EU-Kunde benennt USt-IdNr. nachträglich: Wie das Risiko „auf der USt zu sitzen bleiben“ umgehen?

Zum 01.01.2020 ist die Steuerbefreiung der innergemeinschaftlichen Lieferung nach § 4 Nr. 1 Buchst. b, § 6a UStG, also des EU-Geschäfts, umfassend neu geregelt worden. Die Aufzeichnung einer gültigen ausländischen USt-IdNr. des Kunden mutierte zur materiellen Voraussetzung der Steuerbefreiung. Das bedeutet: Benennt Ihnen ein EU-Kunde im Zeitpunkt der Lieferung keine USt-IdNr., sind die materiell-rechtlichen Voraussetzungen der innergemeinschaftlichen Lieferung nicht erfüllt. Die unschöne Folge: Die Steuerbefreiung entfällt.

Seit Mai 2022 lässt es die Finanzverwaltung zu, dass sich dieser Mangel mit Rückwirkung heilen lässt – und zwar dann, wenn der EU-Kunde nachträglich eine im Zeitpunkt der Lieferung gültige USt-IdNr. benennt. Stellt sich jedoch heraus, dass die USt-IDNr. auf den Zeitpunkt der Lieferung ungültig ist, versagt das Finanzamt die Steuerbefreiung. Haben Sie dann schon mit dem Kunden steuerfrei abgerechnet, müssen Sie die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.

Üblicherweise nennt Ihnen der Kunde bereits bei Abschluss des Kaufvertrags seine USt-IdNr. Damit gibt er zu erkennen, dass er den Gegenstand, im Musterfall das Ersatzteil, steuerfrei erwerben will, weil der Erwerb in seinem Mitgliedstaat, hier in den Niederlanden, den dortigen Besteuerungsvorschriften unterliegt (Abschn. 6a.1 Abs. 18 S. 2 UStAE).

Im Autohaus prüfen Sie in diesem Fall die USt-IdNr. ein erstes Mal qualifiziert, um sich zu vergewissern, ob der Umsatz wie angedacht durchgeführt werden kann.

Der Haken: Bis zur (Aus-)Lieferung der Ware vergehen in der Regel zumindesst noch einige Tage. Auf eine erneute qualifizierte Abfrage der USt-IdNr. verzichten viele Autohäuser dann. Das ist falsch.

Materiell-rechtliche Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist nämlich, dass der Kunde gegenüber dem Verkäufer mit einer ihm von einem anderen EU-Mitgliedstaat erteilten – im Zeitpunkt der Lieferung gültigen – USt-IdNr. auftritt (§ 6a Abs. 1 S. 1 Nr. 3 UStG ; Abschn. 6a.1 Abs. 18 S. 1 UStAE).

Ergo: Damit die Finanzverwaltung die Steuerfreiheit für die innergemeinschaftliche Lieferung gewährt, müssen Sie die qualifizierte Bestätigung der USt-IdNr. für den Tag der Lieferung nachweisen. Nur so erfüllen Sie die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns und erhalten – falls erforderlich – Gutglaubenschutz über § 6a Abs. 4 UStG.

Wichtig | Prüfen Sie die USt-IdNr. nicht auf den Zeitpunkt der Lieferung, tragen Sie das Risiko, weil der Gutglaubenschutz entfällt.

Fehlt die USt-IdNr. im Zeitpunkt der Lieferung, kann dieser Mangel durch nachträgliche Verwendung einer USt-IdNr. mit Rückwirkung geheilt werden – sofern die USt-IdNr. im Zeitpunkt der Lieferung gültig war (Abschn. 6a.1 Abs. 19 S. 3 UStAE).

Das Problem: Ob die USt-IdNr. im Zeitpunkt der Lieferung gültig war, können Sie nicht mehr über die Homepage des BZSt prüfen. Die Gültigkeit einer Kunden-USt-IdNr. lässt sich mit der Datenbank des BZSt nämlich ausschließlich für den Abfragezeitpunkt überprüfen. Bestätigungen für zurückliegende Zeitpunkte oder Zeiträume sind daher nicht möglich.

Das Risiko, auf der Umsatzsteuer sitzen zu bleiben, können Sie nur ausschließen, indem Sie mit dem Kunden eine Sicherheitsleistung, sprich einen Aufschlag oder Einbehalt, vereinbaren. Das gelingt wie folgt: