Guter Kreislauf – refurbished IT in Kanzleien

Früher war die Vernichtung von Papierakten eine hochsensible Sache. Heute ist die Löschung bzw. Zerstörung von Speichermedien wie Festplatten das Problem. Man kann insofern den bewährten Weg gehen und Datenträger normgerecht zermahlen lassen. Es finden sich aber auch spezialisierte Anbieter im Markt, die Geräte vollständig wiederaufbereiten, u. a. die Rhenus IT Cycle GmbH (rhenus-remarketing.de). Nils Thiemann von der Geschäftsführung sagt, dass die Datenlöschung wenige Minuten bis mehreren Stunden dauern kann – je nach Technologie des Datenträgers. Der Verkäufer erhält einen zertifizierten Nachweis über die DS-GVO-konforme Datenlöschung.

Moderne Bürohardware und Officetechnik lässt sich heute viel leichter in neue Lebenszyklen überführen. Wiederaufbereitete Geräte können z. B. mit mehr Arbeitsspeicher oder neuen Tastaturen sogar leistungsfähiger aufgerüstet werden. Wer sich entscheidet, auf refurbished Ware zurückzugreifen, spart nicht nur erheblich Geld, sondern kann dies auch positiv im Nachhaltigkeitsmanagement der Kanzlei verbuchen.

Praktisch ist, dass viele Anbieter wiederaufbereiteter Office-Technik dem Kunden auch gleich die notwendigen Daten liefern, wie ressourcenschonend ihre Entscheidung tatsächlich war. Thomas Gros, Geschäftsführer bei Circulee in Berlin (circulee.com), teilt mit, dass Käufer von refurbished Geräten ein interaktives CO₂-Savings-Dashboard erhalten. In diesem können Einsparungen während der gesamten Verwendungszeit des Geräts in Echtzeit nachverfolgt und in einem detaillierten Bericht heruntergeladen werden. So kann die Nachhaltigkeit für Mandanten visuell leicht dargestellt werden.

Viele Nutzer machen den Fehler und setzen second hand mit refurbished gleich. Der Unterschied liegt aber darin, dass refurbished Ware aufbereitet und überholt wird, was einem neuwertigen Gerät möglichst nahekommt. Praktisch alle gängigen Bürotechnikkomponenten sind refurbished zu erwerben. Angesichts der möglichen Sparpotenziale lohnt sich dieser Ansatz für kleinere Kanzleien, die mit einem überschaubaren Gerätepark arbeiten. Zu der Lebensdauer der wiederaufbereiteten Modelle gibt Circulee auf Anfrage beispielhaft an: Ein Laptop hätte eine Restlebensdauer von 3–5 Jahren (Gesamtlebensdauer 6–8 Jahre). Dies sei eine geschätzte Ersparnis von 43 % (Neukauf: 639 EUR; refurbished: 361 EUR).

Informieren Sie sich bei anderen Kanzleien, welche Erfahrungen sie mit refurbished IT gemacht haben. Häufig berichten die Kollegen dann von dem praktischen Einsatz der überholten Geräte, dem Service des Anbieters und wie es sich wirtschaftlich für die Kanzlei gelohnt hat (Einsparung).

Anwälte unterliegen berufsrechtlich und wegen des geltenden Datenschutzes strengen Pflichten. Anbieter, die solchen Berufsständen ein Recycling oder den Kauf von refurbished Ware anbieten, kennen diese Anforderungen. Anbieter wie Blancco (blancco.com) bieten deshalb international anerkannte Datenlöschprozesse und umfassende Löschzertifikate für jedes bearbeitete Gerät und Lösungen an, die für größere Kanzleien und Unternehmen geeignet sind und auch den Cloud-Bereich einschließen. Kleinere Kanzleien mit einem überschaubaren IT-Park, der nur aus wenigen Festplatten, PCs oder zusammengewürfelten USB-Stick-Armeen besteht, sind mit der klassischen physischen Zerstörung alter Datenträger gut beraten, da diese genauso zertifiziert erfolgt. Allein in Eigenregie sollte man die Löschvorgänge angesichts der technischen Komplexität niemals durchführen.