Umwandlung von Weihnachtsgeld in pauschal versteuerten Fahrtkostenzuschuss

Vom Arbeitgeber freiwillig geleistetes Weihnachtsgeld kann in pauschal versteuerte und damit sozialversicherungsfreie Fahrtkostenzuschüsse umgewandelt werden. Das hat der BFH entschieden. Voraussetzung ist aber, dass das Weihnachtsgeld freiwillig gezahlt wird.

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern Zuschüsse zu den Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zahlen und diese pauschal mit 15 Prozent lohnversteuern (§ 40 Abs. 2 Satz EStG). Maximal dürfen die Beträge erstattet und pauschal versteuert werden, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten abziehen kann (Entfernungspauschale).

Voraussetzung für die Lohnsteuerpauschalierung ist, dass die Zuschüsse „zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn geleistet“ werden. „Zusätzlich“ in diesem Sinne ist der Fahrtkostenzuschuss, wenn er zusätzlich zum arbeitsrechtlich geschuldeten Arbeitslohn geleistet wird. Im Umkehrschluss heißt das: Arbeitslohn, der bereits aufgrund eines Arbeitsvertrags oder einer betrieblicher Übung geschuldet wird, darf nicht umgewandelt und pauschal versteuert werden.

Vom Arbeitgeber freiwillig geleistete Lohnzahlungen (zum Beispiel Weihnachtsgeld) können in einen pauschal versteuerten und damit auch sozialversicherungsfreien Fahrtkostenzuschuss umgewandelt werden.

Im Urteilsfall errechnete der Arbeitgeber jährlich im November einen Fahrtkostenzuschuss in Höhe der steuerlich als Werbungskosten abziehbaren Beträge für die Fahrten seiner Arbeitnehmer zur Arbeitsstätte. Für jeden Arbeitnehmer wurde der erstattungsfähige Betrag einzeln ermittelt, ausgezahlt und pauschal mit 15 Prozent versteuert. Zudem führte er für diese Beträge keine Sozialabgaben ab (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Anschließend wurde für jeden Arbeitnehmer der Differenzbetrag zu dem für ihn vorgesehenen Weihnachtsgeld ermittelt und als Weihnachtsgeld nach den persönlichen Besteuerungsmerkmalen versteuert und verbeitragt.

Arbeitnehmer mit einem hohen Fahrtkostenzuschuss erhielten somit weniger Weihnachtsgeld als Arbeitnehmer mit einem niedrigeren Fahrtkostenzuschuss. Faktisch wurde also ein Teil des dem normalen Lohnsteuerabzug unterliegenden Weihnachtsgeldes in pauschal besteuerte Fahrtkostenzuschüsse umgewandelt.

Das ist zulässig, wenn die Zahlung des Weihnachtsgelds „freiwillig“ erfolgte, entschied der BFH gegen die Auffassung der Finanzverwaltung.

Diese war der Ansicht, dass keine zusätzlich Zahlung vorliege, wenn sie unter Anrechnung auf eine freiwillige Sonderzahlung erbracht werde (R 3.33 Abs. 5 Satz 6 LStR). Das sah der BFH anders: Der Fahrtkostenzuschuss zum ohnehin geschuldetem Arbeitsentgelt kann auch unter Anrechnung auf andere freiwillige Sonderzahlungen geleistet werden (Urteil vom 1.10.2009, Az: VI R 41/07; Abruf-Nr. 100361).

Im Urteilsfall muss das FG jetzt noch prüfen, ob das Weihnachtsgeld tatsächlich zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitsentgelt und damit freiwillig gezahlt wurde. Arbeitgeber, die das Gestaltungsmodell nutzen wollen, sollten daher Folgendes beachten:

Hat der Arbeitnehmer aufgrund eines Tarifvertrags, einer Betriebsvereinbarung oder eines Arbeitsvertrags einen Anspruch auf ein zusätzliches Arbeitsentgelt in Form einer Jahressondervergütung oder eines 13. Monatsgehalts, liegt keine Freiwilligkeit vor.

Ein Anspruch des Arbeitnehmers kann auch durch eine betriebliche Übung entstehen. Sie wird angenommen, wenn der Arbeitgeber die Zahlung dreimal hintereinander leistet. Die Bezeichnung lediglich als freiwillige Leistung verhindert eine betriebliche Übung nicht (BAG, Urteil vom 28.5.2008, Az: 10 AZR 274/07; Abruf-Nr. 083831083831).

Beachten Sie: Der Anspruch des Arbeitnehmers kann in diesem Fall nur einvernehmlich durch Änderungskündigung, Betriebsvereinbarung oder eine neue betriebliche Übung geändert werden.

Durch einen Freiwilligkeitsvorbehalt (inklusive Widerrufsvorbehalt) kann der Arbeitgeber eine Sonderzahlung gewähren, ohne dass der Arbeitnehmer für die Zukunft einen Rechtsanspruch darauf erwirbt.

Unser Tipp: Nachfolgend finden Sie eine den arbeitsrechtlichen Anforderungen genügende Formulierung.