Nettolohnoptimierung durch Smartphone-Kauf vom Arbeitnehmer – BFH akzeptiert Gestaltung

Erhält ein Mitarbeiter von Ihnen einen Vorteil, so unterliegt dieser grundsätzlich der Besteuerung und den Sozialabgaben (§ 2 Abs. 1 LStDV). Sollten Sie also Ihrem Mitarbeiter ein Smartphone auch zur privaten Nutzung überlassen, würde das theoretisch Steuern und Sozialabgaben kosten. Allerdings kann dieser Vorteil gemäß § 3 Nr. 45 EStG steuer- und gemäß § 1 Abs. 1 SvEV beitragsfrei sein. Das gilt im Übrigen nicht nur für das Smartphone selbst, sondern gemäß R 3.45 S. 5 LStR auch für Zubehör (z. B. Schutzhülle, Ladekabel, Kopfhörer) und Vertrags- und Grundgebühren, Verbindungsentgelte, Roaminggebühren und die Kosten des Datenvolumens.

Einzige Voraussetzung für die Steuer- und Beitragsfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG ist, dass Sie Ihrem Mitarbeiter ein Gerät (ggf. nebst Vertrag und Zubehör) überlassen. Das Eigentum muss also bei Ihnen liegen. Ein reiner Zuschuss zu einem Vertrag des Mitarbeiters wäre deshalb steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn (BFH, Urteil vom 21.06.2006, Az. XI R 50/05, Abruf-Nr. 062452). Daraus folgt auch, dass Ihr Mitarbeiter entsprechende Geräte bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses an Sie zurückgeben muss. „Überlässt“ bedeutet hingegen nicht die Überlassung zur reinen beruflichen Nutzung. Selbst die Überlassung zur ausschließlich privaten Nutzung fällt unter die Begünstigung des § 3 Nr. 45 EStG und ist steuer- und beitragsfrei (R 3.45 S. 1 LStR).

Wichtig | Profitieren können alle Mitarbeiter. Es spielt keine Rolle, ob es sich um Voll- oder Teilzeitkräfte, Fachkräfte, Aushilfen oder Azubis handelt. Selbst Minijobber können ein steuer- und beitragsfreies Smartphone erhalten – ohne Anrechnung auf die 520-Euro Grenze. Nur bei Gesellschafter-Geschäftsführern von Kapitalgesellschaften ist zu beachten, dass die Überlassung einem Fremdvergleich standhalten muss.

Die Smartphone-Überlassung führt zu einer echten Win-win-Situation. Während der Mitarbeiter den Vorteil brutto wie netto erhält, sparen Sie Sozialabgaben. Zudem wird Ihr Mitarbeiter an den Vermittlerbetrieb gebunden, weil er bei einer Kündigung das Smartphone herausgeben muss. Selbst eine Gehaltsumwandlung wäre anzuerkennen (R 3.45 S. 6 LStR):

Möchten Sie diese Gestaltung nach § 3 Nr. 45 EStG nutzen, dann stellt sich jedoch folgendes Praxisproblem: Nahezu alle Mitarbeiter besitzen bereits ein Smartphone, und die Verträge laufen regelmäßig zwei Jahre. Das würde im Beispiel bedeuten, dass zunächst viele Mitarbeiter die reguläre Gehaltserhöhung von 50 Euro wählen würden – denn was sollen sie mit einem zweiten Smartphone? Der erhoffte Vorteil würde also weitestgehend ausbleiben.

Die Lösung des Problems liegt auf der Hand. Warum sollen Sie ein neues Smartphone von einem Dritten erwerben, wenn Sie auch einfach das Smartphone des Mitarbeiters kaufen könnten? Für dieses tragen Sie dann sämtliche Kosten (Wartung, Reparatur, Vertragskosten, Verbindungsentgelte, Datenvolumen, Roaminggebühren usw.) – und Sie überlassen es dem Mitarbeiter zur privaten (und ggf. beruflichen Nutzung) zurück. Diese Überlassung ist dann gemäß § 3 Nr. 45 EStG steuer- und auch beitragsfrei.

Effektiv ändert sich für den das Smartphone verkaufenden Mitarbeiter nicht viel. Er kann das Smartphone wie bisher nutzen, nur tagen Sie sämtliche Kosten. Einziger Nachteil: Das Smartphone gehört nun Ihnen. Der Mitarbeiter muss dieses also bei einer Kündigung an Sie zurückgeben (oder von Ihnen zurückerwerben), und ein späterer Veräußerungserlös aus dem Verkauf des gebrauchten Smartphones würde Ihnen zustehen. Dieser dürfte aber zu vernachlässigen sein, weil gebrauchte Smartphones regelmäßig nur einen geringen Marktwert besitzen.

Zahlen Sie dem Mitarbeiter einen Kaufpreis in Höhe des Werts des Smartphones, funktioniert die Gestaltung problemlos. Doch in der Praxis bedeutet das, dass Sie sich über den Wert eines jeden Smartphones Gedanken machen müssten. Daher stellt sich die Frage, ob Sie die Smartphones Ihrer Mitarbeiter auch zu gefühlt symbolischen Preisen von nur wenigen Euro erwerben können. Hier könnte das Finanzamt ein Scheingeschäft i. S. v. § 41 Abs. 2 AO oder einen Gestaltungsmissbrauch i. S. v. § 42 AO unterstellen.

Dieser Auffassung hat der BFH aktuell gleich in drei Fällen bei Kaufpreisen zwischen ein und sechs Euro eine Absage erteilt: Ein Scheingeschäft liege nicht vor, weil gewollt sei, dass der Arbeitgeber Eigentum an dem Smartphone erlangt und der Kaufvertrag gültig ist. Gestaltungsmissbrauch liege nicht vor, weil die Kaufverträge die wirtschaftlich angemessene, einfache und zweckmäßige Möglichkeit darstellen, dem Arbeitgeber dauerhaft betriebliche Smartphones zu verschaffen. Die Höhe eines Kaufpreises von ein und sechs Euro sei dabei unerheblich, zumal den Mitarbeiter die später eintretenden Vorteile zustehen. Ebenfalls spiele es keine Rolle, dass die Telekommunikationsverträge mit den jeweiligen Anbietern weiterhin über den Mitarbeiter liefen und der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer deshalb die anfallenden Kosten steuer- und beitragsfrei erstatte (BFH, Urteile vom 23.11.2022, Az. VI R 49/20, Abruf-Nr. 233801, Az. VI R 50/20, Abruf-Nr. 233796 und Az. VI R 51/20, Abruf-Nr. 233842).

In den drei BFH-Fällen hatte der Arbeitgeber zeitgleich drei Verträge mit dem jeweiligen Arbeitnehmer geschlossen: