Digitale Rechnungen: Empfehlungen aus der Beratungspraxis für den steuersicheren Umgang

Wenn auch der überwiegende Teil der Rechnungskorrespondenz elektronisch erfolgt, so sind die wenigsten Planungsbüros zu 100 Prozent digital aufgestellt. Das bedeutet, dass es sowohl Papierrechnungen als auch elektronische Rechnungen gibt.

Die allgemeinen Grundsätze zur Form und Dauer der Aufbewahrung ergeben sich aus § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG). Sie haben sich in den letzten Jahren nicht verändert. So sind sowohl Papier – als auch elektronische Rechnungen – zehn Jahre aufzubewahren. Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden (§ 14b Abs. 1 S. 2 i. V. m § 14 Abs. 1 S. 2 UStG). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 S. 3 Halbs. 1 UStG).

Für die Archivierung von Papierrechnungen haben Sie die Möglichkeit, diese wie früher üblich in Papier aufzubewahren, d. h. in einem Ordner abzuheften.

Wichtig | Denken Sie aber daran, dass sog. Thermobelege nach nur wenigen Monaten verblassen und damit nicht mehr lesbar sind. Hier läge ein Verstoß gegen die Grundsätze der Archivierung (Gewährleistung der Lesbarkeit über zehn Jahre) vor. Kopieren Sie diese Thermobelege daher auf „normales“ Papier.

Ferner haben Sie das Wahlrecht, die Belege als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufzubewahren; § 147 Abs. 2 AO ist zu beachten. Auch beim Einscannen müssen Sie aber die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff [GoBD]) beachten; hier Rz. 136ff. Den Wortlaut der GoBD finden Sie auf pbp.iww.de → Abruf-Nr. 209958.

Elektronische Rechnungen i. S. v. § 14 Abs. 1 S. 8 UStG müssen Sie zwingend elektronisch aufbewahren. Das eingangs erwähnte – in der Praxis anzutreffende – Verfahren des Ausdrucks der elektronischen Rechnung und anschließender Löschung der E-Mail ist nicht erlaubt. Die Finanzverwaltung spricht in diesem Fall von einem nicht erlaubten Medienbruch. Selbstverständlich ist es unschädlich, zusätzlich zur digitalen Archivierung Ausdrucke zu fertigen, weil z. B. Ihr Buchhaltungsleiter alles Wichtige vollständig auf Papier haben möchte.

Die Speicherung der Inhalts- und Formatierungsdaten hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt (§ 146 Abs. 6 AO, Rz. 14 und Rz. 107ff. GoBD). Die Speicherung z. B. auf nur einmal beschreibbaren Daten-DVD oder Daten-CD dürfte bereits ausreichen.

PBP stellt Ihnen nachfolgend die fünf goldenen Regeln zur prüfungssicheren Ablage der Rechnungsvorgänge vor:

Gemeinsam mit Ihrem Steuerberater sollten Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen analysieren und Vorgänge von steuerlicher Bedeutung herausarbeiten. Dies sind bei Planungsbüros u. a.

In Ihrem eigenen Interesse sollten Sie – z. B. zum Schutz vertraulicher Korrespondenz – vermeiden, dass ein Betriebsprüfer ins E-Mail-Postfach selbst hineinschaut und sämtliche Korrespondenz Ihres Planungsbüros sehen kann. Trennen Sie daher die steuerrelevanten von den übrigen (nicht steuerrelevanten) Daten.

Um die geforderte Lesbarkeit zu gewährleisten, sollten Sie bei der Archivierung mit gängigen Programmen arbeiten. Sofern in Ihrem Planungsbüro besondere Programme zum Einsatz kommen sollten Sie diese auch dem Prüfer zur Verfügung stellen. PBP empfiehlt das pdf-Format.

Wie bereits oben beschrieben muss die sichere Aufbewahrung über den geforderten Zeitraum von zehn Jahren sichergestellt werden. Technische Probleme sind nicht auszuschließen und sollten daher in Ihrem Archivierungsprozess Berücksichtigung finden.

Cloudlösungen folgen ganz unterschiedlichen Standards. Sie sollten daher vorab mit Ihrem Steuerberater genau prüfen, ob diese im Einzelfall die vorstehenden Anforderungen erfüllen. PBP rät von der ausschließlichen Speicherung auf Cloud ab. Es spricht jedoch nichts dagegen, die Cloud als Zweit- oder Drittspeicherung zu nutzen.

Wichtig | Die beschriebenen Archivierungspflichten müssen Sie nicht höchstpersönlich erfüllen. Sie können sich eines externen Dienstleisters bedienen. Beachten Sie, dass Sie trotz Übertragung der Archivierungspflichten auf den externen Dienstleister für dessen Tun (und damit auch für dessen Fehler) verantwortlich sind. PBP empfiehlt Ihnen, den Archivierungsauftrag klar zu vereinbaren und die Archivierungsarbeiten regelmäßig zu überwachen. Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt unterstützen.