Fahrzeugpool: So versteuern Sie den Sachbezug bei Ihren Mitarbeitern prüfungssicher

Nutzt Ihr Mitarbeiter ein betriebliches Fahrzeug für private Zwecke, handelt es sich um einen Sachbezug, der nach § 8 Abs. 2 S. 2 EStG zu versteuern und zu verbeitragen ist. Darf Ihr Mitarbeiter das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen – das ist in der Regel Ihr Autohaus – müssen Sie nach § 8 Abs. 2 S. 3 EStG einen weiteren Sachbezug erfassen.

In Autohäusern ist es aber oft üblich, dass alle Mitarbeiter auf einen fest definierten Fahrzeugpool zugreifen können. Die Fahrzeuge aus dem Pool, der zumeist aus Vorführwagen besteht, dürfen sie dann sowohl für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen. Das Problem daran: Weil sich dem Mitarbeiter kein individuelles Fahrzeug zuordnen lässt, kann der Sachbezug nicht individuell ermittelt werden. Folglich ist eine fahrzeugbezogene Berechnung erforderlich (BMF, Schreiben vom 30.03.2022 (Az. IV C 5 – S – 2334/21/10004 :001, Abruf-Nr. 228043, Rz. 14).

Im ersten Schritt müssen Sie für alle Fahrzeuge im Pool den BLP ermitteln und mit einem Prozent ansetzen. Den so als geldwerten Vorteil für sämtliche Fahrzeuge ermittelten Nutzungswert addieren Sie und verteilen ihn in einem zweiten Schritt auf die nutzungsberechtigten Mitarbeiter. So ergibt sich für jeden Mitarbeiter der individuelle steuer- und beitragspflichtige Arbeitslohn.

Wichtig | Für die Berechnung spielt es keine Rolle, welcher Mitarbeiter vorrangig welches Fahrzeug in welchem Umfang nutzt, oder ob ein Mitarbeiter in Voll- und ein anderer in Teilzeit beschäftigt ist.

Genauso verfahren Sie, wenn mehr Mitarbeiter auf den Fahrzeugpool zugreifen als darin Fahrzeuge vorhanden sind. Die Ein-Prozent-Regelung ist nämlich nicht personen-, sondern fahrzeugbezogen auszulegen (BFH, Urteil vom 15.05.2002, Az. VI R 132/00, Abruf-Nr. 020755).

Dürfen weniger Mitarbeiter auf den Fahrzeugpool zugreifen als darin Fahrzeuge vorhanden sind, müssen Sie den insgesamt ermittelten Sachbezug lt. BMF-Schreiben vom 03.03.2022 trotzdem auf die Anzahl der nutzungs- berechtigten Mitarbeiter aufteilen. Somit müssen diese einen höheren Sachbezug versteuern und verbeitragen als bei einer Eins-zu-eins-Zuordnung.

Kann das wirklich zutreffend sein? Fest steht: Ein Gericht hat sich zu der Frage noch nicht geäußert. ASR wagt aber den Vorstoß, dass der Ansicht der Finanzverwaltung nicht zu folgen ist – und dafür sprechen gute Gründe:

Bei dem Fahrzeugpool eines Autohauses handelt es sich in aller Regel um Vorführwagen, die typischerweise auf dem Gelände des Autohauses stehen. Jeder Mitarbeiter, der auf den Pool zugreifen darf, hat lediglich die Möglichkeit, sich eines der Fahrzeuge für die Fahrt nach Hause auszusuchen, es nach Feierabend und an den Wochenenden privat zu nutzen und am nächsten Arbeitstag mit dem Fahrzeug wieder zum Autohaus zu fahren. Effektiv kann sich seine Nutzungsmöglichkeit bei diesem Fahrzeugpool also auf maximal ein Fahrzeug pro Tag erstrecken. Zudem ist es bei einem Fahrzeugpool typischerweise nicht möglich, dass ein Mitarbeiter weitere, nicht von ihm selbst genutzte, Poolfahrzeuge an seiner Privatadresse abstellt, sodass sie sein Ehepartner oder andere Angehörige nutzen können. Ergo: Für die Sachbezugszuordnung bei einem Fahrzeugpool muss eine Obergrenze gelten:

