Abrechnungsbelege jetzt per E-Mail

Erhält der Vermieter seinerseits von einem Dienstleister Belege in einem elektronischen maschinenlesbaren Format, muss bei der elektronischen Bereitstellung darauf geachtet werden, dass die bereitgestellten Belege nicht in (nur) maschinenlesbarer Form, sondern für den Mieter auch in menschenlesbarer Form übermittelt werden. Hier kommt z. B. das hybride ZUGFeRD-Format in Betracht (s. dazu das Schreiben des BMF vom 15.10. 24, III C 2 – S 7287-3/23110001: 007, namentlich S. 10 zu Ziff. 2.3.2; Rn. 30). Zur Verpflichtung, ab dem 1.1.25 nach den gestaffelten Übergangsfristen des Art. 23 Nr. 7 Wachstumschancengesetz (BGBI. 2024 l, Nr. 108, S. 24) elektronische Rechnungen bzw. Belege empfangen oder senden zu können, s. weiter H. J. Beck, GE 24, 687, 689 und 1189.

Weil der durchschnittliche Mieter eine nicht im ZUGFeRD-Format gehaltene, sondern nur rein maschinenlesbare Datei nicht in ein menschenlesbares Format konvertieren kann, wird im Zweifel der Vermieter eine solche Konvertierung vornehmen oder veranlassen müssen – ähnlich auch die amtliche Begründung des BEG-IV (BT-Drucksache 20/11306, S. 99): „In Ausnahmefällen schuldet der Vermieter nach den Grundsätzen von Treu und Glauben (§ 242 BGB) die Vorlage von analogen Kopien oder Scans der Belege.“

Da durch das BEG-IV keine dem § 556 Abs. 4 BGB (neu) entsprechende Regelung in § 18 Abs. 4 WEG eingefügt wurde, käme zur elektronischen Bereitstellung für das Verhältnis der Wohnungseigentümer untereinander ein Beschluss gemäß § 25 WEG mit einfacher Mehrheit in Betracht. Für das Verhältnis des vermietenden Wohnungseigentümers zu seinem Mieter, soweit dieser Betriebskosten tragen muss, gilt § 556 Abs. 4 BGB (neu) unmittelbar.

Das elektronische Bereitstellen von Abrechnungsunterlagen gilt aber nur, soweit überhaupt eine Abrechnung im Rahmen des § 556 Abs. 3 BGB in Betracht kommt. Wird z. B. Wärme per Auftrag nach § 662 BGB geliefert (OLG Düsseldorf 30.7.19, I-24 U 157/18, DWW 19, 269), muss der Auftraggeber zwar aus § 666 BGB ein Recht zur „Einsichtnahme in Unterlagen“ gewähren, aber gerade nicht aus § 556 Abs. 3 BGB. Dem Auftragnehmer, dem auskunftspflichtigen Wärmelieferer, ist die Möglichkeit des einseitigen Übergangs auf eine digitale Vorlage verschlossen.

Das Gleiche gilt, wenn bei gewerblicher Wärmelieferung der Lieferer i. S. d. § 1 Abs. 3 HeizkostenV unmittelbar mit den Nutzern abrechnet. Allerdings kann, wie in den vorerwähnten Beispielsfällen, eine elektronische Bereitstellung von Abrechnungsbelegen usw. vereinbart werden – und zwar auch formularmäßig, da § 556 Abs. 4 BGB (neu) als Leitbild i. S. d. § 307 Abs. 2 BGB anzusehen ist.

Schätzungsweise haben ca. 85 % der Vermieter die Belege noch nicht digitalisiert (BT-Drucksache, a. a. O., S. 57). Daher wird auf längere Sicht das Einsichtnehmen in papierförmige Belege/Unterlagen der Regelfall bleiben.

Beachten Sie | Parteien können für Einsichtnahmen vereinbaren, dass elektronische Rechnungen in einem menschenlesbaren Format vorzulegen sind.