Änderungen und Nachträge zum Bauantrag: Zusatzhonorar sichern und Risiken vermeiden

Wird durch eine vom Auftraggeber angeordnete Planungsänderung im Zuge der Planungsvertiefung oder Bauausführung davon, also auch von den durch die Genehmigungsbehörde gestempelten Planungsunterlagen, abgewichen, hat das vielfältige Konsequenzen:

Wichtig | Es geht also nicht nur darum, Genehmigungsrisiken zu vermeiden, sondern Vorsorge dafür zu treffen, dass Sie notwendige Planungsänderungen auch honoriert bekommen. Die Einhaltung strenger bauordnungsrechtlicher Bestimmungen und die formal gesicherte Durchsetzung von Änderungshonorar sind also zwei Seiten ein- und derselben Medaille.

Es gilt der Grundsatz: Genehmigungsrisiken (und Honorarrisiken) sollten Sie keinesfalls übernehmen. Denn die haben Sie (außer bei Planungsmängeln) nicht zu vertreten. Wir zeigen heute, wie das am besten geht.

Es gibt eine ganze Reihe von Planungsinhalten, die nicht ohne Nachtrag zum Bauantrag, also Nachtragsbaugenehmigung, geändert werden dürfen.

Stellt sich im Zuge der Planungsvertiefung – oder noch schlimmer – kurz vor der Schlussabnahme durch die Behörde heraus, dass (auch vermeintlich kleinere aber) genehmigungsrelevante Abweichungen baulich umgesetzt wurden, kann die Bauaufsicht die Inbetriebnahme untersagen oder diese nur unter strengen Auflagen (Nachfrist zur Legalisierung der Änderungen) genehmigen.

Das kann erhebliche Schadenersatzforderungen des Auftraggebers nach sich ziehen, wenn Sie als Planer den Auftraggeber auf die Risiken und deren Tragweite nicht ausreichend hingewiesen hatten.

Der Auftraggeber kann sich hier nicht aus der Verantwortung stehlen. Werden auf der Baustelle Abweichungen von der Baugenehmigung (auch von den abgestempelten Planungsunterlagen) realisiert, handelt es sich formal um einen bußgeldbewerten (anteiligen) Schwarzbau. Auch die Bauüberwachung darf dies nicht wissentlich dulden, sonst übernimmt sie ebenfalls ein Risiko.

Oft werden Nachträge zum Bauantrag terminlich gebündelt, damit der Verwaltungsaufwand und die Gebühren verhältnisgerecht sind. Demgegenüber ist jedoch zu berücksichtigen, dass enorme zeitliche Verzögerungen bei der Einreichung von Nachtragsbauanträgen das Genehmigungsrisiko erhöhen. Das Risiko besteht insbesondere darin, dass vorgesehene Änderungen (trotz vorheriger Abstimmung) nicht oder nur mit Auflagen genehmigungsfähig sind. Dann stellt sich immer die Frage, wer die daraus resultierenden Mehrkosten verantwortet. Die Genehmigungsbehörde ist es nicht, denn die darf bis zur endgültigen Nachtragsbaugenehmigung autonom entscheiden.

Um „Genehmigungsärger“ zu minimieren, sind die Vorleistungen für die Nachträge zum Bauantrag, Ihre Planungsänderungen, möglichst zeitnah zu erarbeiten. An dieser Stelle greift § 650b BGB. Das BGB ist hier wesentlich konkreter als die HOAI, die nur die Honorarhöhe, aber nicht das Zustandekommen eines Planungsnachtrags regelt. Nach BGB müssen Sie nicht auf bloßen Zuruf arbeiten, sondern auf Grundlage einer gesetzlichen, der Regelung des § 650b BGB entsprechenden, Leistungs- und Vergütungsvereinbarung. Ihre Position, diese durchzusetzen, ist an dieser Stelle stark.

