Neues BFH-Urteil: Pauschalversteuerung gibt‘s jetzt auch für exklusive Betriebsveranstaltungen

In Unternehmen U fallen die Geschäftszahlen derzeit überaus positiv aus. Aus diesem Anlass richtet das Unternehmen für seine 70 Führungskräfte eine exklusive Feier in einem Schloss aus. An der Feier nehmen 50 Führungskräfte nebst 25 Begleitpersonen teil. Das Unternehmen muss für die Location 5.000 Euro, für den DJ und den Fotografen jeweils 1.000 Euro, für das Fünf-Gänge-Menü eines Sternekochs inkl. Getränke 14.000 Euro, für Dekoration 1.000 Euro, für Gastgeschenke 2.500 Euro und für gebuchte Hotelzimmer 8.500 Euro bezahlen. Die internen Organisations- und Lohnbuchhaltungskosten betragen 1.000 Euro. In Summe ergeben sich also Kosten von 34.000 Euro.

Nach der Feier fragt sich das Unternehmen in seiner Funktion als Arbeitgeber: Hat die Feier Auswirkungen auf die Lohnabrechnung der Arbeitnehmer?

Um diese Frage zu beantworten, ist zunächst zu klären, was Betriebsveranstaltungen aus steuerrechtlicher Sicht eigentlich sind. Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, also typischerweise Betriebsausflüge, Jubiläums-, Sommer- und Weihnachtsfeiern, aber eben auch exklusive Luxusevents. Wer die Veranstaltung organisiert, der Arbeitgeber selbst oder der Betriebsrat, spielt keine Rolle. Wichtig ist nur, dass sich der Teilnehmerkreis überwiegend – d. h. zu mehr als 50 Prozent – aus Betriebsangehörigen sowie Leiharbeitnehmern oder – in einem Konzernverbund – Arbeitnehmern anderer konzernzugehöriger Unternehmen zusammensetzt. Nehmen in geringem Umfang Geschäftspartner und Kunden an der Veranstaltung teil, ist das für den Charakter einer Betriebsveranstaltung unschädlich.

Keine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn ein einzelner Arbeitnehmer, z. B. anlässlich einer bestandenen Prüfung, des bevorstehenden Ruhestands oder eines Jubiläums, geehrt wird. Auch ein „Arbeitsessen“ ist keine Betriebsveranstaltung (R 19.6 Abs. 2 LStR).

Nimmt ein Arbeitnehmer an einer Betriebsveranstaltung teil, handelt es sich um eine Zuwendung, die zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn i. S. v. § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG gehört. Einzige Ausnahme: Die Teilnahme des Arbeitnehmers dient der Erfüllung beruflicher Aufgaben (BMF, Schreiben vom 14.10.2015, Az. IV C 5 – S 2332/15/10001, Abruf-Nr. 145573, Tz. 4 c). In der Praxis kommt diese Ausnahme typischerweise dann zum Tragen, wenn der Personalchef oder Betriebsratsmitglieder die Veranstaltungen mehrerer Abteilungen besuchen oder einzelne Beschäftigte mit der Durchführung der Veranstaltung betraut werden.

Wichtig | Bei der exklusiven Feier im Musterfall handelt es sich also per definitionem um eine Betriebsveranstaltung. Somit führt der den Arbeitnehmern zugewandte Vorteil bei ihnen zu steuer- und beitragspflichtigem Arbeitslohn.

Um die Höhe des Arbeitslohns zu bestimmen, sind in einem ersten Schritt die Aufwendungen für die Veranstaltung zu ermitteln. Dafür sind nach § 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 5 EStG – abweichend von § 8 Abs. 2 EStG – die anteilig auf den Arbeitnehmer (und dessen Begleitperson) entfallenden Bruttoaufwendungen maßgeblich. Egal ist, ob die Kosten dem Arbeitnehmer individuell zuzurechnen sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Gesamtkosten für den äußeren Rahmen handelt (BMF, Schreiben vom 14.10.2015, Tz. 2). Zu berücksichtigen sind:

Bei der Ermittlung des Arbeitslohns nicht zu berücksichtigen sind die Selbstkosten des Arbeitgebers bei einer Feier in eigenen Räumen (z. B. Energie- und Wasserverbrauch, Gebäudeabschreibung) und die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung. Gleiches gilt für Reisekostenerstattungen, wenn die Reisekosten der Teilnahme an einer auswärtigen Veranstaltung dienen und die Reise vom Arbeitnehmer selbst zu organisieren ist. Die Kosten eines vom Arbeitgeber organisierten Bustransfers oder die Kosten für vom Arbeitgeber organisierte Hotels müssen hingegen berücksichtigt werden (BMF, Schreiben vom 14.10.2015, Tz. 6 und BMF, Schreiben vom 07.12.2016, Punkt 3).

Wichtig | Für die exklusive Feier im Musterfall bedeutet das: Aus den Aufwendungen von 34.000 Euro sind die internen Selbstkosten von 1.000 Euro herauszurechnen. Die Gastgeschenke sind zu berücksichtigen, da sie die Grenze von 60 Euro einhalten. Ergo: Es verbleiben Kosten von 33.000 Euro.

