Die Digitalisierung der Zahnarztpraxis – wo stehen wir aktuell?

Jede Praxisverwaltungssoftware enthält einen Programmteil, mit dessen Hilfe automatisch Mahnungen erstellt und verschickt werden können. Allerdings wird diese Möglichkeit von den Praxen sehr unterschiedlich genutzt: Oft ist dem Versand eine Kontrolle durch die Rezeptionskraft vorgeschaltet, um gesonderte Vereinbarungen mit den Patienten oder besondere Umstände berücksichtigen zu können. Der Versand per E-Mail ist in jedem Fall deutlich kostengünstiger als der Versand per Post. Sofern Verträge mit Factoring-Gesellschaften bestehen, kann das Mahnwesen auch an diese übertragen werden.

Praxismaterialien machen je nach Praxisstruktur etwa acht bis zehn Prozent der Gesamtkosten einer Praxis aus. Die Verwendung von abgelaufenen Materialien ist strafbewehrt, andererseits muss ein Mindestbestand, der einen (Verbrauchs-)Zeitraum von ca. zwei bis drei Monaten abdeckt, definiert und kontrolliert werden. Daher sollten die Praxisvorräte einerseits möglichst gering sein, um wenig „totes Kapital“ zu binden, andererseits aber die Bestellungen so groß sein, dass Sonderangebote und Preisvorteile bei Staffelpreisen wahrgenommen werden können (Lesen Sie dazu auch den Beitrag „Steigende Kosten: Nutzen Sie Ihr Einsparpotenzial beim Materialeinkauf?“, online unter iww.de/zp > Abruf-Nr. 49034031).

Diese Anforderungen an eine effiziente Materialverwaltung lassen sich nur mithilfe geeigneter Materialverwaltungsprogramme erfüllen: Eine Kontrolle „von Hand“ funktioniert nur selten richtig. Hilfreich sind ein zentraler Lagerort für alle Materialien und die Übertragung der Zuständigkeit an (zwei) zuverlässige Mitarbeiter, die gut zusammenarbeiten.

Ob eine digitalisierte Materialverwaltung (auf dem „Umweg“ über QM-Bestimmungen) in den nächsten Jahren unvermeidbar wird, steht noch nicht fest, ist aber vorstellbar.

Laut Gablers Wirtschaftslexikon ist „Controlling“ ein Teilbereich des unternehmerischen Führungssystems, dessen Hauptaufgabe die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche ist. Im Controlling laufen die Daten des Rechnungswesens und anderer Quellen zusammen.

Da die meisten Praxen die Verbuchung der erhaltenen und geleisteten Zahlungen dem Steuerberater überlassen, fehlt bei der Nutzung der Controlling-Möglichkeiten der Praxissoftware ein wichtiges Instrument, zumindest solange, bis der Steuerberater nach mehreren Wochen die DATEV-Auswertungen der Praxis zur Verfügung stellt.

Nach unserer Erfahrung machen sich aber nur die wenigsten Zahnärzte die Mühe, die Daten der Praxissoftware mit den Daten des Steuerberaters abzugleichen, zu ergänzen und auszuwerten: Der potenzielle Nutzen des Controllings für die Praxisführung ist sehr groß, wird aber viel zu selten ausgeschöpft. Es würde jedoch den Rahmen dieses Beitrags sprengen, wenn man die verschiedenen Auswertungsmöglichkeiten (bezogen auf Behandler, bestimmte Arbeitsgebiete, Erfassung der durch ZMF erbrachten Leistungen usw.) darlegen und erläutern wollte, zumal deutliche Unterschiede zwischen den verschiedenen Softwarepaketen bestehen können. Praxistipps zum Thema finden Sie unter iww.de/zp, wenn Sie in den Suchschlitz „Controlling“ eingeben.

Die Anforderungen an die Sterilisation und die damit zusammenhängenden Dokumentationspflichten sind in den vergangenen Jahren kontinuierlich gestiegen, was sowohl kosten- als auch zeitintensiv ist. Für klinikähnliche Strukturen (z. B. größere MVZ) kann es schon jetzt günstiger sein, das gesamte „Sterilisationswesen“ an spezialisierte Dienstleister auszulagern. In zunehmendem Umfang wird auch auf Einmalartikel zurückgegriffen, was aber unter Nachhaltigkeitsgesichtspunkten fragwürdig ist.

Sofern die Sterilisation in der Praxis erfolgt, sind bestimmte Dokumentationsschritte schon jetzt zwingend vorgeschrieben (Prozessdokumentation, wird in der Regel digital abgespeichert), andere Dokumentationsschritte (Freigabe- und Chargendokumentation, sind theoretisch in Papierform möglich) kaum vermeidbar. Die gesamte Dokumentation kann letztlich nur per EDV erfolgen, alles andere kostet zu viel (Arbeits-)Zeit.

Es fallen Einmalkosten für Anschaffung und Schulung sowie monatliche Kosten für Betrieb und Updates an. Die Software ist zwar weitgehend ausgereift, muss aber regelmäßig aktualisiert werden. Die Gesamtkosten für die Anschaffung der Hard- und Software sollten nicht über 2.000 Euro liegen. Die monatlichen Kosten liegen in der Regel über 100 Euro. Bei Cloudsystemen sind die Kosten oft abhängig von der Anzahl der Nutzer bzw. der angeschlossenen Geräte. In den genannten Preisen ist der Sterilisator etc. nicht enthalten.

Die Ära der analogen Röntgengeräte neigt sich dem Ende zu: Es werden kaum noch analoge Röntgengeräte hergestellt und im Betrieb befindliche Geräte werden immer häufiger vom TÜV nicht mehr genehmigt, weil die jetzt geltenden Strahlenschutzbestimmungen von den alten Analoggeräten nicht mehr eingehalten werden können. Insofern ist bei Neuanschaffungen die Nutzung digitaler Röntgensysteme unvermeidbar.

Digitales Röntgen gibt es in allen denkbaren Preis- und Größenklassen. Dazu gehören, neben dem eigentlichen Röntgengerät,

Oft werden „Pakete“ angeboten, in denen die o. g. Komponenten alle enthalten sind. Mittlerweile sind auch die ersten Röntgendiagnostik–Programme auf dem Markt erhältlich. Beispielhaft erwähnt sei an dieser Stelle die Forschungs- und Entwicklungsarbeit von Prof. Schwendicke, Charité, der dem IWW Anfang des Jahres 2022 ein Interview gegeben hat (iww.de > Abruf-Nr. 47907096).