Bestandskauf: Müssen alte Verträge bei Übernahme eines Bestands aufbewahrt werden?

Zum besseren Verständnis Allgemeines vorab: Die Übertragung von Maklerbeständen und die daraus in der Regel resultierende (Gesamt)Rechtsnachfolge erfolgt entweder im Rahmen einer Unternehmensübertragung (gemäß Umwandlungsgesetz) oder davon losgelöst als bloßer rechtsgeschäftlicher Übertragungsakt (Vertragsübernahme). Die damit verbundenen Rechte und Pflichten aus dem übertragenen Maklerbestand bzw. übertragenen Kundenbeziehungen werden dabei auf den übernehmenden Makler bzw. die übernehmende Maklergesellschaft übertragen.

Eine Bestandsübertragung hat in der Regel zur Folge, dass auch die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von bestimmten Dokumenten und Unterlagen übertragen werden. Das betrifft insbesondere Handels- und Geschäftsbriefe und damit die Geschäftskorrespondenz mit Kunden, Versicherern und sonstigen Kooperationspartnern, wie z. B. Untervermittlern, Tippgebern und Maklerverbünden/-pools.

Diese Dokumente sind nach § 257 HGB und § 147 AO sechs Jahre, Buchungsbelege, wie Courtageabrechnungen und -gutschriften, zehn Jahre aufzubewahren. Ob die Kundenverbindung noch besteht oder das Versicherungsvertragsverhältnis bereits beendet wurde, spielt für die Aufbewahrungspflicht keine Rolle.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Handelsbrief/Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist. Entsprechendes gilt für Courtageabrechnungen/-gutschriften.

Als Handelsbriefe gelten nach § 257 Abs. 2 HGB nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Unter Handelsgeschäften versteht man nach § 343 HGB alle Geschäfte eines Kaufmanns, die zum Betrieb seines Handelsgewerbes gehören. Da auch einseitige Handelsgeschäfte nach § 345 HGB zu den Handelsgeschäften gehören, gehört auch die Korrespondenz mit geschäftlichem Inhalt an oder von Privatpersonen hierzu.

Geschäftsbriefe umfassen alle (nicht mündlichen) Mitteilungen des Kaufmanns über geschäftliche Angelegenheiten nach außen. Somit ist Geschäftsbrief gegenüber dem Handelsbrief der weitere Begriff. Ohne Rücksicht auf die äußere Form gelten als Geschäftsbriefe z. B. auch Faxe, E-Mails und Postkarten (Baumbach/Hopt, HGB, 38. Aufl., München 2018, § 37a, Rz. 4).

Auch die nach dem Geldwäschegesetz (GwG) Verpflichteten – dazu gehören Versicherungsvermittler (§ 59 VVG) gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 8 GwG – müssen Aufzeichnungen über die Identifizierung von Kunden aufbewahren (§ 8 GwG). Hiernach sind die Aufzeichnungen fünf Jahre aufzubewahren.

Da jedoch andere gesetzliche Bestimmungen – wie das HGB und die AO – längere Aufbewahrungsfristen regeln, gelten die längeren Fristen entsprechend, also sechs bzw. zehn Jahre (Zentes/Glaab [Hrsg.], GwG, 2. Aufl., Frankfurt a. M., 2020, § 8, Rz. 36 f.). Unterlagen nach dem GwG sind also mit Blick auf den übernommenen Maklerkundenbestand ebenfalls aufzubewahren.

Die Unterlagen können in Papierform, aber auch eingescannt und digital auf Bild- oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Letztlich müssen sie während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können, z. B. durch Ausdrucken (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO, § 8 Abs. 3 GwG). Entscheidend ist die bildliche bzw. inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original, um die besondere Beweisfunktion der Unterlagen zu gewährleisten. Nicht unbedingt erforderlich ist die formatgetreue Wiedergabe; wichtig ist allein die Lesbarkeit ohne weitere Hilfsmittel.

Zurück zu Ihrer Frage: Versicherungsverträge werden zwischen Versicherern und ihren Kunden/VN vereinbart. Der Makler ist nur vermittelnd tätig.

Daher gelten Versicherungsverträge nicht als Handels- und Geschäftsbriefe des Maklers in Bezug auf seine Kunden gemäß HGB und AO. Daher treffen Sie als Makler auch keine entsprechenden Aufbewahrungspflichten bezüglich der gekündigten bzw. stornierten Versicherungsverträge.

Aber: Die Korrespondenz zwischen Makler und Kunden und zwischen Makler und Versicherer stellt Handels- bzw. Geschäftsbriefe dar. Sie ist somit nach den vorstehend erörterten Grundsätzen aufzubewahren.

Auch aus einem zweiten Grund sollten Sie dies tun: Die im Rahmen der Rechtsnachfolge übernommenen (Ex-)Kunden haben – wenn auch nur gegen Ersatz der entstandenen Aufwendungen – nach Beendigung des Maklermandats zumindest einen gesetzlichen Anspruch auf Herausgabe aller Unterlagen, die der seinerzeit beauftragte Makler zur Ausführung des Auftrags erhalten und aus der Geschäftsbesorgung, z. B. von den Versicherern, erlangt hat (§ 667 BGB).

Daneben muss dem (Ex-)Kunden auf Verlangen Rechenschaft erteilt werden, etwa über das Handeln der Auftragsausführung, und die notwendige Übersicht über das besorgte Geschäft verschafft werden (§ 666 BGB). Auch deshalb ist es ratsam, vermeintliche „Papierleichen“ gemäß den Aufbewahrungsfristen aufzubewahren.