beA: Was ist bei einem Kanzleiwechsel zu tun?

| FRAGE: C ist angestellte Anwältin in der Sozietät B. Sie zieht mit ihrem Lebensgefährten in die 200 km entfernte Stadt D. Dort fängt sie bei der neuen Kanzlei A an. C fragt, was sie bei dem Kanzleiwechsel im Zusammenhang mit dem beA beachten muss. |

ANTWORT von Ilona Cosack (Mainz): Das beA ist ein persönliches beA, d. h., C nimmt ihre beA-Karte in die neue Kanzlei mit. Sollten noch Vertreter in der Kanzlei B Zugriff auf das beA haben, muss sie die Vertreterrolle und die dazugehörigen Rechte löschen (Einstellungen > Benutzerverwaltung > Rechte & Rollen verwalten > Recht/Rolle entziehen). Das gilt auch für den Zugang von Mitarbeitern von B mittels beA-Mitarbeitendenkarte oder beA-Softwarezertifikat.

Da der Umzug einen Kammerwechsel erfordert, muss C ihre bisherige RAK über den Kanzleiwechsel und die neue Kanzleianschrift informieren. Mit der Änderung bei der alten RAK werden automatisch die Daten im Gesamtverzeichnis des beA aktualisiert und erscheinen dann auch im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV, bravsearch.bea-brak.de/bravsearch/index.brak).

Ebenso muss C die BNotK als Herausgeber der beA-Karte über die Änderung informieren (zertifizierungsstelle.bnotk.de). Hierzu wählt sie „Mit Chipkarte anmelden“ und startet die Anwendung „BNotK SAK lite“. Nach Eingabe der PIN ist sie eingeloggt und kann die erforderlichen Daten (E-Mail, Rechnungsadresse, SEPA-Lastschrift) ändern.

Beachten Sie | Sollte C z. B. wegen Heirat ihren Namen ändern, empfiehlt sich eine Neubestellung der beA-Karte und ggf. der Fernsignatur. Dann muss auch die Identifikation nochmals erfolgen.

Der bisherige Arbeitgeber B sollte in allen laufenden gerichtlichen Verfahren dem Gericht und dem ggf. vorhandenen Gegenanwalt mitteilen, dass C ausgeschieden ist und wer nun der Sachbearbeiter in dieser Angelegenheit ist. Im Idealfall erfolgt diese Mitteilung aus dem beA des zukünftigen Sachbearbeiters, um Fehler bei der Beantwortung durch das Gericht zu minimieren. Im Arbeitsvertrag sollte ein Prozess ausgestaltet werden, der das Ausscheiden von anwaltlichen Mitarbeitenden regelt.

Für den Fall, dass trotz dieser Arbeitgeber-Information noch Nachrichten aus laufenden Verfahren im beA von C eingehen, muss diese verpflichtet werden, die Nachrichten unverzüglich an den neuen Sachbearbeiter weiterzuleiten. Sollte noch ein eEB in solchen Sachen bei C eingehen, muss festgelegt werden, ob sie das eEB abgeben soll oder ob das eEB mit dem Hinweis auf den Sachbearbeiterwechsel abgelehnt wird.

Sollte der bisherige Arbeitgeber B die Kosten für die beA-Karte von C getragen haben, ist die BNotK zu informieren, um die SEPA-Lastschrift zu stornieren.

Der neue Arbeitgeber A muss C in seine beA-Organisation einbinden. Dazu gehört, dass C einem Vertreter und in der Regel auch Mitarbeitenden von A Zugang zu ihrem beA gewährt.

Vertreter werden wie folgt hinzugefügt: Einstellungen > Benutzerverwaltung > Suche > Benutzer mit Postfach. Am einfachsten ist hierbei die Suche mit Vorname und Nachname oder bei häufigen Namen mit PLZ und/oder Ort. Alternativ kann man im BRAV nach der SAFE-ID-Nummer suchen und diese im Suchfeld eintragen.

Bei Mitarbeitern ist es erforderlich, den Benutzernamen zu kennen. Hier erfolgt die Suche nach „Benutzer ohne Postfach“. Dort sind lediglich die Eingaben von Benutzername oder SAFE-ID möglich.