Gehaltsumwandlung für E-Firmenwagen: Darum ist das Gestaltungsmodell jetzt so lukrativ

Der Arbeitslohn unterliegt in voller Höhe der Besteuerung und den Sozialabgaben (§ 2 Abs. 1 LStDV, § 19 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Weil auch der Arbeitgeber neben dem Bruttoarbeitslohn mit den Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung belastet wird, ist einerseits der Kostenfaktor groß und andererseits der effektive Nettolohn des Arbeitnehmers verhältnismäßig gering. Das kann v. a. dann zum Problem werden, wenn der Arbeitnehmer ein „E-Wunsch-Fahrzeug“ fahren möchte, das sein persönliches Budget übersteigt. Hier bietet es sich an, dass Arbeitgeber mit einer Gehaltsumwandlung eingreifen. Mit der Gehaltsumwandlung wird der Traum vom E-Wunsch-Fahrzeug realisiert, es reduzieren sich die Bruttolohnkosten des Arbeitgebers und der Nettolohn des Arbeitnehmers steigt. Eine echte „Win-win-Situation“.

Um die Gehaltsumwandlung vorzunehmen, schließt der Arbeitgeber zunächst einen Leasingvertrag für das vom Arbeitnehmer gewünschte E-Wunschfahrzeug ab. Dabei profitiert der Arbeitgeber als Firmenkunde typischerweise von größeren Rabatten als sie dem Arbeitnehmer gewährt worden wären, wenn dieser den Leasingvertrag selbst abgeschlossen hätte.

Im Anschluss überlässt der Arbeitgeber den geleasten E-Firmenwagen dem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung und zur Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Weil der Arbeitgeber durch den E-Firmenwagen effektiv nicht belastet werden will, erfolgt die Überlassung im Wege einer Gehaltsumwandlung. Das bedeutet, dass sich der Bruttoarbeitslohn des Arbeitnehmers im Gegenzug für den E-Firmenwagen um den Betrag reduziert, den der Arbeitgeber für die Leasingrate aufwenden muss.

Wichtig | Viele Anbieter am Markt kalkulieren in die Leasingrate Zulassungs- und Überführungskosten, Wartung und Verschleiß, Kfz-Versicherung und TÜV-Gebühren sowie den Wechsel von Sommer- auf Winterreifen inkl. Einlagerung der Reifen ein. Neben der Leasingrate fallen damit nur Kosten für Reparaturen und Ladestrom an. Damit diese Kosten nicht den Arbeitgeber belasten, sollte im Rahmen der Fahrzeugüberlassung vereinbart werden, dass sämtliche Fahrzeugkosten vom Arbeitnehmer zu tragen sind, die nicht durch die Leasingrate abgedeckt sind.

Der Vorteil des Modells liegt in der lukrativen Sachbezugsbewertung. Zwar wird der Bruttoarbeitslohn des Arbeitnehmers um die Höhe der Leasingrate gemindert, in der auch die typischen Fixkosten des Fahrzeugs enthalten sind. So wird der Arbeitgeber effektiv nicht belastet.

pro Monat als Sachbezug anzusetzen sind.

Bei den von vielen Anbietern für eine Gehaltsumwandlung beworbenen Fahrzeugen handelt es sich um E-Fahrzeuge. Damit profitiert der Arbeitnehmer bei der Sachbezugsbewertung von einem Privileg, weil der Bruttolistenneupreis nur zur Hälfte angesetzt wird. Und sollte der Bruttolistenneupreis des E-Fahrzeugs seit dem 01.07.2025 nicht mehr als 100.000 Euro betragen, dann wird er gar nur zu einem Viertel angesetzt.

Wichtig | Von diesem Privileg profitieren auch Arbeitnehmer, die ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen. Weil bei ihnen der Bruttolistenneupreis unbeachtlich ist, werden bei Ermittlung der Fahrzeuggesamtkosten die Anschaffungskosten für das E-Fahrzeug oder vergleichbare Aufwendungen (z. B. Leasingrate) nur zur Hälfte berücksichtigt. Und sollte der Bruttolistenneupreis seit dem 01.07.2025 nicht mehr als 100.000 Euro betragen, dann erfolgt nur ein Ansatz mit einem Viertel.

Weil der sich bei diesen Berechnungen ergebende Sachbezugswert v. a. bei einer kurzen Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte deutlich geringer als die umgewandelte Leasingrate ausfällt, sinkt der effektive Bruttoarbeitslohn des Arbeitnehmers. Infolge dessen reduzieren sich nun Steuern und Sozialabgaben, weshalb ein tatsächlicher Nettovorteil eintritt – auch für den Arbeitgeber infolge der Arbeitgeberanteile zu den Sozialabgaben. Und ganz nebenbei fährt der Arbeitnehmer nun sein E-Wunschfahrzeug.

Soweit der Arbeitgeber zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, steht ihm aus der Leasingrate ein Vorsteuerabzug zu. Überlässt der Arbeitgeber jedoch einem Arbeitnehmer im Gegenzug für die erbrachte Arbeitsleistung einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung, liegt ein tauschähnlicher Vorgang vor, der zum Regelsteuersatz der Umsatzsteuer unterliegt (§ 3 Abs. 12 S. 2 UStG).

