Gesetzesentwurf zur Änderung des ArbZG: Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung!

Gemäß § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sind Arbeitgeber schon bisher verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 ArbZG hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der werktäglichen Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 ArbZG eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Das „Ob“ der Arbeitszeiterfassung, also dass der Arbeitgeber in bestimmten Fällen zur Arbeitserfassung verpflichtet ist, ist also bereits gesetzlich geregelt.

Unsicherheiten bestanden bisher dahin gehend, auf welche Art diese Arbeitszeiterfassungspflicht durch den Arbeitgeber, also das „Wie“ der Arbeitszeiterfassung zu erfolgen hat.

Zu der letzten Frage hatte der Europäische Gerichtshof (EuGH) bereits im Mai 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, „ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten“, mit dem die Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst wird (Entscheidung vom 14.05.2019, Az. C-55/18; Details in ZP 06/2019, Seite 3). Das BAG hat diese EuGH-Entscheidung aufgegriffen und im September 2022 auch das „Wie“ der Arbeitszeiterfassung insofern konkretisiert, dass Arbeitgeber eine uneingeschränkte Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung treffe (Details hierzu in ZP 01/2023, Seite 5).

Der Gesetzesentwurf setzt diese richterlichen Vorgaben nunmehr um. Nach der Zielsetzung des BMAS erleichtert die Erfassung der Arbeitszeiten dem Arbeitgeber die Kontrolle der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten. Sie leistet damit auch einen Beitrag, um die Gesundheit und Sicherheit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in einer flexiblen Arbeitswelt zu gewährleisten und dient damit dem Arbeitsschutz.

Die wichtigste Änderung erfährt § 16 Abs. 2 ArbZG: „Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen. Er hat ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Absatz 7 ArbZG eingewilligt haben. Der Arbeitgeber hat die Arbeitszeitnachweise nach Satz 1 und 2 mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“ Konkret darf die elektronische Form auch unter Verwendung von Tabellenkalkulationsprogrammen (z. B. Excel) oder per App erfolgen.

§ 16 Abs. 8 ArbZG enthält eine nach Unternehmensgröße gestaffelte Übergangsregelung für die Einführung eines elektronischen Systems der Arbeitszeiterfassung:

§ 16 Abs. 6 ArbZG bestimmt, dass jeder Arbeitgeber verpflichtet ist, „die für die Kontrolle der Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften erforderlichen Aufzeichnungen im Inland für die gesamte Dauer der tatsächlichen Beschäftigung der Arbeitnehmer im Geltungsbereich dieses Gesetzes, mindestens für die Dauer der gesamten Werk- oder Dienstleistung, insgesamt jedoch nicht länger als zwei Jahre in deutscher Sprache bereitzuhalten“.

Der Gesetzesentwurf stellt in § 16 Abs. 3 und 4 ArbZG klar, dass die Arbeitszeiterfassungspflicht, insbesondere bei sog. „Vertrauensarbeit“, vom Arbeitgeber auf die Beschäftigten delegiert werden kann:

Der Arbeitgeber muss zur ordnungsgemäßen Führung der Aufzeichnungen anleiten und die Aufzeichnungen kontrollieren, aufbewahren und „auf Verlangen eine Kopie der Aufzeichnungen zur Verfügung“ stellen (§ 16 Abs. 5 ArbZG).

Mit Blick auf die o. g. Rechtsprechung war zuletzt nicht klar, ob Arbeitnehmer weiterhin die Darlegungs- und Beweislast für Überstunden tragen oder aber Arbeitgeber die Überstundenforderungen der Beschäftigten pauschal anerkennen müssen, wenn kein Zeiterfassungssystem besteht. Dies hat das BAG im Mai 2022 (Urteil vom 04.05.2022, Az. 5 AZR 359/21; Details unter iww.de > Abruf-Nr. 48653433) bestätigt und klargestellt, dass die Arbeitszeiterfassungspflicht des Arbeitgebers nicht zur Änderung der Darlegungs- und Beweislast im Überstundenprozess führt.

Der längst erwartete Gesetzesentwurf bringt nichts grundlegend Neues. Er ist letztlich die notwendige Konsequenz der Rechtsprechung des EuGH und des BAG. Die rechtlichen Folgen sind überschaubar. Fakt ist, dass in Unternehmen mit einer entsprechenden Betriebsgröße ein elektronisches System – nach Ablauf der Übergangsfristen – etabliert werden muss. Neu ist lediglich die Konkretisierung der Art der elektronischen Arbeitszeiterfassung. Ausreichend zur Erfüllung der gesetzlichen elektronischen Arbeitszeiterfassungspflicht ist danach das Führen eines Excel-Tabelle oder in Form eine Handy-App.

Ein einfaches kostenloses Excel-Tool zur Selbsterfassung der Arbeitszeit, das sich auf die Einhaltung der täglichen Ruhezeit sowie des arbeitszeitgesetzlich zulässigen Arbeitszeitvolumens konzentriert, finden Sie auf iww.de > Abruf-Nr. 48708943. Der Gesetzentwurf dürfte frühestens im 3. Quartal 2023 in Kraft treten, soweit er im Rahmen des üblichen Gesetzgebungsverfahrens verabschiedet wird.