Turnus für die Durchführung. Als Schutzklausel gegen eine willkürliche Blockade durch den Vorstand sieht das BGB lediglich das Minderheitenbegehren vor.

Die Zuständigkeit der MV muss nicht eigens geregelt werden. Denn die MV ist grundsätzlich für alle Angelegenheiten zuständig (§ 32 BGB). Nur Geschäftsführungs- und Vertretungsaufgaben fallen zwingend dem Vorstand zu. Die häufig in Satzungen zu findenden Auflistungen sind deswegen in fast allen Punkten überflüssig. Geregelt werden muss nur, wenn ein anderes Vereinsorgan – insbesondere der Vorstand – Zuständigkeiten erhält, die sonst der MV zufallen.

Zwar kann sich die Aufgabenteilung zwischen Vorstand und MV durch das sog. Vereinsherkommen – d. h. durch eine stillschweigende Bevollmächtigung – ändern. Dieser „gewöhnliche Geschäftskreis“ des Vorstands kann aber durch Beschluss der MV jederzeit wieder geändert werden und bedarf deswegen keiner Festlegung in der Satzung. Entsprechende Regelungen zur Zuständigkeit des Vorstands finden Sie im nächsten Teil der Beitragsreihe.

Es ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, wie oft eine Versammlung stattfinden muss. Das BGB verlangt auch keine turnusmäßigen Versammlungen. Dennoch ist es üblich, den Zeitpunkt der Versammlung in der Satzung wenigstens ungefähr zu bestimmen:

Vereine mit geringer Mitgliederbeteiligung können den Versammlungsturnus aber auch einfach offen lassen.

In diesem Fall entscheidet zunächst der Vorstand. Den Mitgliedern bleibt dann im Zweifel nur das Minderheitenbegehren, um eine Versammlung zu erzwingen.

Den Unterschied zwischen „ordentlicher“ und außerordentlicher Mitgliederversammlung kennt das Gesetz nicht. Üblicherweise ist damit eine turnusmäßige bzw. außerturnusmäßige Versammlung gemeint. Die Satzung muss das nicht weiter regeln. Es sei denn, bestimmte Beschlüsse sollen nur auf der turnusmäßigen Versammlung getroffen werden können. Davon ist aber abzuraten, weil die zeitnahe Beschlussfassung dadurch stark behindert wird.

Die „Berufung auf Verlangen einer Minderheit“ nach § 37 BGB ist eine Mitgliederschutzklausel, die durch die Satzung nicht abbedungen werden kann. Es kann lediglich das gesetzliche Quorum von zehn Prozent abgeändert werden. Das ist insbesondere bei Vereinen mit sehr kleinen Mitgliederzahlen sinnvoll, weil sonst zwei oder drei Mitglieder jederzeit eine Versammlung erzwingen könnten. Das Quorum muss aber unter 50 Prozent liegen.

Das Minderheitenbegehren ist vergleichsweise umständlich und langwierig, weil es zunächst an den Vorstand gerichtet werden muss und – wenn dieser die Einberufung nicht vornimmt – Mitglieder durch das Registergericht ermächtigt werden können. Die Satzung kann das vereinfachen, indem sie eine entsprechende Zahl von Mitgliedern zur Einberufung ermächtigt, wenn der Vorstand die Einberufung verweigert:

Zur MV einladen kann der Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl. Es bedarf also keines Beschlusses des Vorstands. Sind mehrere Vorstandsmitglieder einzelvertretungsberechtigt, könnten sie im Streitfall zu konkurrierenden Versammlungen einladen bzw. eine Versammlung wieder absagen, zu der das jeweils andere Vorstandsmitglied eingeladen hat. In diesem Fall sollte die Satzung die Zuständigkeit regeln bzw. einen Beschluss des Vorstands verlangen.

Regelt die Satzung das nicht anders, muss die Einladung zur MV in einer Form erfolgen, bei der sie den Mitgliedern direkt zugeht. Ohne nähere Regelung kann also per Brief eingeladen werden, der per Post oder Boten zugestellt wird. Sieht die Satzung eine „schriftliche“ Einladung vor, kann sie auch per E-Mail erfolgen, wenn dieses Medium im Verein nicht unüblich ist. Hier sollte die Satzung vor allem dann eine Klarstellung treffen, wenn zwingend per E-Mail eingeladen werden soll.

Mitglieder, die ihre Mail-Adresse nicht mitgeteilt oder aktualisiert haben, müssen dann nicht auf andere Weise eingeladen werden. Ebenfalls geregelt werden müssen alle Einladungsformen mit Medien, die weniger verbreitet sind als E-Mail (z. B. Messengerdienste) oder bei denen die Einladung nicht direkt zugeht (z. B. durch Aushang auf dem Vereinsgelände oder Ankündigung auf der Website des Vereins). Soll die Einladung durch Presseveröffentlichung erfolgen, muss angegeben werden, in welcher Zeitung oder Zeitschrift (z. B. örtliches Amtsblatt) das geschieht.