Die Rechtsauffassung von ASR stützen die Ausführungen in Rz. 25 des BMF-Schreibens vom 03.03.2022. Hier nimmt die Finanzverwaltung zu der Frage Stellung, was gilt, wenn einem Mitarbeiter mehrere Firmenfahrzeuge gleichzeitig auch für private Zwecke zur Verfügung gestellt werden. Dann muss grundsätzlich, so das BMF, für jedes Fahrzeug pro Monat ein Prozent des BLP angesetzt werden. Ausnahme: Ist die gleichzeitige private Nutzung der verschiedenen Firmenwagen so gut wie ausgeschlossen, z. B. weil die Nutzung durch andere zur Privatsphäre des Arbeitnehmers gehörende Personen (z. B. Ehegatte oder Kinder) nicht in Betracht kommt, ist für den Ansatz der reinen Privatfahrten auf den BLP des überwiegend genutzten Fahrzeugs abzustellen.

Wichtig | Diese Passage (Tz. 35) des BMF-Schreibens vom 03.03.2022 steht nicht in unmittelbaren Bezug zu den Regelungen für Poolfahrzeuge. Weil es sich aber um eine allgemeine Erläuterung handelt, muss diese Passage nach Auffassung von ASR sinngemäß auch für Poolfahrzeuge angewendet werden können. Dass das sinnvoll ist, verdeutlicht folgendes Beispiel:

Etwas anders gehen Sie bei der Ermittlung des Sachbezugs für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte vor. Hier ermitteln Sie zunächst ebenfalls für jedes Fahrzeug den BLP und setzen ihn mit 0,03 Prozent an. Die Gesamtsumme verteilen Sie aber sofort auf die Anzahl der Mitarbeiter, die den Fahrzeugpool nutzen dürfen. Erst im nächsten Schritt multiplizieren Sie dann den Anteil mit der individuellen einfachen Entfernung des Mitarbeiters zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Wichtig | Durch dieses Vorgehen erreichen Sie im Fall „weniger Fahrzeuge als nutzungsberechtigte Mitarbeiter“, dass der Sachbezug für die Fahrten zum Betrieb nicht höher ausfällt als bei einer fiktiven Zurechnung jeweils eines der gemeinschaftlich genutzten Firmenfahrzeugs bei genau einem Mitarbeiter.

Ihre Mitarbeiter haben bei der Nutzung von Poolfahrzeugen – abweichend von der dargestellten Ermittlung des Sachbezugs für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitstätte – die Wahl, im Rahmen der persönlichen Einkommensteuerveranlagung zu einer Einzelbewertung überzugehen. Dabei wird für die tatsächlich durchgeführte Anzahl von Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte der Nutzungsvorteil mit 0,002 Prozent des BLP je Entfernungskilometer für genau das Fahrzeug bemessen, das Ihr Mitarbeiter verwendet hat (BMF, Schreiben vom 03.03.2022, Rz. 13).

Aber Achtung: Um die Einzelbewertung anwenden zu können, muss Ihr Mitarbeiter jeden Kalendertag benennen, an dem er eine Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unternommen hat, und das jeweils genutzte Fahrzeug des Pools angegeben. Eine pauschale Aussage wie z. B. „105 Fahrten im Jahr 2022“ genügt nicht. Auch kann er nicht im Laufe eines Kalenderjahres zwischen pauschaler und Einzelbewertung (0,002-Prozent-Methode) wechseln. Ihr Mitarbeiter muss sich also immer für das gesamte Kalenderjahr entscheiden, welches Verfahren angewandt werden soll.