In einem zweiten Schritt sind die ermittelten Gesamtkosten auf die Teilnehmer zu verteilen. Und zwar auf alle anwesenden Gäste, sprich nicht auf alle eingeladenen oder angemeldeten (BFH, Urteil vom 29.04.2021, Az. VI R 31/18, Abruf-Nr. 223501). Die Verteilung erfolgt pauschal nach Köpfen. Eine Besonderheit gilt jedoch für die Arbeitnehmer, die in Begleitung an der Betriebsveranstaltung teilnehmen. Ihnen werden zusätzlich zu den eigenen anteiligen Aufwendungen auch die anteilig auf die Begleitperson entfallenden Aufwendungen zugerechnet (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 5 EStG).

Wichtig | Die verbliebenen Gesamtkosten der exklusiven Feier im Musterfall in Höhe von 33.000 Euro sind somit auf die 75 Teilnehmer (50 anwesende Führungskräfte + 25 Begleitpersonen) zu verteilen. Die Kosten belaufen sich also pro Person auf 440 Euro. Dieser Betrag ist bei den alleine erscheinenden Führungskräften als Sachbezug anzusetzen. Bei den in Begleitung erscheinenden Arbeitnehmern sind 880 Euro anzusetzen, weil der auf die Begleitung entfallende Anteil dem Arbeitnehmer zugerechnet wird.

Die Freigrenze für Sachbezüge von monatlich 50 Euro nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG lässt sich nicht nutzen, da die Bewertung des Sachbezugs nicht mit dem Marktpreis i. S. v. § 8 Abs. 2 S. 1 EStG, sondern mit den Aufwendungen des Arbeitgebers erfolgt. Somit unterliegt der ermittelte Sachbezug in Höhe von 440 Euro bzw. 880 Euro (insgesamt 33.000 Euro) sowohl der Besteuerung als auch den Sozialabgaben.

Selbst unter der Prämisse, dass die Beitragsbemessungsgrenzen bei den Sozialabgaben bereits überschritten wurden und deshalb doch keine Sozialabgaben anfallen, müssen die Führungskräfte für den Sachbezug regelmäßig 42 Prozent Lohnsteuern bezahlen (zzgl. Soli und ggf. Kirchensteuer). Das löst alleine eine Belastung mit Lohnsteuern von insgesamt 13.860 Euro aus (33.000 Euro x 42 Prozent). Ein unglückliches Ergebnis: Einerseits weil die eingeladenen Führungskräfte nun viele Steuern (und ggf. Sozialabgaben) für die Teilnahme an der exklusiven Feier zahlen müssen, andererseits weil die Lohnabrechnungen verkompliziert werden.

Besser wäre da doch die Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 Prozent zzgl. Soli und ggf. Kirchensteuern nach § 40 Ab. 2 S. 1 Nr. 2 EStG. Die hat drei Vorteile:

Einziger Haken: Die Steuern muss vollständig der Arbeitgeber tragen.

Bislang war die Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG nur möglich, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmern des Unternehmens offenstand (BFH, Urteil vom 15.01.2009, Az. VI R 22/06, Abruf-Nr. 091083). Der Begriff der Betriebsveranstaltung, auf den § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG abstellt, wurde durch die 2015 mit § 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 1 EStG eingeführte Legaldefinition aber neu bestimmt. Und die neue Definition stellt für eine Betriebsveranstaltung lediglich darauf ab, ob es sich um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter handelt. Entsprechend hat jüngst der BFH entschieden, dass für eine Weihnachtsfeier, bei der nur die Vorstandsmitglieder und Führungskräfte teilnehmen durften, die Lohnsteuerpauschalierung nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG genutzt werden kann (BFH, Urteil vom 27.03.2024, Az. VI R 5/22, Abruf-Nr. 241427).

Wichtig | Nach alter BFH-Rechtsprechung hätten die Führungskräfte in dem Musterfall für die exklusive Feier rd. 13.860 Euro Steuern zzgl. Soli und ggf. Kirchensteuern und Sozialabgaben zahlen müssen. Bei der Pauschalierung durch den Arbeitgeber zahlt dieser nur eine pauschale Lohnsteuer von 8.250 Euro (33.000 Euro x 25 Prozent) zzgl. Soli und ggf. Kirchensteuer. Ein effektiver Vorteil von 5.610 Euro zzgl. der Ersparnisse bei den Sozialabgaben.

Wird die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung nicht nur ausgewählten sondern allen Arbeitnehmern ermöglicht, gibt es jedoch weiterhin einen steuerlichen Vorteil. Es handelt sich bei dem ermittelten Sachbezug nämlich insoweit nicht um Arbeitslohn, wie der Sachbezug je Arbeitnehmer einen Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigt (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 3 EStG).

Der Freibetrag von 110 Euro wird bei einem beschränkten Teilnehmerkreis nur ausnahmsweise dann abgezogen, wenn sich die Begrenzung nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellt. Betriebsveranstaltungen berechtigen also auch zum Abzug des Freibetrags, wenn sie etwa nur für eine bestimmte Abteilung, alle Pensionäre oder alle Arbeitnehmer, die bereits ein rundes Dienstjubiläum gefeiert haben, gilt. Zudem gilt der Freibetrag nur für die Arbeitnehmer. Er verdoppelt sich nicht, wenn ein Arbeitnehmer mit einer Begleitperson an der Veranstaltung teilnimmt (BMF, Schreiben vom 14.10.2015, Tz. 4 a). Das bedeutet:

Mit folgendem Prüf- und Rechenschema haben Sie die lohnsteuerlichen Spielregeln bei Betriebsveranstaltungen im Blick: