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24.01.2025
2744 Min. Lesedauer
Feb. 2025
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ArbeitsrechtArbeitsverträge und Arbeitszeugnisse jetzt digital!
Abo-Inhalt24.01.20252730 Min. LesedauerVon RA, FA MedR, ArbR und HGR, Benedikt Büchling, Kanzlei am Ärztehaus, Hagen
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Hinweis an Redaktion
| Seit dem 01.01.2025 können Sie Arbeitsverträge auch per E-Mail mit Anhang schließen und Arbeitszeugnisse elektronisch ausstellen, soweit Arbeitnehmer einwilligen. Für Letzteres können Sie in der Regel auch Ihre qualifizierte elektronische Signatur (QES) nutzen, die für die Telematik-Infrastruktur (TI) eingerichtet ist. |
Arbeitsvertrag per PDF und ohne Unterschrift
Arbeitsverträge müssen nicht mehr zwingend in Papierform abgeschlossen werden. Seit dem 01.01.2025 erlaubt das Nachweisgesetz (§ 2 NachwG) den Nachweis der Vertragsbedingungen in Textform. Juristisch meint „Textform“ Briefe ohne Unterschrift, E-Mails, Text- und WhatsApp-Nachrichten. Das heißt: Eine E-Mail mit einem angehängten PDF reicht jetzt häufig aus! Ein Mitarbeiter kann jedoch weiterhin einen schriftlichen Nachweis verlangen, wodurch die Schriftform in bestimmten Fällen sinnvoll bleibt. Und aufgepasst: Verträge mit Wettbewerbsabreden oder Befristungsklauseln müssen weiterhin schriftlich abgeschlossen werden. Ziehen Sie einen Arbeitsrechtler hinzu, bevor Sie das erste Mal einen Arbeitsvertrag komplett digital abwickeln.
Merke | Arbeitgeber sollten bei der digitalen Übermittlung von Vertragsdokumenten Lesebestätigungen anfordern. Dokumente sollten für den Mitarbeiter leicht zugänglich sein, z. B. über dienstliche E-Mails. |
Auch Arbeitszeugnisse können seit dem 01.01.2025 elektronisch ausgestellt werden, hierfür ist die QES zu nutzen und der Arbeitnehmer muss einwilligen. Es ist daher zweckmäßig, bereits im Arbeitsvertrag folgenden Passus aufzunehmen: „Der Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin erteilt hiermit die Einwilligung nach § 109 Abs. 3 Gewerbeordnung in die Erteilung des Arbeitszeugnisses bei Beendigung in elektronischer Form unter Verwendung einer QES.“
Wenn in der Praxissoftware die Nutzung der QES für Dokumente jenseits der Telematik-Infrastruktur nicht ausgeschlossen ist, können Sie auch Arbeitszeugnisse mithilfe der Software unterzeichnen. Der rechtssichere Weg besteht in der Lektüre der Nutzungsbedingungen bzw. in der Einholung einer Einwilligung des Software-Anbieters. Datenschutzrechtliche Aspekte dürften – bei Trennung zu personenbezogenen Patientendaten – nicht tangiert werden. Letzteres sollte aber auch vorsorglich mit dem Anbieter abgeklärt werden.
Merke | Der Anwendungsbereich für die Nutzung einer QES im Bereich des qualifizierten Endzeugnisses dürfte in der Praxis eher gering sein. Grund ist die Tatsache, dass die QES den Zeitpunkt der Ausstellung aufführt. Auf die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift muss daher zurückgegriffen werden, wenn die QES wegen der daraus ersichtlichen Zeitangabe unzulässige Rückschlüsse zulasten des Arbeitnehmers ermöglichen würde und eine Rückdatierung rechtlich erforderlich ist, etwa im Fall von Zeugnisberichtigungen. Auch am Ende eines Arbeitsgerichtsverfahrens (Kündigungsschutzstreit) werden Zeugnisse in arbeitsgerichtlichen Vergleichen vereinbart und müssen sodann auf den tatsächlichen Beendigungszeitpunkt datiert werden. |
AUSGABE: ZP 2/2025, S. 20 · ID: 50296595
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