Nutzung von Übungsleiter- und Ehrenamtsfreibetrag: So erfüllen Sie Ihre Nachweispflichten

Ein gemeinnütziger Verein mit dem Satzungszweck der Förderung der Bildung und Erziehung von Kindern und Jugendlichen, insbesondere der Prävention gegen Gewalt und Missbrauch sowie der Gesundheitsförderung bot Schulungs- und Trainingsmaßnahmen sowie Seminare an. Dafür beschäftigte der Verein Mitarbeiter (sog. Honorarkräfte), die neben der Kursleitung auch Helfer- und Bürotätigkeiten übernahmen.

Der Verein schloss mit den Honorarkräften einen Honorarvertrag und legte die Stundensätze (10,00 Euro je Trainingsstunde bzw. 5,00 Euro je Stunde für Helfertätigkeiten) fest. Eine wöchentliche oder monatliche Arbeitszeitvereinbarung wurde nicht getroffen. Die Arbeitszeit wurde wöchentlich zwischen dem Verein und den Honorarkräften festgelegt. Zum Nachweis der geleisteten Stunden erstellten die Mitarbeiter monatlich rückwirkend einen Nachweis. Die Honorarkräfte hatten eine monatliche Arbeitszeit von bis zu 80 und mehr Stunden. Aus den Stundennachweisen ging nicht genau hervor, in welcher Zeit welche Tätigkeit ausgeübt wurde.

Im Zuge einer Betriebsprüfung stellte die Deutsche Rentenversicherung Bund fest, dass weder eine selbstständige Tätigkeit vorgelegen noch der Verein die Voraussetzungen für den Übungsleiter- und Ehrenamtsfreibetrag nachgewiesen hatte. Entsprechend behandelte die Rentenversicherung die Vergütungen als sozialversicherungspflichtig und forderte Sozialversicherungsbeiträge nach.

Der Verein klagte gegen diese Nachforderung mit drei verschiedenen Argumentationssträngen und unterlag damit sowohl beim SG als auch beim LSG. Das LSG begründete seine Entscheidung wie folgt (LSG Sachsen-Anhalt, Urteil vom 13.07.2023, Az. L 3 BA 26/21, Abruf-Nr. 236963):

Das LSG lehnte eine freiberufliche Tätigkeit der Honorarkräfte ab. Zur Begründung führte es aus, dass bereits der Parteiwille bei Abschluss des Honorarvertrags nicht auf eine selbstständige Tätigkeit gerichtet war. Zudem waren die Honorarkräfte in den Betrieb eingegliedert, da bereits die Art der Tätigkeit – Helfer- und Betreuertätigkeiten – keine andere Zuordnung zulassen. Die Honorarkräfte trugen auch kein Unternehmerrisiko. Dass die Honorarkräfte einen Auftrag hätten ablehnen können, tritt bei der Abwägung zurück.

So wie die Voraussetzungen für den Übungsleiterfreibetrag nicht erfüllt waren, war es nach Ansicht des LSG auch beim Ehrenamtsfreibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG. Es fehlte vor allem an der „Nebenberuflichkeit“.

Das LSG prüfte sogar die Frage, ob die Vergütungen teilweise als pauschaler Aufwandsersatz behandelt werden konnten. Bei den Honorarkräften fielen aber weder Fahrtkosten an noch konnte der Verein plausibel machen, dass er mit der Vergütung Kosten für eigene Arbeitsmittel (wie Kleidung oder EDV-Geräte) ersetzt hatte. Ein pauschaler Aufwandsersatz lag somit nicht vor.

Das Urteil des LSG ist zwar zu einem Verein ergangen. Es ist aber auch für Stiftungen relevant, die den Übungsleiter- und Ehrenamtsfreibetrag nutzen.

Das Urteil zeigt, dass die Nachweispflichten bei der Nutzung des Übungsleiter- und Ehrenamtsfreibetrags überschaubar sind. Bestimmte Formvorschriften gibt es hier nicht, auch wenn sich ein schriftlicher Vertrag unbedingt empfiehlt.

Nachgewiesen werden muss, dass die wöchentliche Arbeitszeit weniger als ein Drittel einer vergleichbaren Vollzeittätigkeit beträgt (pauschal 14 Stunden). Dabei wird die durchschnittliche Arbeitszeit im gesamten Beschäftigungszeitraum zugrunde gelegt. Eine gelegentliche Überschreitung des Zeitumfangs ist also kein Problem. Außerdem muss bei Nutzung des Übungsleiterfreibetrags dokumentiert werden, dass die Art der Tätigkeit inhaltlich den Anforderungen entspricht. Dafür kommen folgende Nachweise in Frage:

Am besten ist ein Vertrag, aus dem die Art der Tätigkeit und die wöchentliche oder monatliche Arbeitszeit hervorgeht. Werden verschiedene Tätigkeiten ausgeübt, die nicht alle begünstigt sind, müssen sie nach Stunden aufgeschlüsselt werden, damit für einen Teil der Vergütung der Freibetrag genutzt werden kann.

Dabei muss natürlich sichergestellt sein, dass die Vereinbarungen tatsächlich auch so gelebt werden. Davon muss die Rentenversicherung Bund aber ausgehen, wenn die Dokumentation plausibel ist und von keinem der Beteiligten bestritten wird.

Kann der Zeitumfang vorab nicht festgelegt werden, müssen die Mitarbeiter Stundenaufstellungen vorlegen, aus denen hervorgeht, welche Tätigkeiten sie jeweils in welchem Stundenumfang ausgeübt haben. Das kann bei Honorarkräften auch im Rahmen der gestellten Rechnungen erfolgen.