Eigenbelege: So retten Apotheker den Betriebsausgabenabzug

Selbstverständlich kann – wenn möglich – eine Kopie des Nachweises vom leistenden Unternehmer angefordert werden. Dies sollte auch immer der erste Schritt sein, da der Fremdbeleg dem Eigenbeleg vorgeht. Bei Rechnungen klappt die Anforderung einer Kopie meistens problemlos. Bei Kassenbons ist das schon schwieriger, ganz zu schweigen von Parkautomaten ohne Belegausgabe. Die Lösung lautet dann: Es muss ein Eigenbeleg her, um den Betriebsausgabenabzug zu retten.

Auf diesem Eigenbeleg werden so viele Angaben wie möglich zu dem verlorenen oder nicht erhaltenen Beleg gemacht, um den Sachverhalt so glaubhaft und plausibel wie möglich für das Finanzamt zu dokumentieren. Empfehlenswert sind mindestens die folgenden Angaben:

Wichtig | Betriebsprüfer werden Eigenbelege genaustens auf Plausibilität prüfen, da kein gesetzlicher Anspruch auf deren Anerkennung besteht. Das gilt insbesondere dann, wenn die zugrunde liegende Zahlung bar aus dem Privatvermögen des Apothekers geleistet oder ein Eigenbeleg über einen hohen Betrag gefertigt wurde. Dabei können Betriebsprüfer gemäß § 160 Abgabenordnung (AO) auch die Benennung des Zahlungsempfängers verlangen und gemäß § 93 Abs. 1 S. 3 AO diesen um Auskunft über den Vorgang bitten. Eigenbelege sollten daher die absolute Ausnahme darstellen und unbedingt glaubhafte Angaben beinhalten.

Auch wenn der Eigenbeleg das Mittel der Not ist, um die Betriebsausgaben zu retten, so verliert der Apotheker trotzdem den Vorsteuerabzug. Denn Voraussetzung für den in § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) verankerten Vorsteuerabzug ist u. a., dass eine ordnungsgemäße Rechnung (oder eine Kleinbetragsrechnung/ein Fahrausweis) vorliegt. Diese Voraussetzung erfüllt der Eigenbeleg nicht. Kleiner Trost: Da der Vorsteuerabzug versagt wird, ist zumindest der volle Betrag als Betriebsausgabe abzugsfähig. Aber auch so sind die tatsächlich entstandenen Kosten nach Steuern höher als bei einem ordnungsgemäßen Fremdbeleg:

Wird bei einem Geschäftsessen dem Bedienungspersonal ein Trinkgeld zugewandt, so sollte dieses als Nachweis direkt auf der Rechnung aufgeführt werden. Ist dies nicht möglich, z. B. weil die Rechnung bereits ausgestellt ist und das Trinkgeld erst danach gegeben wird, sollte das Trinkgeld vom Trinkgeldempfänger auf der Rechnung quittiert werden (Bundesfinanzministerium [BMF], Schreiben vom 30.06.2021, Az. IV C 6 - S 2145/19/10003 :003). Wurde auch das vergessen, sollte als Rettungsanker ein Eigenbeleg über das gezahlte Trinkgeld erstellt werden. Ist das Trinkgeld der Höhe nach üblich, wird es meistens auch so anerkannt. Ein Vorsteuerabzug ist bei Trinkgeldern ohnehin nicht möglich, da Trinkgelder nicht der Umsatzsteuer unterliegen.