Unbezahlter Urlaub: Diese Spielregeln müssen Sie als Arbeitgeber kennen

Der bezahlte Erholungsurlaub ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Er beträgt bei einer Vollzeitbeschäftigung mindestens 24 Tage im Jahr (§ 3 BUrlG). Dagegen ist der unbezahlte Urlaub nicht gesetzlich geregelt. Das heißt, dass die Gewährung zusätzlicher Urlaubstage grundsätzlich in Ihrem Ermessen als Arbeitgeber liegt. Ein Anspruch kann sich aber aus vertraglichen Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter ergeben, wie z. B. dem Arbeitsvertrag.

Während des unbezahlten Urlaubs bleibt das Arbeitsverhältnis bestehen. Allerdings entfallen die Hauptpflichten, d. h. die Arbeitspflicht und die Vergütungspflicht. Außerdem besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Nebenpflichten wie z. B. das Wettbewerbsverbot, die Treue- und Fürsorgepflicht und der Kündigungsschutz bleiben aber bestehen. Dennoch ist es möglich, einen Mitarbeiter während des unbezahlten Urlaubs zu kündigen. Hierfür müssen die regulären Voraussetzungen für eine Kündigung vorliegen. Zudem wird der unbezahlte Urlaub nicht auf den bezahlten Erholungsurlaub angerechnet. Allerdings dürfen Sie den bezahlten Erholungsurlaub anteilig kürzen, wenn für mindestens einen Monat unbezahlter Urlaub genommen wird.

Gewähren Sie dem Mitarbeiter unbezahlten Urlaub, so wirkt sich dieser auch auf das dem Mitarbeiter zustehende Arbeitsentgelt aus. Einfach ist es, wenn sich der unbezahlte Urlaub über einen kompletten Monat erstreckt. In diesem Fall erhält der Mitarbeiter für diesen Monat kein Arbeitsentgelt. Dauert der unbezahlte Urlaub jedoch keinen ganzen Monat, ist das dem Mitarbeiter zustehende Arbeitsentgelt wie folgt zu berechnen:

Ein Teillohnzahlungszeitraum entsteht dabei nicht (R 39b.5 Abs. 2 S. 2 Lohnsteuerrichtlinie [LStR]). Stehen dem Mitarbeiter neben dem Grundlohn zusätzliche Gehaltsbestandteile zu, die auch im unbezahlten Urlaub weitergewährt werden (z. B. Jobrad), dann ist insoweit der Sachbezug nicht zu kürzen.

Bei der Erstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung müssen Sie neben dem reduzierten Bruttolohn noch eine weitere Besonderheit beachten. Erstreckt sich der unbezahlte Urlaub auf mindestens fünf zusammenhängende Arbeitstage im Jahr, müssen Sie im Lohnkonto und auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben „U“ (Unterbrechung) vermerken (§ 41 Abs. 1 S. 5 und § 41b Abs. 1 Nr. 2 Einkommensteuergesetz [EStG]; § 4 Abs. 2 Nr. 2 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung [LStDV]). Der genaue Zeitraum ist jedoch nicht anzugeben.

Während der regulären Beschäftigung besteht für den Mitarbeiter eine Absicherung in allen Zweigen der Sozialversicherung, insbesondere besteht Krankenversicherungsschutz. Dieser Versicherungsschutz läuft auch während des unbezahlten Urlaubs weiter – allerdings nur für einen Monat (§ 7 Abs. 3 SGB IV). Nach Ablauf dieses Monats müssen Sie den Mitarbeiter abmelden (Meldegrund 34) und erst mit Wiederaufnahme der Tätigkeit neu anmelden (Meldegrund 13). Das bedeutet: In der Zwischenzeit muss der Mitarbeiter selbst für seinen Versicherungsschutz sorgen.