Erfolgsfaktor professionelle Praxissteuerung: Nutzen Sie Ihre Zahlen – aber richtig!

Zahnarzt Dr. Groß hält seine Einnahmen-Überschuss-Rechnung 2023 in den Händen und wundert sich: Seine Zahnarztpraxis ist besser ausgelastet als in den Vorjahren und erzielt dadurch höhere Einnahmen. Trotzdem bleibt weniger Gewinn als früher übrig. Wie ist das möglich und wieso hat er das nicht schon früher bemerkt? Dr. Groß war sich sicher, seine Praxis vorbildlich geführt zu haben. Jeden Abend vergewisserte er sich, dass alle erbrachten Leistungen auch tatsächlich Eingang in die Abrechnungssoftware gefunden hatten. Das Terminmanagement war optimiert – dank seiner Empfangsmitarbeiterin gab es keine Lücke im Terminbuch. Seiner ZMP hatte er feste Tagesziele vorgegeben, deren Einhaltung für sie erstes Gebot war.

Von seinem Steuerberater erhielt er regelmäßig betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA). Diesen konnte er – aufgeteilt nach Kostenarten – jeweils die Kosten im letzten Monat und im letzten Jahr entnehmen. Die Interpretation der BWA überließ er dabei grundsätzlich seinem Steuerberater. Immerhin schaute er sich aber seine Leistungsstatistiken der Praxissoftware in der Regel genauer an. Und hier liegt das Problem: Aus der Leistungsstatistik allein lässt sich nicht herauslesen, wie sich die Kosten entwickelt haben.

Die größten Ausgaben der letzten Monate waren Dr. Groß durchaus bewusst: Die hohe Rechnung eines Fremdlabors hatte er noch Mitte Dezember 2023 beglichen, um seinen Gewinn und damit seine Steuerlast für 2023 zu senken. Da seine Website schon etwas in die Jahre gekommen war, ließ er sie von einer Agentur umfassend neu gestalten und investierte darüber hinaus in Onlinemarketing, wie z. B. Social Media für eine bessere Auffindbarkeit im Internet. Schließlich hatte er auch in Personal und die Praxis investiert, eine weitere Assistenz eingestellt und einen Behandlungsraum renovieren lassen. Woher die Kostensprünge kamen, war grundsätzlich bekannt. Was aber weder die BWA noch die Leistungsstatistiken verrieten, war die Entwicklung seiner Kosten in den letzten Jahren. Diese hätte er ganz einfach aus zwei Grafiken entnehmen können, ohne in der Auswertung „wühlen” zu müssen.

Denn seit drei Jahren waren die Kosten von Dr. Groß kontinuierlich deutlich schneller angestiegen und haben so die Einnahmen kontinuierlich aufgezehrt. Hätte Dr. Groß das Zahlenmaterial optimal aufbereitet vor sich gehabt, wäre er in der Lage gewesen, sofort Konsequenzen zu ziehen:

Hätte Dr. Groß seine Situation auf einen Blick auf zwei Grafiken aufbereitet gesehen und nicht über ein überladenes Dashboard oder zahlenüberfrachtete betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), wären die Gründe für den Anstieg seiner Kosten frühzeitig erkennbar gewesen. Dann hätte er rechtzeitig gegengesteuert, und könnte sich heute über einen höheren Gewinn freuen. Die Grafiken finden Sie unter iww.de/zp > Abruf-Nr. 50294664.

Der Fall zeigt, warum Sie die Entwicklung Ihrer Praxis immer voll im Blick haben sollten. Wie das in Ihrem Alltag funktioniert, erklären wir Ihnen in diesem und den kommenden Beiträgen Schritt für Schritt. Wir starten mit den Grundlagen: dem Controlling. Denn Controlling ist mehr als das Verwalten von Zahlen – es ist Ihre aktive Praxissteuerung. Sie beschäftigen sich dabei mit den folgenden klassischen Fragen:

Ziel ist es, Ihnen als Praxisinhaber oder -inhaberin mit einem Blick Übersicht über Ihre wirtschaftliche Situation und eine solide, unternehmerische Entscheidungsgrundlage zu bieten. Alles, was Sie dafür benötigen, ist bereits vorhanden: Ihre Buchhaltungsdaten, Statistiken aus der Praxissoftware und ggf. ergänzende Unterlagen wie Praxispläne oder Patientenherkunftsanalysen – intelligent miteinander verknüpft und als leicht verständliche Grafiken aufbereitet, ohne mühsames Nachschlagen in Steuerunterlagen und BWA.

Ohne klare Ziele fehlt Ihnen der Maßstab, um Entwicklungen zu bewerten. Jede unternehmerische Entscheidung in der Praxis sollte daher auf einer fundierten Planung basieren, die sowohl das Ziel als auch die zu erwartende wirtschaftliche Entwicklung Ihres Vorhabens beschreibt. Benchmarks aus verlässlichen Quellen, wie dem KZBV-Jahrbuch, helfen, die Praxiswerte sinnvoll einzuordnen und individuelle Zielvorgaben zu entwickeln. Mit einer regelmäßigen Zielplanung überprüfen Sie nicht nur selbst noch einmal die Wirtschaftlichkeit von Investitionen, Praxiserweiterungen oder anderen Vorhaben, sondern schaffen eine gute Grundlage für eventuell erforderliche Bankgespräche.

In der Kontrollphase vergleichen Sie idealerweise quartalsweise Ihre aktuellen Praxiszahlen mit Ihren Zielvorgaben. Dies erfolgt unkompliziert anhand Ihrer Finanzbuchhaltung und der Praxisstatistiken.

Keiner kann in die Zukunft sehen. Deshalb sind Abweichungen von der Planung ganz normal. Die entscheidende Frage lautet: Warum weichen Sie ab, und wie reagieren Sie? Die Abweichungsanalyse hilft, den Ursachen auf den Grund zu gehen und faktenbasiert Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Nicht zuletzt führen die durch regelmäßige Abweichungsanalysen gesammelten Erfahrungen zu einem besseren Gespür für realistische Projekte.

Auf Basis der Abweichungsanalyse leiten Sie gezielte Maßnahmen ein, um wieder auf Kurs zu kommen. Diese Phase schließt den Controlling-Kreislauf, der sich stetig an veränderte Rahmenbedingungen anpassen lässt.

Machen Sie nicht den gleichen Fehler wie Dr. Groß. Nehmen Sie sich des Themas „Controlling“ einfach einmal an (weitere Hinweise zum Thema lesen Sie in ZP 12/2020, Seite 9 im Beitrag „Zielgerichtet handeln auf Basis des Praxiscontrollings – die Zusammenhänge“). Eine professionelle Praxissteuerung funktioniert wie das Navi in Ihrem Auto. Es zeigt Ihnen einmal im Quartal, wo Sie stehen, wo es hingeht und welche Korrekturen notwendig sind, falls Sie vom Kurs abweichen. Weitere Vorteile für Sie:

Im nächsten Beitrag (Teil 2 unserer Serie) erläutern wir Ihnen – zunächst am Beispiel einer BWA – wie Sie Zahlen aus Ihrer Praxis richtig lesen und interpretieren können.