Das Sommerloch – nutzen Sie es konstruktiv und ohne Frust über ausbleibende Patienten!

Das Sommerloch ist ein immer wiederkehrendes Phänomen. Demnach heißt es zunächst einmal: Lassen Sie sich nicht davon überraschen, sondern planen sie es ein. Wer im Sommerloch alle Prozesse in der Praxis einfach weiterlaufen lässt, handelt unwirtschaftlich und das sollte vermieden werden. Demnach lautet der erste Tipp: Seien Sie sich des Sommerlochs bewusst!

Sie können das Sommerloch bei der Planung für das laufende Jahr schon direkt nutzen:

Wenn Sie bereits wissen, dass im Sommer zu bestimmten Zeiten die Patienten nicht oder nur vereinzelt kommen werden, dann richten Sie Sommeröffnungszeiten ein. Diese fallen in der Regel etwas kürzer aus als gewöhnlich. So sorgen Sie dafür, dass die Arbeit in der Praxis auf einen gewissen Zeitraum komprimiert wird. Das kann wirtschaftlicher sein, als mit maximaler Behandlungszeit und Leerläufen zu arbeiten.

Wichtig ist hierbei jedoch, dass Sie die Patienten rechtzeitig darauf hinweisen: auf Ihrer Praxiswebsite und über einen Aushang in der Praxis. Zusätzlich geben Sie Ihren Patienten bei Bedarf Handzettel für die vorübergehend geänderten Öffnungszeiten mit.

Achten Sie auch auf regionale Veranstaltungen. Ein wichtiges Fest in Ihrem Ort ist ein sicheres Indiz für weniger Patientenbesuche an dem Tag.

Um sich weiterzubilden, eignet sich die Sommerzeit hervorragend. Sollte also diesbezüglich Bedarf bestehen, planen Sie diese in den weniger frequentierten Wochen im Sommer ein. Dies nimmt Druck aus der Jahresplanung und ist zudem ein Mehrwert für Sie und Ihre Praxis.

Die Bundesagentur für Arbeit bietet Förderprogramme an, die in Anspruch genommen werden können. Denken Sie auch an die Bildungsprämie, dies kann eine zusätzlich finanzielle Entlastung für Ihre Praxis sein. Welche „Zuschüsse zur Aus- und Weiterbildung und für die Einstellung von Mitarbeitern in der Zahnarztpraxis“ es gibt, lesen Sie in ZP 11/2019, Seite 17.

Die Sommerzeit kann auch dafür genutzt werden, die Vermarktung der Praxis zu optimieren und neue Patienten zu werben:

Viele Beispiel und weitere Details finden Sie in der ZP-Sonderausgabe „Praxismarketing – Strategisch kommunizieren, Patienten gewinnen und binden“, die Sie unter iww.de/zp > Abruf-Nr. 46221125 downloaden können.

Dieser Punkt ist zweifelsfrei der Wichtigste, wenn es um das Sommerloch in Zahnarztpraxen geht: Denken Sie schon jetzt an das Sommerloch und versuchen Sie, so viele Termine wie medizinisch möglich, in diesen Zeitraum zu legen. Wenn es z. B. um einfache Kontrolltermine geht, können Sie den Patienten diesen Zeitraum anbieten. Versuchen Sie zudem, die Patienten bereits früh daran zu erinnern, dass eine Kontrolle sinnvoll ist, indem Sie in sinnvollen Intervallen per Recall darauf aufmerksam machen. Wenn Sie bereits ein paar Monate vorher mit diesem Prozess anfangen, haben Sie im Sommer sicherlich keine Probleme mit einem leeren Terminbuch.

Dieser Tipp hilft Ihnen vielleicht nicht, den Terminkalender zu füllen, jedoch tut er etwas für das Klima in der Praxis: Planen Sie einen Teamtag oder einen Betriebsausflug und zeigen damit Ihren Mitarbeitern, dass Sie sie schätzen. Im Sommer ist genau der richtige Zeitpunkt für Teambuildingmaßnahmen – und das sollten Sie dann auch nutzen.

Das Sommerloch ist die richtige Zeit, um die Praxis in den Blick zu nehmen und zu prüfen, ob nicht hier und da Verschönerungen oder Verbesserungen vorzunehmen sind. Vielleicht benötigen das Wartezimmer oder gar die ganze Praxis einen neuen Anstrich? Dann ist nun die richtige Zeit. Immerhin sollen sich die Patienten in der Praxis wohlfühlen und gerne zu Ihnen kommen. Vielleicht haben Sie jedoch auch im Laufe des Jahres gemerkt, dass Sie bauliche Veränderungen vornehmen wollen/müssen? Arbeiten Sie stets an der Verbesserung Ihrer Praxis. Diese sinnvollen Optimierungen würden den Praxisablauf sonst stören, sind jedoch im Sommerloch genau richtig angesiedelt und zudem noch sinnvoll, denn sie wirken sich positiv auf den Ablauf im Rest des Jahres aus. Denken Sie an die rechtzeitige Planung dieser Maßnahmen und eine gute Terminierung. Lesen Sie zum Thema auch ZP 10/2013, Seite 21.

Sollten Sie nicht in den Urlaub fahren wollen, melden Sie sich beim Bezirksverband und geben Sie dort bekannt, dass Sie bereit sind, Notdienste in einem bestimmten Zeitraum zu übernehmen. Kommunizieren Sie dies auch bei Zahnarztpraxen in ihrer näheren Umgebung. Diese können ihre Patienten dann bereits darüber informieren, wo der Notdienst zu finden ist und diese Information auch auf dem Anrufbeantworter hinterlegen. Somit können Sie das Sommerloch auch mit Arbeit überbrücken.