Eine bestimmte Ladungsfrist sieht das Gesetz nicht vor. Die Rechtsprechung hat aber klargestellt, dass diese Frist nicht zu kurz sein darf (mindestens zehn Tage). In der Regel empfiehlt sich eine Frist von mindestens 14 Tagen, bei überregional tätigen Vereinen drei bis vier Wochen. Bei der Fristberechnung wird der Tag der Zustellung nicht mitgezählt. Will der Verein davon abweichen, muss die Satzung das regeln:

§ 32 Abs. 1 BGB sieht vor, dass die Tagesordnung bereits bei der Einladung zur MV mitgeteilt wird und eine wirksame Beschlussfassung nur zu dort bereits genannten Tagesordnungspunkten möglich ist. Anträge zur Tagesordnung müssen die Mitglieder deswegen bereits vor der Einladung beim Vorstand stellen. Um dieses Verfahren zu vereinfachen, können Einladung und Mitteilung der Tagesordnung mittels Satzungsregelung getrennt werden:

Wichtig | Es ist zwar möglich, durch eine entsprechende Satzungsregelung die Tagesordnung erst bei der Versammlung festzulegen. Dann sind die Mitglieder aber – entgegen der Intention des Gesetzgebers – nicht vor überraschenden Beschlüssen geschützt.

In vielen Satzungen finden sich Regelungen zur Beschlussfähigkeit. Sie dienen in der Regel dem Mitgliederschutz. Weil nach BGB jede Mitgliederversammlung beschlussfähig ist, könnte nämlich eine kleine Minderheit von anwesenden Mitgliedern wesentliche Entscheidungen treffen, z. B. die Satzung ändern oder den Verein auflösen.

Wichtig | Trotzdem ist von einen Beschlussquorum abzuraten, weil es zur Beschlussunfähigkeit führen kann. Aus diesem Grund sehen Satzungen zusätzlich zum Beschlussquorum regelmäßig die sog. Eventualeinberufung vor. Die Regelung bewirkt, dass eine nicht beschlussfähige MV erneut einberufen werden kann und dann ohne Rücksicht auf die Zahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig ist. Damit wird der gewünschte Mitgliederschutz aber unterlaufen. Es entsteht lediglich ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand.

Die MV „im Wege der elektronischen Kommunikation“ ist mittlerweile in § 32 Abs. 2 BGB geregelt. Ohne vorherige Zustimmung der MV sind aber nur hybride Versammlungen zulässig. Das kann per Satzung abgeändert werden:

Wichtig | Die Satzung kann nicht regeln, dass Präsenzversammlungen völlig ausgeschlossen sind (weil der Beschluss über eine Verschmelzung des Vereins nach Umwandlungsrecht eine Präsenzversammlung erfordert). Das Registergericht würde eine entsprechende Satzungsregelung deswegen zurückweisen. Das technische Verfahren muss die Satzung nicht regeln und sollte es auch offen lassen, weil es eine Vielzahl von Anbietern gibt und künftige Technologien nicht ausgeschlossen werden sollten. Die Anforderung an eine solche virtuelle MV hat die Rechtsprechung mittlerweile definiert. Satzungsregelungen sind nur erforderlich, wenn Verfahren genutzt werden, die nur eine eingeschränkte Ausübung der Mitgliederrechte erlauben.

Nach wie vor sehr erschwert ist durch den Gesetzgeber die schriftliche Beschlussfassung. Auch wenn sie über elektronische Verfahren wie E-Mail oder Voting-Tools erfolgt, müssen alle Mitglieder dem Verfahren zustimmen und sich auch beteiligen. Das kann per Satzung abgeändert werden. So ist eine unkomplizierte Beschlussfassung ohne Einberufung der Mitgliederversammlung möglich:

Wichtig | Es kann sinnvoll sein, diese Form der Beschlussfassung für weitreichende Beschlüsse auszuschließen:

Eine Übertragung des Stimmrechts ist nur möglich, wenn die Satzung das vorsieht. Damit eine kontrollierte Stimmauszählung sichergestellt ist, sollte die Satzung ein entsprechendes Verfahren vorgeben:

Die Protokollierung der Versammlungsbeschlüsse ist eine Pflichtklausel (§ 58 Nr. 4 BGB). Das Protokoll der Mitgliederversammlung muss den Mitgliedern nicht offen gelegt oder gar zugesendet werden. Es ist nur bei „berechtigtem Interesse“ einsehbar.

Wichtig | Weil das Protokoll Beweisfunktion hat und für eine Anfechtung der Beschlüsse von Bedeutung sein kann, ist es dennoch sinnvoll, es den Mitgliedern zugänglich zu machen:

Die Gültigkeit eines Beschlusses kann von jedem Mitglied angefochten und auch gerichtlich überprüft werden. Die Rechtsprechung hat bisher keine einheitlichen Fristen für diese Anfechtung festgelegt. Damit der Verein eine zeitnahe Rechtssicherheit der Beschlüsse herstellen kann, kann die Satzung eine entsprechende Frist regeln.

Damit der Zeitpunkt der Bekanntgabe nicht in Frage steht, kann das die Satzung regeln: