„Finanzamtssichere“ Tankgutscheine

Die Ausgabe von Tankgutscheinen an Arbeitnehmer ist beliebt - lohnsteuerlich können sie sich aber zu einer tickenden Zeitbombe entwickeln. Das zeigt eine Verfügung der OFD Hannover, die verschiedene Gutscheinmodelle unter die Lupe genommen hat. Lesen Sie, welche Modelle der Fiskus anerkennt und wie Arbeitgeber diese richtig in der Praxis umsetzen.

Bei der Ausgabe von Tankgutscheinen steht immer die Frage im Mittelpunkt, ob es sich beim Gutschein um einen Sachbezug oder um Barlohn handelt. Zum besseren Verständnis nachfolgend noch einmal die Grundzüge der lohnsteuerlichen Behandlung von Warengutscheinen.

Bei Warengutscheinen, die beim Arbeitgeber einzulösen sind, handelt es sich immer um einen Sachbezug, auch wenn der Gutschein auf einen Euro-Betrag ausgestellt ist. Die monatliche Freigrenze für Sachbezüge in Höhe von 44 Euro (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG) und der jährliche Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro (§ 8 Abs. 3 EStG) sind grundsätzlich anwendbar.

Beachten Sie: Der Arbeitslohn fließt dem Arbeitnehmer erst mit Einlösung des Warengutscheins beim Arbeitgeber zu (R 38.2 Abs. 3 Satz 2 LStR).

Bei Warengutscheinen, die bei einem Dritten einzulösen sind, kommt es entscheidend auf den Wortlaut des Gutscheins an.

Die lohnsteuerliche Behandlung von Tankgutscheinen wurde auf Bund-Länder-Ebene erörtert. Die OFD Hannover hat die Ergebnisse veröffentlicht (Verfügung vom 24.4.2008, Az: S 2334 - 281 - StO 212; Abruf-Nr. 081773081773).

Folgende Vorgehensweise hat die OFD abgesegnet:

Der von der OFD abgesegnete Gutschein sah wie folgt aus:

Geht der Arbeitgeber so vor, erhält der Arbeitnehmer einen Sachbezug und die Freigrenze kann angewendet werden. Die Abrechnung über eine Kundenkarte des Arbeitgebers ist unschädlich, da diese bei der Tankstelle verbleibt und daher keine Zahlungsfunktion für den Arbeitnehmer hat.

In der Regel haben Tankkarten allerdings eine Zahlfunktion und wirken daher wie eine Firmenkreditkarte. Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer neben einem von ihm ausgestellten Benzingutschein eine solche Tankkarte, hat die Zuwendung Bargeldcharakter.

In diesem Fall handelt es sich nicht um einen bei einem Dritten einzulösenden Warengutschein. Mit der Rechnungslegung an den Arbeitgeber gegen Vorlage der Tankkarte des Arbeitgebers durch den Arbeitnehmer bei der Tankstelle, tilgt der Arbeitgeber eine vom Arbeitnehmer im eigenem Namen des Arbeitnehmers begründete Verbindlichkeit. Der Arbeitgeber ist nicht Vertragspartner der Tankstelle. Hier liegt eine Barlohnzahlung vor, die 44 Euro-Freigrenze kann nicht angewendet werden (BFH, Urteil vom 27.10.2004, Az: VI R 51/03; Abruf-Nr. 043217043217).

Barlohn liegt auch vor, wenn der Arbeitnehmer anstelle des Gutscheins eine Bescheinigung erhält, mit der er gegenüber der Tankstelle nachweist, dass er im Namen und für Rechnung des Arbeitgebers tankt. Auch in diesem Fall hat die Tankkarte die Funktion einer Firmenkreditkarte. Denn würde der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber Bargeld und eine Bescheinigung erhalten, dass er im Namen und für Rechnung des Arbeitgebers tankt, läge auch kein Sachbezug vor.

Fazit: Das Verwenden von Tankkarten geht in der Regel schief. Nur wenn die Tankkarte bei der Tankstelle verbleibt und der Arbeitnehmer mit einem korrekten Gutschein tankt, sollte über eine Tankkarte abgerechnet werden.

Bezahlt der Arbeitnehmer zunächst die Tankfüllung und erhält aufgrund des Gutscheins vom Arbeitgeber später eine Gutschrift in Höhe des ausgelegten Betrags, handelt es sich um eine Geldleistung, für die die 44-Euro-Freigrenze nicht gilt. Der Arbeitgeber wird hier nicht Vertragspartner der Tankstelle. Vielmehr tilgt der Arbeitgeber eine vom Arbeitnehmer in dessen eigenem Namen begründete Verbindlichkeit.

Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber einen von der Tankstelle erstellten Blanko-Tankgutschein und wird Art und Menge des Kraftstoffs erst von der Tankstelle bei Einlösen des Gutscheines eingetragen, wendet der Arbeitgeber Barlohn zu.

Der Sachbezug fließt dem Arbeitnehmer mit Erhalt des Gutscheins zu, weil er in diesem Zeitpunkt einen Rechtsanspruch gegenüber der Tankstelle erhält (R 38.2 Abs. 3 Satz 1 LStR). Die Höhe des geldwerten Vorteils ist somit anhand des Literpreises am Ausgabetag zu ermitteln.

Unser Tipp: Bei der Bewertung des Vorteils kann außerdem die Verein­fachungsregelung in R 8.1 Abs. 2 Satz 9 LStR angewendet werden (Ansatz mit 96 Prozent des Endpreises am Abgabeort).

Mit Tankgutscheinen können Arbeitgeber insbesondere in Zeiten steigender Kraftstoffpreise ihren Arbeitnehmern etwas Gutes tun. Um die 44-Euro-Grenze nicht zu gefährden, sollten sie aber darauf achten, die strengen Vorgaben der Finanzverwaltung genau einzuhalten.

Besondere Vorsicht ist bei Verwendung von Tankkarten geboten. Nur die Abrechnung der Gutscheine über eine bei der Tankstelle verbleibende Tankkarte des Arbeitgebers, sichert derzeit den Sachbezug im Rahmen der 44-Euro-Grenze.