Als Bemessungsgrundlage ist gemäß § 10 Abs. 2 S. 2 i. V. m. Abs. 1 S. 1 UStG der Wert der nicht durch den Barlohn abgegoltenen Arbeitsleistung anzusetzen. Aus Vereinfachungsgründen kann dabei auf die lohnsteuerlichen Sachbezugswerte abgestellt werden, aus denen die Umsatzsteuer herauszurechnen ist. Allerdings ohne Privilegien für E-Fahrzeuge (Abschnitt 15.23 Abs. 11 UStAE). Das bedeutet, dass der Bruttolistenneupreis in voller Höhe anzusetzen ist – und nicht nur zu einem Viertel.

Diese Umsatzsteuerbelastung lässt sich vermeiden. Denn der Ansatz der lohnsteuerlichen Werte für die Umsatzversteuerung ist nur eine Vereinfachung. Als Alternative können als Bemessungsgrundlage die Netto-Gesamtausgaben des Arbeitgebers für das Fahrzeug angesetzt werden (Abschn. 15.23 Abs. 10 S. 4 UStAE).

Bereits bis hierhin zeigt sich, dass eine Gehaltsumwandlung zugunsten eines E-Fahrzeugs einen realen Vorteil für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bietet. Aber es geht noch besser, weil sich der als Arbeitslohn anzusetzende Sachbezug kräftig reduzieren lässt.

Das liegt daran, dass der Arbeitgeber nicht alle Kosten für das Fahrzeug trägt, sondern der Arbeitnehmer mit dem benötigten Ladestrom sowie Reparaturen belastet wird. Diese den Arbeitnehmer belastenden Kosten mindern aus Sicht des Arbeitnehmers den realen Nutzungswert des E-Fahrzeugs und damit auch den steuer- und beitragspflichtigen Sachbezug (BFH, Urteil vom 30.11.2016, Az. VI R 49/14, Abruf-Nr. 191868 und VI R 2/15, Abruf-Nr. 191867). Denn der Arbeitnehmer wird in diesem Umfang nicht bereichert.

Wichtig | Übersteigen die vom Arbeitnehmer getragenen Kosten den bisher ermittelten Sachbezug, dann ergibt sich weder negativer Arbeitslohn noch ein Werbungskostenabzug für den Arbeitnehmer, weil sich der Sachbezug maximal auf null Euro reduzieren lässt (BFH, Beschluss vom 15.01.2018, Az. VI B 77/17, Abruf-Nr. 200047). Hintergrund dafür ist, dass die Kosten nicht getragen werden, um die Versteuerung des Vorteils abzuwenden, sondern um den Vorteil der privaten Nutzung überhaupt in Anspruch zu nehmen.

Zwar ist es in der Praxis einfach, die angefallenen Reparaturkosten nachzuweisen (dafür hat der Arbeitnehmer eine Rechnung). Den Nachweis für den angefallenen und vom Arbeitnehmer getragenen Ladestrom zu führen ist da schon schwieriger. Soweit das Fahrzeug an einer fremden Ladesäule geladen wird, lassen sich die Kosten zwar über Quittungen nachweisen. Die sind aber nicht vorhanden, wenn das Fahrzeug an der privaten Wallbox des Arbeitnehmers geladen wird. Um die dort entstandenen Stromkosten nachzuweisen, bieten sich zwei Möglichkeiten an:

Wird der Sachbezugswert nicht pauschal anhand des Bruttolistenneupreises, sondern nach einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch berechnet, dann werden die vom Arbeitnehmer getragenen Fahrzeugkosten (Ladestrom und Reparaturen) gemäß R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 S. 8 LStR nicht in die Ermittlung der Fahrzeuggesamtkosten einbezogen.

Der Haken: Diese Vorgehensweise ist jedoch nachteilig, sobald das Fahrzeug auch teilweise für betriebliche Fahrten genutzt wird. Denn insoweit wie die privat getragenen Kosten auf die betriebliche Nutzung des E-Firmenwagens entfallen, mindert sich der Sachbezug nicht.

Eine Gehaltsumwandlung zugunsten eines E-Fahrzeugs bietet Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Spätestens wenn eine Gehaltsverhandlung ansteht und der Arbeitnehmer erwähnt, dass er ein E-Fahrzeug leasen möchte, sollte der Arbeitgeber das Modell durchkalkulieren und vorschlagen.

Vorsicht ist allerdings geboten, wenn der Arbeitnehmer kein E-Fahrzeug, sondern einen Verbrenner wünscht. Weil bei diesem Fahrzeug der Bruttolistenneupreis anders als bei E-Fahrzeugen in voller Höhe zur Berechnung des Sachbezugs anzusetzen ist, erreicht der Sachbezugswert schnell die Leasingrate und infolge dessen führt das Modell der Gehaltsumwandlung zu keinem Vorteil.