Betriebsveranstaltung: Welche Steuerfallen bei Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug lauern

Richten Sie als Arbeitgeber für Ihre Belegschaft eine Betriebsveranstaltung, also z. B. eine Weihnachtsfeier oder ein Sommerfest, aus, können Sie grundsätzlich alle Aufwendungen im Zusammenhang mit der Veranstaltung als gewinnmindernde Betriebsausgabe geltend machen.

Eine Ausnahme gibt es: Handelt es sich nämlich nach der allgemeinen Verkehrsanschauung um unangemessene Aufwendungen, sind diese nicht abziehbar. Dabei stellt das Wort „unangemessen“ auf die jeweiligen Branchenverhältnisse ab (§ 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG). Für das Gros an Arbeitgebern gilt: Servieren Sie Ihrer Belegschaft ein mit Blattgold überzogenes Steak, wird das Finanzamt Ihnen den Betriebsausgabenabzug wohl versagen.

werden die auf diese Teilnehmer entfallenden Aufwendungen so behandelt, wie sie außerhalb der Betriebsveranstaltung zu behandeln wären. Das bedeutet: Der Betriebsausgabenabzug für diese Teilnehmer unterliegt den Abzugsbeschränkungen für Bewirtung und Geschenke. Für den Abzug der Aufwendungen für Geschenke müssen Sie den Empfänger gesondert aufzeichnen und die Grenze von 50 Euro beachten (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Für die Bewirtungskosten müssen Sie die Teilnehmer sowie den Grund und Anlass der Bewirtung dokumentieren, um zumindest 70 Prozent der Aufwendungen absetzen zu können (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).

Wichtig | Die Betriebsveranstaltung ist keine Betriebsveranstaltung mehr, wenn der Anteil an externen Gästen mehr als 50 Prozent der gesamten Teilnehmerzahl ausmacht (BMF, Schreiben vom 14.10.2015, Az. IV C 5 – S 2332/15/10001, Abruf-Nr. 145573, Tz. 1). Ist das bei Ihrer Betriebsveranstaltung der Fall, gilt der eingeschränkte Betriebsausgabenabzug für Bewirtungskosten für alle Teilnehmer, also auch für Ihre eigenen Arbeitnehmer.

Für den Vorsteuerabzug aus den Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung ist zunächst auf die lohnsteuerlichen Grundsätze abzustellen. Das gilt für die Fragen, ob eine Betriebsveranstaltung vorliegt und sich die auf den einzelnen Teilnehmer entfallenden Kosten ermitteln. Dann enden jedoch die Gemeinsamkeiten zwischen Lohn- und Umsatzsteuer.

Für Zwecke des Vorsteuerabzugs müssen Sie prüfen, ob die Betriebsveranstaltung eine überwiegend durch Ihr unternehmerisches Interesse als Arbeitgeber veranlasste Zuwendung darstellt. Nur dann gibt es den Vorsteuerabzug.

Wichtig | Das Finanzamt geht immer dann automatisch davon aus, dass Ihr unternehmerisches Interesse im Vordergrund steht, wenn der Bruttobetrag je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung 110 Euro nicht übersteigt, und Sie maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr durchführen (Abschn. 1.8 Abs. 4 Nr. 6 UStAE). Im Gegensatz zur Lohnsteuer handelt es sich bei den 110 Euro in der Umsatzsteuer jedoch nicht um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze (BFH, Urteil vom 09.12.2023, Az. V R 16/21, Abruf-Nr. 236462).

Wird die Freigrenze von 110 Euro überschritten, ist von einer überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlassten unentgeltlichen Zuwendung auszugehen. Daran ändert auch der mittelbar verfolgte Zweck nichts, mit der Veranstaltung das Betriebsklima zu fördern (BFH, Urteil vom 09.12.2010, Az. V R 17/10, Abruf-Nr. 112077). Folglich besteht für den Arbeitgeber auch kein Vorsteuerabzug (Abschn. 15.15 Abs. 2 Bsp. 3 UStAE); BFH, Urteil vom 10.05.2023, Az. V R 16/21, Abruf-Nr. 236462). Mangels Vorsteuerabzug findet aber auch keine Wertabgabenbesteuerung statt (§ 3 Abs. 1b S. 2 UStG).

Der Vorsteuerabzug für externe Gäste richtet sich nach den allgemeinen Regelungen des § 15 UStG. Somit spielt die Freigrenze von 110 Euro bei ihnen also keinerlei Rolle. Entscheidend ist, dass Sie bei Geschenken den Empfänger dokumentieren und den „Geschenke-Grenzwert“ von 50 Euro einhalten. Bei den Bewirtungskosten müssen Sie die bewirtete Person sowie den Grund und Anlass der Bewirtung dokumentieren (§ 15 Abs. 1a S. 1 UStG). Eine Begrenzung des Vorsteuerabzugs bei Bewirtungskosten auf 70 Prozent wie beim Betriebsausgabenabzug gibt es hier jedoch nicht (§ 15 Abs. 1a S. 2 UStG).