Die Digitalisierung der Zahnarztpraxis – wo stehen wir aktuell?

Die Älteren nutzen (oft ohne große Begeisterung) die EDV-Programme und -Anwendungen der Praxis, weil sie es müssen, nicht aber, weil sie es wollen und von der Notwendigkeit einer Praxisdigitalisierung überzeugt sind. Für die jüngeren Kollegen ist digitales Arbeiten hingegen eine Selbstverständlichkeit, weil sie mit Computern, Software und der Digitalisierung aufgewachsen sind. Doch Digitalisierung sollte immer einen Zweck erfüllen und Nutzen bringen. Nicht jeder digitale Prozessablauf ist automatisch einer analogen Vorgehensweise überlegen und bringt der Praxis und/oder dem Praxisinhaber einen zusätzlichen Nutzen bzw. eine Arbeitserleichterung. Diese Beitragsserie soll daher einen Überblick vermitteln,

Dabei sollen die verschiedenen Funktionsbereiche soweit wie möglich getrennt abgehandelt werden, wobei nicht übersehen werden darf, dass Arbeitsbereiche und Funktionen sich schon jetzt teilweise überlappen. Außerdem möchten wir betonen, dass die Beiträge unsere persönliche, auf Erfahrungswerten beruhende Meinung wiedergeben und nicht den Anspruch erheben wollen, in jeder Situation „richtig“ zu liegen: die Digitalisierung verläuft zu rasch und zu komplex, um alle Teilaspekte berücksichtigen zu können.

Laut Rebmann-Research wurden seit 2021 673.128 elektronische Patientenakten angelegt, Tendenz steigend; die Zahl wird sprunghaft steigen, wenn ab 2025 eine Widerspruchslösung eingeführt wird, sodass nur durch aktives Handeln des Versicherten eine elektronische Patientenakte nicht angelegt wird. Auch die Quartalsabrechnung erfolgt zwingend per Datenübertragung, die Kostenvoranschläge/-pläne werden (endlich) direkt auf elektronischem Weg an die Krankenkassen zur Genehmigung geschickt, zahnärztliche Leistungen und Eigenlaborleistungen werden per Computer abgerechnet: Hier ist die Digitalisierung bereits erfolgt und zwingend vorgeschrieben.

Dies hat zur Folge, dass man nicht nur einen Praxiscomputer und eine Praxisverwaltungssoftware benötigt, sondern auch an die Telematik-Infrastruktur (Kartenterminal, Konnektor, Internetanschluss, VPN, KIM usw.) angeschlossen sein muss, um die entsprechenden Verwaltungsschritte abwickeln zu können. Außerdem müssen die Abrechnungsdaten digital erfasst, gesichert und archiviert werden. Die Praxisverwaltungssoftware muss laufend an die sich stetig ändernden Abrechnungsvorschriften und Vertragsvereinbarungen angepasst, also aktualisiert werden.

Für jüngere Patienten gehört zu einem guten Praxisservice und zu einem modernen Internetauftritt auch die Möglichkeit, einen Termin per Computer oder Smartphone vereinbaren zu können. Andererseits möchte insbesondere die ältere Generation auf die gewohnte Terminvergabe per Telefon bzw. persönlich in der Praxis nicht verzichten. In vielen Praxen erfolgt die Terminvergabe daher sowohl per Internet/Webseite – teilweise auch durch externe Dienstleister – als auch per Telefon bzw. in der Praxis selbst. Das von Hand geführte Terminbuch ist eindeutig auf dem Rückzug: sofern die Praxis ihre Termine auch per Internet vergibt, ist die Verwendung eines elektronischen Bestellbuchs unvermeidbar.

Da die Karteiführung zwingend per EDV erfolgt und somit auch der Recall per Tastendruck eingeleitet werden kann, ist der Recall per Telefon weitgehend aus der Mode gekommen. In Anbetracht der Bearbeitungs- und Portokosten ist auch ein Recall per Brief nicht zu empfehlen, sodass als Alternative nur bleibt, den nächsten Termin direkt zu vereinbaren, wenn der Patient in der Praxis erscheint, oder ihm eine E-Mail zukommen zu lassen. Die Programme können auch SMS verschicken, aber diese Funktion dürfte in absehbarer Zeit nicht mehr verfügbar sein.