Erholungs- und Notfallbeihilfen: Steuer- und sozialabgabenfreie Zahlungen sind möglich

Arbeitgeber können mit Erholungs- und Notstandsbeihilfen ihre Arbeitnehmer in besonderen Situationen finanziell unterstützen. Von dieser Möglichkeit wird in der Praxis allerdings wenig Gebrauch gemacht, obwohl sich damit Steuern und Sozialabgaben sparen lassen.

Beachten Sie: Hat der Arbeitgeber weniger als fünf Mitarbeiter beschäftigt, reicht es für die Steuer- und Sozialabgabenfreiheit, wenn einer der rechtfertigenden Gründe glaubhaft gemacht werden kann (R 3.11 Abs. 2 Satz 3 LStR). Bei mehr als fünf Arbeitnehmern muss zusätzlich eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

Unser Tipp: Bei besonderen Notfällen kann der Arbeitgeber auch mehr als 600 Euro steuerfrei zahlen. Bei der Beurteilung, ob ein solcher Notfall vorliegt, sind die Einkommensverhältnisse und der Familienstand des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Ist sich der Arbeitgeber nicht sicher, ob ein besonderer Notfall vorliegt, sollte er eine Anrufungsauskunft beim Finanzamt einholen. Eine drohende oder bereits eingetretene Arbeitslosigkeit ist in jedem Fall kein besonderer Notfall (R 3.11 Abs. 2 Satz 6 LStR).

Der Arbeitgeber kann seine Arbeitnehmer dabei unterstützen, einen Erholungsurlaub zu finanzieren. Allerdings muss der Arbeitgeber diese Zahlungen (Erholungsbeihilfen) mit 25 Prozent pauschal lohnversteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG). Dazu kommen noch der Solidaritätszuschlag (5,5 Prozent) und die pauschale Kirchensteuer (je nach Bundesland zwischen 4 und 7 Prozent).

Beachten Sie: Die pauschalen Steuern kann der Arbeitgeber im Innenverhältnis auf den Arbeitnehmer abwälzen.

Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass seine Erholungsbeihilfe auch zu Erholungszwecken verwendet wird (R 40.2 Abs. 3 Satz 3 LStR). Dabei sollte er wie folgt vorgehen:

Die Höchstbeträge für die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent sind nicht üppig. Der Arbeitgeber kann folgende Zahlungen jährlich leisten:

Beachten Sie: Die Höchstbeträge sind personen- und nicht fallbezogen.

Übersteigen die Zahlungen pro Arbeitnehmer die Freigrenze, ist der Gesamtbetrag (und nicht nur der übersteigende Betrag) für den betroffenen Arbeitnehmer individuell als sonstiger Bezug zu versteuern (§ 39b Abs. 3 EStG). Bei einer größeren Anzahl von Fällen kann die Lohnsteuer auch mit einem besonders ermittelten Pauschsteuersatz nach § 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG ermittelt werden (R 40.2 Abs. 3 Satz 4 LStR). Die Versteuerung der Beihilfen für die Angehörigen erfolgt jeweils beim Arbeitnehmer.

Unser Tipp: Einen ausführlichen Beitrag zur Pauschalierung mit einem besonders ermittelten Pauschsteuersatz finden Sie in der Ausgabe 3/2007, Seite 42 bzw. in „myIWW“ (www.iww.de) im „Archiv“.

Pauschal mit 25 Prozent versteuerte Erholungsbeihilfen bleiben sozialversicherungsfrei, wenn der Arbeitgeber sie zusätzlich zum Arbeitslohn zahlt (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV).Werden die Erholungsbeihilfen individuell als sonstiger Bezug oder mit dem besonderen Pauschsteuersatz versteuert, sind sie sozialversicherungspflichtig (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SvEV).

Ein arbeitsrechtlich zustehendes Urlaubsgeld kann nicht in eine Erholungs­beihilfe umgewandelt werden. Denn das Urlaubsgeld wird nicht freiwillig und zweckgebunden gezahlt. Jeder Arbeitnehmer erhält das Urlaubsgeld unabhängig davon, ob er es für Erholungszwecke nutzt oder seine Wohnung renoviert. Auch ein Entgelt für nicht in Anspruch genommenen Urlaub ist individuell zu versteuern und verbeitragen.

Unser Tipp: Hat der Arbeitnehmer aber keinen arbeitsrechtlichen Anspruch auf Urlaubsgeld (keine Vereinbarung im Arbeitsvertrag, fehlender Tarifvertrag, keine Betriebsvereinbarung) kann der Arbeitgeber anstelle eines freiwilligen Urlaubsgelds eine Erholungsbeihilfe zahlen und die Lohnsteuer hierfür pauschalieren. Von der Pauschalierungsmöglichkeit und der damit zusammenhängenden Sozialversicherungsfreiheit profitieren sowohl die Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber.

Wie lässt sich dies für beide Seiten günstig bewerkstelligen?

Das freiwillige Urlaubsgeld würde den Arbeitgeber somit 954,89 Euro (= 4.549,64 Euro ./. 3.594,75 Euro) kosten. Aber es geht auch billiger!

Der Arbeitgeber zahlt eine Erholungsbeihilfe in Höhe von 364 Euro (156 Euro + 104 Euro für die Ehefrau + 2 x 52 Euro für die Kinder):

Unser Tipp: In der Praxis werden sogenannte „Erholungsbeihilfe-Voucher“ angeboten (zum Beispiel unter www.erholungsbeihilfe.de). Der Arbeitgeber bestellt bei dem Anbieter den Voucher und gibt den nicht übertragbaren Gutschein an seinen Arbeitnehmer. Löst der Arbeitnehmer den Gutschein ein, rechnet der Anbieter mit dem Arbeitgeber ab. Vorteil: Der Zusammenhang zwischen Erholungsbeihilfe und Erholung ist zweifelsfrei nachgewiesen.

Auch bei einer geringfügig entlohnten Beschäftigung (Minijob) kann zusätzlich zum Arbeitslohn eine Erholungsbeihilfe gezahlt werden. Diese zusätzliche Zahlung hat keinen Einfluss auf die monatliche 400 Euro-Grenze, weil es sich sozialversicherungsrechtlich nicht um Arbeitsentgelt handelt.