Welche Aufwendungen Führungskräfte absetzen dürfen: Alles rund um die Bewirtung

Werbungskosten sind Aufwendungen zum Erwerb, Sichern und Erhalt von Einnahmen. Sie sind bei der Einkunftsart abzuziehen, bei der sie erwachsen sind. So steht es in § 9 Abs. 1 S. 1 und 2 EStG. Darauf aufbauend finden sich ab S. 3 der Vorschrift die typisierenden Beispiele für Werbungskosten wie z. B. Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte, Beiträge an Berufsverbände und Reisekosten. Diese Grunddefinition gilt für „normale“ Arbeitnehmer genauso wie für Führungskräfte. Eine Spezialvorschrift für Führungskräfte gibt es nicht.

Doch in § 9 Abs. 1 EStG und seinen Sätzen steckt – das sei schon mal vorweggenommen – jenseits der „allgemein bekannten Werbungskosten“ noch einiges an Steuersparpotenzial. Der Grund dafür: Zwischen den Aufwendungen und den steuerpflichtigen Einnahmen muss lediglich ein objektiver Veranlassungszusammenhang bestehen. Sprich: Die Aufwendungen müssen objektiv mit dem Beruf zusammenhängen und subjektiv zu dessen Förderung erbracht werden (BFH, Urteil vom 01.02.2007, Az. VI R 25/03, Abruf-Nr. 071086).

Bei der Frage, ob eine Führungskraft Bewirtungskosten für Geschäftspartner und Kunden sowie unterstellte Mitarbeiter und Arbeitnehmer desselben Arbeitgebers als Werbungskosten abziehen darf, ist dreistufig zu prüfen. Nämlich:

Für den Abzug von Bewirtungskosten ist in erster Linie der Anlass der Bewirtung maßgebend. Er muss beruflicher Natur sein (BFH, Urteil vom 10.07.2008, Az. VI R 26/07, Abruf-Nr. 082984 und Urteil vom 20.01.2016, Az. VI R 24/15, Abruf-Nr. 187517). Weitere Kriterien können der Ort der Veranstaltung, der Veranstalter, die Teilnehmer und die Modalitäten der Durchführung sein. Ergo: Letztlich entscheidend für die steuerliche Einordnung sind die Gesamtumstände des Einzelfalls.

Bewirtet die Führungskraft einen Geschäftspartner (z. B. anlässlich eines Vertragsabschlusses), ist die erforderliche Veranlassung unstrittig gegeben. Es können aber auch herausgehobene persönliche Ereignisse beruflicher Natur sein. Das ist z. B. bei einem Dienstjubiläum der Fall, weil bei diesem die Führungskraft den eingeladenen Arbeitnehmern ihren Dank und ihre Anerkennung für die geleistete Treue ausspricht (BFH, Urteil vom 20.01.2016, Az. VI R 24/15, Abruf-Nr. 187517). Ebenso sind nach den Umständen des Einzelfalls abzugsfähig:

Für eine berufliche Veranlassung muss auch der Ort der Bewirtung sprechen:

Neben Anlass und Ort ist auch auf den Teilnehmerkreis abzustellen:

Zudem ist bei der Würdigung sämtlicher Umstände zu berücksichtigen, wer die Einladung zu der Bewirtung ausgesprochen hat:

Ist die Bewirtung beruflich veranlasst, ist zu prüfen, welche Aufwendungen abzugsfähig sind. Die Abzugsfähigkeit ist nämlich nicht automatisch für sämtliche Aufwendungen gegeben. Nehmen an der beruflich veranlassten Bewirtung Personen aus privatem Anlass teil (z. B. Familienangehörige, Freunde und Nachbarn), sind die auf diese Personen entfallenden Aufwendungen – trotz beruflicher Veranlassung der Bewirtung – nicht abzugsfähig. In dem Fall sind die Gesamtkosten der Bewirtung auf die Teilnehmer nach Köpfen aufzuteilen (BFH, Urteil vom 08.07.2015, Az. VI R 46/14, Abruf-Nr. 180249).

Bei einer Bewirtung durch einen Arbeitnehmer, also auch durch eine Führungskraft, wird die Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG über § 9 Abs. 5 S. 1 EStG sinngemäß angewendet. Das hat zur Folge, dass zu unterscheiden ist, wer bewirtet wird und ob die Bewirtung geschäftlich veranlasst ist.

Außerdem kann die Feier eines runden Geburtstags nicht geschäftlich veranlasst und somit vollständig abzugsfähig sein. Das ist der Fall, wenn die Feier nicht in erster Linie der Ehrung des Jubilars, sondern dem kollegialen Miteinander und daher der Pflege des Betriebsklimas dient, der Jubilar mit der Einladung der Belegschaft Dank und Anerkennung zollt oder gefestigten betrieblichen Gepflogenheiten Rechnung trägt (BFH, Urteil vom 10.11.2016, Az. VI R 7/16, Abruf-Nr. 190987). Entsprechend lassen sich auch die Aufwendungen für eine betriebsinterne Feier anlässlich eines Dienstjubiläums vollständig absetzen, wenn die Führungskraft die Gäste nach abstrakten berufsbezogenen Kriterien einlädt (BFH, Urteil vom 20.01.2016, Az. VI R 24/15, Abruf-Nr. 187517).

In allen anderen Fällen liegt eine berufliche Bewirtung aus geschäftlichem Anlass vor, klassischerweise also die Bewirtung von Geschäftspartnern und Kunden des Arbeitgebers. Deshalb sind die Aufwendungen nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nur zu 70 Prozent als Werbungskosten abzugsfähig. Um diesen verringerten Abzugsbetrag zu erhalten, muss die bewirtende Führungskraft zudem die Nachweispflichten des § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG erfüllen. Das bedeutet: Neben dem Nachweis der beruflichen Veranlassung der Bewirtungsaufwendungen sind der Ort, der Tag, die Teilnehmer und der Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen aufzuzeichnen.