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AKAnwalt und Kanzlei

KanzleiorganisationAuch digitaler Fristenkalender muss sorgfältig geführt werden

Abo-Inhalt02.04.20253 Min. LesedauerVon Rechtswirtin und Kanzleimanagerin Carmen Wolf, Koblenz

| Wird ein Fristenkalender digital geführt, muss die Software dieselbe Überprüfungssicherheit gewährleisten wie ein herkömmlicher Papierkalender. Der BGH legt insofern Wert auf eine klare Büroorganisation und die Einhaltung bewährter Kontrollmechanismen (vgl. schon BGH 26.9.24, III ZB 82/23, Abruf-Nr. 244374). Im Einzelnen bedeutet dies für Ihre Kanzleiorganisation Folgendes: |

Nur in diesen Fällen können Sie delegieren

Als Anwalt müssen Sie den digitalen Fristenkalender selbst kontrollieren, insbesondere die korrekte Übertragung der Fristen in den elektronischen Kalender (vgl. BGH 2.2.21, X ZB 2/20, Abruf-Nr. 221152). Ausschließlich unter den folgenden kumulativen Voraussetzungen können Sie die Fristenkontrolle delegieren:

Praxistipp | Ist eine der vier Voraussetzungen nicht erfüllt, dürfen Sie die Fristenkontrolle nicht delegieren! Sie bleibt in Ihrer Verantwortung! Anders ist dies bei Rechtsmittel- und Rechtsmittelbegründungsfristen. Diese müssen Sie stets selbst kontrollieren (BGH 15.9.15, VI ZB 37/14, Abruf-Nr. 180096). Die Kontrolle beschränkt sich allerdings auf die Notizen in der Handakte. Sie umfasst nicht die Übertragung in den Fristenkalender (BGH 17.5.23, XII ZB 533/22, Abruf-Nr. 236177; BGH 19.10.22, XII ZB 113/21, Abruf-Nr. 232712).
  • 1. Die Kanzlei ist optimal organisiert.
  • Sie haben geregelt, wer für das Notieren der Fristen zuständig ist. Sie können Arbeitsanweisungen über den Ablauf der Fristnotierung bis zur Friststreichung nachweisen (BGH 23.1.13, XII ZB 167/11, Abruf-Nr. 131843; BGH 15.9.14, II ZB 12/13, Abruf-Nr. 172629).
  • 2. Qualifiziertes Personal kontrolliert die Fristen.
  • Fristen dürfen nur von ausgebildeten Fachkräften mit mehrjähriger Erfahrung kontrolliert werden. Auszubildende, Hilfskräfte oder Praktikanten dürfen keine Fristen kontrollieren (BGH 11.11.15, XII ZB 407/12, Abruf-Nr. 182688; BGH 12.3.13, VIII ZB 42/12, Abruf-Nr. 247464).
  • 3. Die Fristenkontrolle durch qualifiziertes Personal erstreckt sich nur auf das routinemäßige Fristenmanagement.
  • Darunter fallen einfache Fristen und wiederkehrende Fristen. Ausgenommen sind schwierige und selten vorkommende Fristen.
  • 4. Sie als Berufsträger führen stichprobenartig Kontrollen aus.

Kalender in Papierform ist kein Muss

Der BGH verlangt neben dem elektronischen Kalender keinen zusätzlichen Fristenkalender in Papierform. Der Anwalt darf also die Fristen nur im digitalen Kalender notieren. Diesbezüglich muss aber ein Kontrollausdruck erfolgen (BGH 28.2.19, III ZB 96/18, Abruf-Nr. 207940). Ob dieser bei einer digitalen Akte erforderlich ist, hat der BGH bisher offen gelassen (vgl. BGH 2.2.21, X ZB 2/20, Abruf-Nr. 221152; BGH 26.9.24, III ZB 82/23, Abruf-Nr. 244374). Wir raten Ihnen, mindestens eine Kontrollanzeige auf dem Bildschirm zu dokumentieren.

Checkliste / Fristenmanagement bei digitalem Fristenkalender

Diese Anforderungen muss das System erfüllen:
  • Schutz vor Manipulation: automatisierte Zuordnung von Eintragungen, Veränderungen und Löschungen anhand eingeloggtem Benutzer
    • Diese Rechte dürfen nur qualifizierte Mitarbeiter haben!
  • Nach Einloggen automatisch Tagesfristen anzeigen, inkl. bereits erledigter Fristen
    • Einträge und Änderungen müssen nachvollziehbar sein!
Dies muss von der zuständigen Fachkraft kontrolliert werden:
  • Ist die Frist korrekt errechnet und eingetragen?
  • Ist die Frist der richtigen Person zugeordnet?
  • Ist die Frist im (übergeordneten/zentralen) Hauptkalender eingetragen, der alle Fristen sämtlicher Mitarbeiter enthält?
    • Ist die Frist im individuellen Fristenkalender für den jeweiligen Anwalt eingetragen?
    • Erfolgt die Eintragung automatisch? – Falls nicht: Fehlerquelle, da die Frist für die verantwortliche Fachkraft nicht ersichtlich ist!
    • Wenn nur Hauptkalender existiert: Selektion für einzelnen Anwalt. Überblick für Fachkraft muss alle Fristen enthalten.
  • Nachträgliche Kontrolle: Fristen nicht löschen, sondern als erledigt markieren!
Prozess zur Kontrolle der eingegebenen Fristen:
  • Einzelausdrucke
  • Fehlerprotokolle

AUSGABE: AK 4/2025, S. 59 · ID: 50310006

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