Kassenprüfung: Typische Problemstellungen und die Handlungsoptionen für den Verein

Die folgenden vier Problemfälle kommen in Vereinen in punkto Kassenprüfung am häufigsten vor:

Die Kassenprüfer werden durch die Mitgliederversammlung gewählt und sollen nach Schluss des Geschäftsjahrs die Kasse prüfen. Als der Schatzmeister (Kassierer) im neuen Jahr einen Termin absprechen möchte, stellt er fest, dass einer der beiden Kassenprüfer zum Ende des vergangenen Jahres seine Mitgliedschaft gekündigt hat.

Ist noch ein Kassenprüfer vorhanden, sollte die Prüfung mit ihm durchgeführt werden. Keine Option ist es dagegen, dass sich der Vorstand „selbst“ einen neuen Kassenprüfer sucht und einsetzt. Fehlt auch der einzige Kassenprüfer, kann eine Kassenprüfung nicht stattfinden. In der Satzung sollte deshalb immer auch ein Ersatz-Kassenprüfer bestellt werden.

Es kommt oft vor, dass sich gar keine Kassenprüfer finden. Dieses Problem können Sie proaktiv angehen, indem Sie die Anforderungen an die Kassenprüfer nicht zu hoch ansetzen. Die folgende Übersicht zeigt in der linken Spalte eine Auswahl an suboptimalen Satzungsregelungen, die in der Vereins-praxis vorkommen. Rechts sind dann Lösungsmöglichkeiten skizziert.

Wichtig | Ist die Kassenprüfung derart komplex, sollte ohnehin überlegt werden, ob sie nicht von einem Profi (Steuerberater) durchgeführt wird. Eine weitere Option wäre, dass Sie das Amt des Kassenprüfers mit der Möglichkeit der Ehrenamtspauschale i. S. v. § 3 Nr. 26a EStG „attraktiver“ gestalten.

Hier gilt der Grundsatz: „Wenn es nicht geht, geht es nicht“. Unabhängig von der Frage, warum eine Kassenprüfung nicht stattfinden kann, muss deren Verschiebung möglich sein. Dies gilt auch, wenn die Satzung eine jährliche Kassenprüfung vorsieht. Ein „einklagbarer“ Anspruch auf Durchführung der Kassenprüfung ergibt sich daraus nämlich nicht.

Während der Corona-Pandemie hat der Vereinsbereich einen enormen Digitalisierungsschub erlebt. Virtuelle Sitzungen und Beschlussfassungen sind mittlerweile in vielen Vereinen Normalität geworden. Eine „digitale Kassenprüfung“ ist zwar schwieriger, aber prinzipiell möglich. Problematisch wären hier allenfalls die Kontrolle des Barkassenbestands oder eine gezielte Belegeinsicht. Aber auch das lässt sich bewerkstelligen.

Wichtig | Die digitale Kassenprüfung sollte dahingehend vorbereitet werden, dass der Kassier dem Kassenprüfer die Jahresrechnung und andere verfügbare Unterlagen (z. B. Rücklagenspiegel, Vorstandsprotokolle) zuvor elektronisch übermittelt. In einer digitalen Besprechung zwischen den Kassenprüfern und dem Kassier können dann auch Zweifelsfragen geklärt werden und Unterlagen (in die Kamera) gezeigt werden. Auch der Barkassenbestand kann vor der Kamera gezählt werden.

Rechtlich gesehen hat die Entlastung durch die Mitgliederversammlung die Wirkung eines negativen Schuldanerkenntnisses (§ 397 Abs. 2 BGB). Die Mitgliederversammlung gibt mit dem Beschluss zum Ausdruck, dass sie den Vorstand nicht in Anspruch nehmen wird, also auf Bereicherungs- und Schadenersatzansprüche verzichtet. Diese Verzichtswirkung kann sich jedoch nur auf das beziehen, was der Mitgliederversammlung überhaupt bekannt ist.

Ein wichtiger Punkt dieser „Informationsquellen“ für die Mitgliederversammlung ist der Kassenprüfungsbericht. Die Kassenprüfer prüfen stellvertretend für die Mitglieder, ob der Vorstand die Kasse korrekt geführt hat. Ohne Kassenprüfung fehlt ein wichtiger Informationsbaustein. Die Entlastung kann trotzem erteilt werden.

In vielen Vereinen besteht der Vorstand aus mehreren Personen („mehrgliedriger Vorstand“). Damit stellt sich bei der Mitgliederversammlung die Frage, ob der Vorstand „einzeln“ oder „gesamt“ entlastet wird. Die „Gesamt-Entlastung“ hat den Nachteil, dass das (Fehl-) Verhalten einzelner Vorstandsmitglieder nicht hinreichend gewürdigt werden kann.

Bei einer Gesamt-Versagung der Entlastung würden die redlichen Vorstandsmitglieder mit dem Kassier „bestraft“, obwohl sie ordentlich gearbeitet haben. Das vermeidet die Einzel-Entlastung. In dem Fall hätte eine ausgefallene Kassenprüfung direkte Auswirkungen auf die Entlastung des Kassiers. Sie kann zwar erteilt werden, hat jedoch keine „umfassende“ Verzichtswirkung für den Kassier. Hier sollte die Entlastung deshalb insgesamt erst beschlossen werden, wenn alle Kassenprüfungsberichte vorliegen.

Soll der Vorstand insgesamt entlastet werden, bezieht sich die Entlastung nicht nur auf den finanziellen Bereich, sondern auch auf die weitere Geschäftsführung des Vorstands. Hier kann es sich anbieten, dass die Entlastung mit einem Vorbehalt versehen wird.

In diesem Fall müsste dann auf der nächsten Mitgliederversammlung die „vorbehaltlose“ Entlastung erteilt werden.