Sie (und alle weiteren Planungsbeteiligten) reichen gemäß § 650b ein Angebot zur Erarbeitung des Nachtrags zum Bauantrag ein, bevor Sie planerisch mit der Änderung starten. Dann beginnt die Mitwirkungspflicht des Auftraggebers (§ 642 BGB), es läuft die Uhr. Der Gesetzgeber hat in § 650b BGB nämlich geregelt, dass immer dann, wenn keine Vereinbarung in Textform über die mit der Änderung zusammenhängende Mehr- oder Mindervergütung erzielt werden kann, frühestens 30 Tage nach Eingang des Änderungsbegehrens beim Planer die Änderung angeordnet werden darf. Die Frist soll die Vertragsparteien dazu anhalten, eine Honorarvereinbarung zum Änderungshonorar sofort im Zuge der Änderungsregelung zu treffen.

Wichtig | Stress, der besonders gegen Ende des Projekts droht, wenn man „schnell-schnell“ alles auf einmal nachträglich einreichen will, betrifft im Ergebnis den Auftraggeber selbst, wenn Sie ihn rechtzeitig auf diese Risiken hinweisen. Wer glaubt, dass die Behörden da nicht so genau hinschauen, irrt. Das liegt daran, dass sie seit kurzem immer öfter behördenintern Rechenschaft über die Höhe ihrer Personalkosten und Stellenpläne ablegen müssen. Das gelingt den Dienststellen oft anhand der „erwirtschafteten Gebühren“, wozu auch die Nachtragsgebühren zu Bauanträgen zählen. Das bedeutet, dass die Genehmigungsbehörden hier in Zukunft pro-aktiv agieren.

Um einen praxisgerechten Ablauf zu erreichen, sollte mit der Genehmigungsbehörde rechtzeitig abgestimmt werden, in welchen zeitlichen Abständen oder bei welchen inhaltlichen Änderungen Nachträge zum Bauantrag eingereicht werden. Bedenken Sie aber, dass das Genehmigungsrisiko erst dann weg ist, wenn der Nachtrag zum Bauantrag (auch Tektur genannt) genehmigt ist.

Ändert die Genehmigungsbehörde z. B. nach der ersten Abstimmung über die Genehmigungsfähigkeit der vorgesehenen Änderung und vor der Erteilung der Nachtragsgenehmigung ihre Auffassung, ist das nicht deren Problem. Denn sie darf im Rahmen ihres Ermessensspielraums so entscheiden. Je höher das Genehmigungsrisiko, umso eher sollten deshalb Nachträge bei der Genehmigungsbehörde eingereicht werden.

In diesen Prozessen ist auch zu unterscheiden, wer Auslöser der erforderlichen Nachträge ist. Ist das der Auftraggeber (z. B. durch Planungsänderungsanweisungen), muss er die Folgen wie Zusatzhonorare, Terminverschiebungen und Baukostenveränderungen tragen. Liegen Planungsfehler vor, sind diese vom betreffenden Planer selbst zu beseitigen.

Um das Genehmigungsrisiko gerecht zu verteilen, ist eine entsprechende vertragliche Regelung notwendig. Sie soll vermeiden, dass durch das „Nichttreffen von Entscheidungen“ wertvolle Zeit vergeudet wird und die Risiken für alle Beteiligten erhöht werden.

Diese Vereinbarung, die sowohl im Planungsvertrag – als auch als Nachtrag – geregelt werden kann, kann wie folgt aussehen:

Wichtig | Der Vorteil einer solchen Regelung besteht darin, dass die ansonsten üblichen negativen Folgen (Terminverzögerungen, Mehrkosten) vermieden werden. Davon profitiert also der Auftraggeber. Seine „Gegenleistungen“ besteht in Form schneller Leistungs- und Vergütungsvereinbarungen und der Übernahme des Genehmigungsrisikos.

Stehen o. g. Änderungen an, ist Ihre Beratung noch einmal gefragt. Das nachfolgende Musterangebotsschreiben greift insbesondere den Fall auf, dass der Auftraggeber auf Zeit spielt und nicht entscheiden will. Die dort angebotene Honorierung nach Zeitaufwand ist nur eine von mehreren Optionen zur Honorarermittlung.