BMF hat FAQ zur E-Rechnung veröffentlicht – was sie für die Autohäuser in der Praxis bedeuten

Die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen wurden neu gefasst: Ab 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern die E‑Rechnung zu verwenden. Es gibt aber Übergangsregelungen (mehr dazu in ASR 8/2024, Seite 11). Das Besondere: Diese gelten nur für die Ausstellung von E-Rechnungen, nicht für den Empfang. Autohäuser müssen also seit dem 01.01.2025 zum Empfang von E-Rechnungen imstande sein. Da die E-Rechnung auch viele Praxis- und Anwendungsfragen nach sich zieht, hat das BMF ein Schreiben vom 15.10.2024 (Az. III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, Abruf-Nr. 244405) und FAQ (Stand: 05.02.2025, Abruf-Nr. 246643) veröffentlicht. Wichtig sind vor allem folgende Punkte:

Lieferanten/Subunternehmen eines Autohauses können unter Umständen Kleinunternehmer i. S. v. § 19 Abs. 1 UStG sein. Auch diese wären zwar von der E-Rechnung betroffen, durch § 34a UStDV werden sie aber von der Pflicht befreit. Autohäuser müssen also damit rechnen, dass diese Geschäftspartner weiterhin „normal“ abrechnen. Kleinunternehmer dürfen E-Rechnungen aber freiwillig verwenden und müssen E-Rechnungen empfangen können.

Auch Verträge können als Rechnung angesehen werden, wenn sie die nach §§ 14, 14a UStG erforderlichen Angaben enthalten. Ist das Autohaus verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen – z. B. bei einem Mietvertrag über eine Gewerbefläche oder einem Leasingvertrag –, kann es den zugrunde liegenden Vertrag als ergänzende Angabe aufnehmen, sprich als Anhang zur E-Rechnung.

Wichtig | Ist bei einem Dauerschuldverhältnis (z. B. Mietvertrag) eine E-Rechnung verpflichtend zu erstellen, reicht es, wenn sie einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum ausgestellt wird. In dieser ist der zugrunde liegende Vertrag als Anhang aufzunehmen, oder aber es muss sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergeben, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Für die folgenden Perioden gilt dann – wie bisher auch – Abschnitt 14.5 Abs. 17 UStAE; sprich, es reicht, wenn sich diese Zeiträume aus den einzelnen Zahlungsbelegen ergeben, z. B. aus den Überweisungsaufträgen oder den Kontoauszügen.

Hierfür gibt es keinen vorgeschriebenen Weg. Es kommen z. B.

in Betracht. Der Übermittlungsweg der E‑Rechnung im konkreten Einzelfall kann nur zivilrechtlich zwischen den Parteien geklärt werden.

Weigert sich der Rechnungsempfänger, eine E-Rechnung anzunehmen bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf die Ausstellung einer sonstigen Rechnung. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerlichen Pflichten des Autohauses auch als erfüllt, wenn es eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich (z. B. anhand eines Sendeprotokolls) um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.

Weil eine E-Rechnung nur einen Datensatz enthält, sind die Rechnungsangaben für das menschliche Auge nicht ohne Weiteres sichtbar. Autohäuser benötigen also eine zusätzliche Software zur Visualisierung der E-Rechnung. Am Markt ist bereits eine Vielzahl kostenfreier Angebote verfügbar, und auch über das ELSTER-Portal (www.e-rechnung.elster.de) besteht die Möglichkeit, E-Rechnungen für das menschliche Auge lesbar darzustellen.

E-Rechnungen müssen zwar eine elektronische Verarbeitung der enthaltenen Daten ermöglichen (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG). Autohäuser können E-Rechnungen aber auch manuell in der Buchführung verarbeiten.

Hat das Finanzamt zur Überprüfung der Steuererklärung oder Steueranmeldung eines Autohauses eine Rechnung angefordert, wurde diese dem Finanzbeamten bislang meistens in Kopie vorgelegt oder als PDF übersandt. Handelt es sich bei der angeforderten Rechnung ab dem 01.01.2025 um eine E-Rechnung, ist der strukturierte Datensatz dem Finanzbeamten zu übermitteln. Hierzu ist über das ELSTER-Portal eine Schnittstelle implementiert.

Gemäß § 14b Abs. 1 UStG müssen Autohäuser ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufbewahren. Das gilt auch für E-Rechnungen. Bei diesen ist mindestens der strukturierte Rechnungsteil – dieser enthält alle Pflichtangaben i. S. v. §§ 14, 14a UStG – acht Jahre lang so aufzubewahren, dass er unveränderbar in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Für eine Rechnungsberichtigung gelten gemäß § 31 Abs. 5 S. 3 UStDV die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 UStG. Daher müssen Autohäuser die Berichtigung einer E-Rechnung ebenfalls durch eine E-Rechnung vornehmen. Es reicht nicht aus, die fehlenden oder unzutreffenden Angaben in der bisherigen E-Rechnung in einer anderen Form (z. B. PDF oder per Papierrechnung) zu übermitteln. Eine wirksame Berichtigung eine E-Rechnung wirkt unter den übrigen Voraussetzungen zudem auf den Zeitpunkt der Ausstellung der ursprünglichen E-Rechnung zurück (vgl. BMF, Schreiben vom 18.09.2020, Az. III C 2 – S 7286-a/19/10001 :001, Abruf-Nr. 217987).

Wichtig | Ändert sich die Bemessungsgrundlage (§ 17 UStG, z. B. wegen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen), muss ein Autohaus bei einer E-Rechnung den Steuerbetrag in der ursprünglichen Rechnung nicht berichtigen. In diesen Fällen muss es gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG in der Rechnung nur darauf hinweisen, dass eine im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts besteht.

Sind Autohäuser nach § 15 UStG zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss hierfür eine ordnungsgemäße Rechnung (§§ 14, 14a UStG) vorliegen. Sofern nach § 14 Abs. 2 S. 2 UStG der an das Autohaus leistende Unternehmer verpflichtet ist, eine E-Rechnung auszustellen, erfüllt nur diese die Anforderungen an den Vorsteuerabzug. Verwendet der leistende Unternehmer entgegen der Verpflichtung eine sonstige Rechnung (z. B. Papierrechnung oder PDF per Mail), ist für das Autohaus kein Vorsteuerabzug möglich. Für den Vorsteuerabzug muss der leistende Unternehmer die bisher erteilte sonstige Rechnung in eine E-Rechnung berichtigen (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE).